Из практики работы ГУ РК «Национальный архив Республики Коми» по выявлению архивных документов на бумажной основе, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии - Архивы Санкт-Петербурга

Своевременное выявление документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и их дальнейшая реставрация, как одна из важнейших видов работ по обеспечению сохранности документов.

Дифференцированный подход к документам с учетом их ценности и потенциальной долговечности, направленный на выделение из общего объема хранящихся в архиве документов приоритетных документов, пользующихся спросом исследователей, на уровне фондов, отдельных частей фондов, групп документов. Выявление документов, находящихся в неудовлетворительном  физическом состоянии проводится в архиве.

Единая буквенно-цифровая индексация.  Памятка по выявлению документов на бумажной основе с повреждениями носителя и текста и порядке ведения учета физического состояния дел в ГУ РК «Национальный архив РК» на основе буквенно-цифровой индексации (далее - БЦИ). Памятка предназначена для использования в работе по оценке и учету физического состояния документов, проводимой сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов в ходе полистной проверки дел на бумажных носителях.

Применение буквенно-цифровой индексации. Составление  карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя с указанием  степени  повреждений. Отражение повреждений носителя и текста  на одной карточке.

Учеба и практические занятия по оценке и экспертизе повреждений носителя и текста с применением буквенно-цифровой индексации.  Наличие в хранилищах и рабочих кабинетах  пакета документов и таблиц буквенной и цифровой оценки физического состояния бумаги и текста. Оперативная  оценка  степени повреждения документов.  

Внедрение в практику работы архива метода  по выявлению и учету  дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии по БЦИ. Картотека физического состояния дел. Особенности составления  карточек по БЦИ. Составление карточки по БЦИ на особо ценные дела, востребованные  и  дела, с характеристикой повреждений, предусмотренные  индексом «А» (сильные повреждения).

Буквенно-цифровая оценка носителя и текста ориентирует специалистов отдела на выявление степени повреждения носителя (бумаги) и возможность выдачи дел из хранилищ для использования исследователям, на очередность передачи дел на реставрацию.

Список востребованных фондов. Учет  физического состояния дел по буквенно-цифровой индексации в архиве параллельно ведется и в электронном форме. Информационный массив создается на основе тиражированной базы фондов.

Эффективные способы сохранения архивных документов. Сканирование архивных документов. Востребованные дела, независимо от физического состояния, сканируются,  что способствует предупреждению разрушения носителя. Практика сканирование отдельных дел советского периода, в первую очередь из востребованных фондов, находящихся в плохом физическом состоянии.