null Меняется время - микрофильмирование остается. (из опыта работы ОГКУ «Государственный архив Калининградской области»)

Перед государственным архивом, хранящим документы Архивного фонда, являющегося национальным достоянием нашей страны, сегодня стоят две, казалось бы, взаимоисключающие задачи. С одной стороны, это создание условий для максимально долговременного хранения оригиналов, представляющих культурную, научную, историческую ценность, а с другой, обеспечение возможности доступа к этим документам максимально широкого круга потребителей информации. Сохранять документ, то есть проводить целый комплекс архивных работ, включающих в себя,  в том числе, и ограничение доступа к оригиналу, входит в прямое противоречие с задачей их широкого использования. И один из путей преодоления  этого противоречия – копирование оригиналов документов и предоставление их копий для работы исследователям.

Как известно, традиционным методом такого копирования дел является микрофильмирование, которое начало интенсивно развиваться в нашей стране начиная с 50-годов прошлого столетия и продолжает широко использоваться в наши дни во всем мире. На сегодняшний день микрофильм как носитель информации не имеет альтернативы для обеспечения сохранности информации на период в сотни лет. Кроме того, микрофильм не подвержен таким внешним воздействиям как электрические и магнитные поля, обладает предельно низкой себестоимостью, так как при высокой плотности записи информации занимает минимум площади и не требует создания особо жестких условий хранения.

В работе по микрофильмированию ОГКУ «Государственный архив Калининградской области» можно выделить два периода:

1. 1976-2003гг.

2. 2012 – по настоящее время.

Между 2003 и 2012 годами архив этой работой не занимался в силу ряда объективных причин, а именно: имеющееся микрофильмирующее оборудование к тому времени отслужило свой срок эксплуатации, ремонту не подлежало, а закупать другое не было средств. В структуре архива была ликвидирована лаборатория.

Практически вновь к этой работе мы приступили после ввода в эксплуатацию здания архива после его реконструкции. Уже на стадии разработки проекта реконструкции здания были предусмотрены помещения под лабораторию, включающие в себя место работы оператора и комнату проявки микропленки. Проектом так же предусматривался перечень микрофильмирующего  оборудования, которое и было приобретено с небольшой корректировкой. Официально лаборатория начала свою работу с 03.12.2012 г. на основании приказа от 28.11.2012г. как подразделение отдела автоматизированных архивных технологий, реставрации и микрофильмирования документов.

В своей работе мы используем действующие стандарты системы «Репрография» и техническую документацию микрофильмирующего оборудования.  Кроме того на основании опыта работы и с целью помощи в освоении в короткое время процесса создания страхового фонда нами было разработано «Методическое пособие по созданию страхового фонда в лаборатории ОГКУ «Государственный архив Калининградской области»» (Калининград, 2017г.).

Вся работа по микрофильмированию планируется. Она вносится как в перспективные, так и текущие планы работы архива, координируется с планами реставратора, который в необходимых случаях реставрирует подлежащие микрофильмированию документы, а так же сшивает дела;  и с отделом обеспечения сохранности, сотрудники которого отбирают документы для микрофильмирования и в установленном порядке передают их в лабораторию. В планы на микрофильмирование включаются, прежде всего, особо ценные документы. В их число входят документы органов законодательной, исполнительной  власти. Все документы в основном неплохого качества, ведь датируются они все по большей части серединой 20 века. Особенностью документов первых послевоенных лет является то, что составлены они были в ряде случаев из-за дефицита бумаги на оборотной стороне немецких документов, а иногда использовалась и их лицевая сторона. Текст документов, прежде всего, машинописный, рукописные встречаются редко в короткий период послевоенных лет. Основная масса документов имеет формат А4, хотя встречаются документы и больших размеров. Толщина дел, как правило, не превышает 70 мм. Опыт показывает, что для более качественной съемки лучше расшивать дела и снимать каждый лист в отдельности, что обеспечивает полноту воспроизведения всех элементов документов в деле.

Процесс микрофильмирования включает в себя как известно следующие технологические операции, с которыми можно ознакомиться на слайде.

