Практика признания документов Национального архива Республики Карелия находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии: формирование нормативно-методической основы - Архивы Санкт-Петербурга

Реставрационная комиссия Национального архива Республики Карелия создана приказом директора Национального архива Республики Карелия от 16.11.2012 № 100.

24  декабря  2012 года состоялось первое заседание комиссии.

За период существования реставрационной комиссии удалось решить многие вопросы обеспечения сохранности и улучшения физического состояния архивных документов.

Уже с первых заседаний комиссия уделяла внимание наиболее актуальным вопросам: рассмотрела и проанализировала  итоги проверок контроля качества реставрации документов  предыдущих лет и проверки эффективности дезинфекции архивных  документов, проведенной в 2008-2013 гг. (в связи с использованием разных дезинфицирующих веществ — замены биоцида метатина на спиртовую дезинфекцию); внедрение методики определения жизнеспособности микроорганизмов с использованием лампы Вуда; внедрение и совершенствование форм фазовой консервации документов; реставрации картографических документов и многие другие не менее актуальные вопросы.

Безусловно, в сфере внимания комиссии были и вопросы реставрации конкретных архивных документов,  неудовлетворительное физическое состояние которых обнаруживалось в результате проведенных проверок наличия и физического состояния или в процессе подготовки к выдаче в читальные залы или сотрудникам архива.

Вопрос о реставрации конкретного архивного документа на комиссию выносился в форме экспертного заключения, подготовленного реставратором (или группой реставраторов, в котором обязательно уделялось внимание возможным рискам в ходе реставрационных работ).

Для понимания проблем, связанных с физическим состоянием документов позволим небольшой экскурс в прошлое архива. До 1964 года для Центрального государственного архива, до 1974 года для партийного архива специализированных зданий не было. Документы хранились в приспособленных в основном подвальных помещениях. Еще одним тяжелейшим испытанием стала война, когда архивные документы были вывезены сразу в несколько мест, вглубь страны, где находились в непригодных для хранения условиях.

Несмотря на такие факторы, следует отметить, что архивистам удалось сохранить документы без значительных потерь и физическое состояние документов в основном удовлетворительное. Однако из этого правила встречаются исключения, в связи с чем реставрационной комиссии приходилось принимать решение о невозможности на данном этапе отреставрировать документы.

С 2014 года в Национальном архиве Республики Карелия началась работа по признанию документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии. Если говорить о реставрации, то необходимо всегда иметь в виду, что реставрация – это вынужденная мера и обращаться к ней стоит только в случае крайней необходимости, т.к. реставрационное вмешательство сопряжено с опасностью повредить документ. Квалифицированные кадры и новейшие реставрационные материалы и оборудование — вот необходимые условия реставрации.

В основе — экспертное заключение, которое готовится специалистами отделов обеспечения сохранности документов и государственного учета и реставрации документов, в котором проводятся результаты  оценки физического состояния документа (на основе буквенно-цифровой индексации), обследования документа диагностическим люминисцентным светильником Лампой Вуда, указываются необходимые мероприятия по улучшению физического состояния документа и возможные риски, а также делается заключение  о возможности (невозможности) проведения реставрации с обоснованием . В заключениях с учетом особенностей каждого конкретного документа даются рекомендации по дальнейшему хранению документов (например, в горизонтальном положении), изготовлению индивидуального средства хранения, методики и способа изготовления электронного фонда пользования (ЭФП). (экспертное заключение прилагается)

Решение Реставрационной комиссии о согласовании экспертного заключения вступает в силу после издания приказа директора архива о признании документа находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации специальной обработки.

За период с 2014 по 2018 год находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признан 21 документ по фондам дореволюционного периода (перечень прилагается).

Важнейшей составляющей работы с документами, признанными находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии является консервация, включающая в себя:

• комплекс работ по стабилизации: предохранение документов обработкой, замедляющей их старение и  предотвращающей повреждение  (полистное обеспыливание, в необходимых случаях дезинфекция, прокладочные листы между страниц дела и др.).
• и фазовая консервация документов  (хранение документов в контейнерах из безвредного для бумаги материала - бескислотного картона для предохранения их от механических повреждений и воздействия агрессивных факторов окружающей среды). Контейнер/папка изготавливается из бескислотного картона, вручную, с замерами высоты, ширины, толщины документа и  раскроем контейнера на листе картона согласно  технологической инструкции ФЦК БФ( г.СПб.).

Большое внимание Национальный архив Республики Карелия уделяет созданию методической основы по разным направлениям деятельности. Для данного направления работы нами были подготовлены:

• Порядок работы  по  признанию, оформлению и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися  в неудовлетворительном физическом состоянии. Петрозаводск, 2015.
• Памятка по консервации (стабилизации) архивных документов признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Петрозаводск, 2016. 

 Правовые основы работы: В соответствии с п.2  ст. 25 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к подлинникам документов, признанных в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии ограничивается доступ. Но во избежание нарушения конституционных прав граждан мы не можем ограничить доступ к информации, содержащейся в этих документах. Это достигается благодаря оперативному созданию электронного фонда пользования.

Создание фонда пользования на документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, невероятно сложный процесс, в котором следует учитывать индивидуальные особенности документов. Особенно сложными случаями являются дела, имеющие сцементированные листы. В нашей практике мы дважды столкнулись с этой проблемой. В одном случае по Ф.25. Олонецкая духовная консистория Оп.15. Д.103/2159 отсканировать удалось лишь часть дела. В другом случае Ф.2. Олонецкое губернское правление Оп.54. Д.7/82 из-за сцементированности дела полностью ЭФП изготовить не удалось. В приказе о признании данного дела находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии (приказ прилагается) это зафиксировано следующим образом: «3.​ В связи с особенностями физического состояния создание ЭФП на  документы ф. 2, оп. 54, д. 7/82 отложить. Контроль возложить на начальника отдела обеспечения сохранности документов Попкову М.Г.».

Работа по признанию документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии нашла свое отражение также в Порядке работы пользователей в читальных залах государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия». В раздел 4. Организации доступа к документам, печатным изданиям из фонда научно-справочной библиотеки, порядок их выдачи мы включили следующий пункт:

«4.14. Если при подготовке дела к выдаче обнаруживается его неудовлетворительное физическое состояние, рассмотрение вопроса передается на реставрационную комиссию с обязательным уведомлением пользователя. На дело, признанное находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, изготавливается электронный фонд пользования, который предоставляется пользователю.

Рассмотрение вопроса реставрационной комиссией и изготовление электронного фонда пользования осуществляются в срок не позднее одного месяца. По согласованию с пользователем срок может быть продлен. В исключительных случаях на документы дела, признанного находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии при наличии существенных дефектов, не позволяющих изготовить фонд пользования (сцементированные листы, крошение бумаги и пр.), фонд пользования не изготавливается. На основании акта о физическом состоянии дела с указанием дефектов, не позволяющих изготовить электронный фонд пользования, издается соответствующий приказ директора архива».

Сохранность документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии,  находится на  постоянном контроле. Так на последнем в 2017 году заседании реставрационной комиссии заслушана информация по результатам проверки дел. Отмечено, что все дела после проведения работ по стабилизации и консервации помещены в специально изготовленные средства хранения на отведенное  для их горизонтального хранения место. На каждое дело заведен паспорт, содержащий необходимую информацию. Регулярно с учетом  включения и выключения систем отопления для выявления возможных негативных изменений проводится проверка их физического состояния. Проведенный мониторинг показал, что состояние всех проверенных дел остается  без изменений.