Покадровая съемка оригиналов осуществляется в нашей лаборатории микрофильмирующей камерой PS 2002 (Германия), универсальный микрофильмирующий аппарат для высокопроизводительной съемки оригиналов различного формата на рулонную черно–белую шириной 35 мм или 16 мм. Технические возможности этой машины нас вполне устраивают. Она довольно удобна в эксплуатации, легко настраиваются параметры съемки, есть возможность перехода в процессе съемки на разные форматы, качество съемки оригинала такое, что практически исключает его пересъемку. Вместе с тем существуют проблемы технического обслуживания камеры, а именно: дорогостоящие составные узлы камеры и зачастую  отсутствие в продаже составляющих, вышедших из строя.

Интенсивность работы оператора на этой камере составляет 400 кадров в день, что соответствует типовой норме стандартов ВНИИДАД. В среднем ежегодно мы планируем отснять 62540 кадров. Копирование документов производится на черно-белую 35-мм пленку фирмы Kodak ранее, в настоящее время пленку Fujifilm. Химико-фотографическую обработку пленки проводим  с помощью проявочного аппарата Hostert Pro (Германия), который предназначен для обработки галогенидосеребряных пленок. Аппарат Hostert Pro может работать в довольно широком интервале скоростей транспортирования пленки и диапазоне температур растворов. Однако практика определила оптимальный режим работы аппарата (30м/2,5 часа; температура сушки 42 С), позволяющий обеспечить:

- фотографические показатели, соответствующие действующей нормативно-технической документации;

- режим сушки, не вызывающий нарушений плоскости, адгезии и ретикуляции желатинового слоя.

Все операции химико-фотографической обработки пленки в аппарате Hostert Pro производятся автоматически, для чего аппарат оснащен устройствами, выполняющими следующие функции:

  • регулировка и контроль температуры обрабатывающих растворов, сушащего воздуха;
  • перемешивание рабочих растворов, их равномерная подача на эмульсионный слой пленки;
  • равномерное транспортирование пленки по тракту обработки.

На пульте управления установлены узлы установки режимов обработки, индикаторы, контролирующие работу аппарата.

Пост подготовки воды осуществляет предварительную фильтрацию и подогрев промывной воды.

Оценка фотографических параметров производится денситометром X-RITE.

Всю работу, связанную с проявкой пленки, проверкой ее качества, монтажом микрофильма выполняет заведующий лабораторией. Процедура проверки качества изготовленного микрофильма, на наш взгляд, один из ответственейших этапов в работе по микрофильмированию архивных документов. Контроль микрофильмов осуществляется на участке контроля, где выявляются дефекты микрофильмов и вырабатываются рекомендации, предупреждающие их появление в процессе производства. Контроль микрофильмов осуществляется на читальном аппарате INDUS 4601-11, с использованием микроскопа PEAK с увеличением х75 и денситометра X-RITE.  Инструментальная и визуальная оценка качества микрофильмов должна осуществляться после химико-фотографической обработки. При обнаружении несоответствия микрофильмов требованиям ГОСТов производится их пересъемка или съемка исправлений. Анализ причин брака должен проводиться систематически, что поможет в выявлении основных источников его появления. Все выявленные погрешности фиксируются в акте технического состояния на каждый микрофильм. От этого во многом будет зависеть и возможности  дальнейшего применения микрофильма.

Учет микрофильмов в лаборатории ведется в электронном виде, что в значительной степени облегчает поиск нужной информации, т.к. журнал учета микрофильмов содержит полную маркировку каждого микрофильма. Кроме того, в журнале учета микрофильмов фиксируются все погрешности, выявленные на этапе контроля качества. По результатам работы за год партия микрофильмов вместе с сопроводительными документами, а именно: актом приема-передачи партии микрофильмов, актом технического состояния на каждый микрофильм, заказом на изготовление микрофильмов страхового фонда, лабораторией передается на ответственное хранение в Отдел по обеспечению сохранности и госучету документов, где оборудовано отдельное хранилище для микрофильмов страхового фонда, соответствующее нормам и требованиям хранения микрофильмов. В свою очередь ответственный сотрудник Отдела обеспечения сохранности оформляет опись страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленных на рулонной пленке, на вновь поступившую партию микрофильмов.

Обладая очевидными преимуществами для создания страхового фонда документации в первую очередь как носитель информации, обеспечивающий ее сохранность в долгосрочном плане, микрофильм тем не менее имеет и ряд недостатков, ставших особенно очевидными в наши дни,  когда потребность в информации должна удовлетворяться практически немедленно и независимо от того, в какой точке страны  находится источник информации, и где находится ее потребитель. Действительно, современных пользователей не могут устроить следующие свойства микрофильма как носителя информации:

  • медленный доступ к информации
  • проблемы тиражирования и рассылки.

Таким образом, микрофильм можно охарактеризовать как исключительно надежное, но медленное средство хранения информации. Поэтому мы рассматриваем микрофильм только как страховой фонд и эталонный экземпляр его электронной копии.

На завершающем этапе реконструкции здания архива, когда решались вопросы его технического оснащения, перед нами встала задача закупки такого оборудования, которое бы имело положительные качества микрофильмирования и электронного копирования. Современным средством такой гибридной технологии, как известно, является СОМ – технология, то есть технология создания микрофильма или микрофиши с компьютера – система цифрового микрофильмирования. Оценив достоинства этой комплексной системы и даже имея  достаточно финансовых средств на ее приобретение, мы, тем не менее, решили пойти другим путем. Верх взяло опасение, что при какой-либо поломке в системе будут приостановлены сразу два процесса и микрофильмирование и перевод документов в электронный вид.

Учитывая это обстоятельство помимо микрофильмирующего оборудования, мы приобрели цифровой сканер микрофильмов Kodak 2400DSV-E (Япония) с программным обеспечением PowerFilm, применяемый при массовом переводе документов в электронный вид без потери качества. В тот период мы  как раз приступили к работе по созданию «электронного архива», в состав которого входит три подсистемы: подсистема «Перевод документов в электронный вид», подсистема «Электронное хранилище», подсистема работы с НСА. Поэтому решено было предусмотреть в программе ввод в эту систему не только отсканированных документов на бумажном носителе, но и ранее смикрофильмированных архивных дел.

После проведения всех работ по микрофильмированию готовый  микрофильм с архивными делами мы используем для перевода в цифровой формат дел посредством цифрового сканера микрофильмов Kodak 2400DSV-E с универсальной кареткой Universal Carrier с программным обеспечением PowerFilm. Полученные после сканирования образы электронных дел поступают на распознавание и преобразование их в формат PDF. Для этого в рамках программного решения используется программное обеспечение ABBYY Recognition Server с возможностью распознавания неограниченного количества страниц. В результате мы получаем электронные версии дел в виде многостраничного файла формата PDF, которые размещаются в электронном хранилище. В качестве электронного хранилища используется программный продукт DocuShare. Каждый файл электронного фонда пользования должен иметь уникальное имя шифр-маркировку, которое позволяет:

  • однозначно идентифицировать электронную копию;
  • соотнести электронную копию с оригиналом архивного документа;
  • расположить цифровые копии листов, их оборотов для каждого оциф-рованного дела в структуре каталога в порядке возрастания номеров с целью облегчения их полистного просмотра.

Имя файла содержит поисковые данные архивного документа, разделяемые знаком «-» (тире), которые включают в себя номер фонда, номер описи, номер единицы хранения (дела).

На основе Регламента «Изготовление цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов (М.: ВНИИДАД, 2012 г.) была разработана Технологическая схема «Изготовление цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов», которая описывает технологический процесс изготовления цифровых копий с микроформ, учитывающий особенности собственного технического оснащения и индивидуальные технологические особенности ОГКУ «ГАКО».

Приоритетность и очередность оцифровки микрофильмов архивных документов, подготовка микрофильмов к оцифровке определяется годовым планом работы архива, в соответствии с которым интенсивность работы оператора на сканере микрофильмов составляет 600 кадров в день.

В заключении хочу подчеркнуть, что микрофильм как основной носитель для страховых копий документов нашего архивного фонда имеет огромное значение, а именно, кроме формирования надежного страхового фонда ускоряет процесс наполнения фонда пользования в электронном виде, т.к сканируя микрофильм, мы в разы опережаем выход конечного продукта по сравнению с переводом в электронный вид архивного фонда с бумажных носителей.