От создания электронной топографии к удаленному доступу пользователей архивных документов. Настоящее и будущее - Архивы Санкт-Петербурга

Создание электронного топографического указателя в Санкт-Петербургском государственном казённом учреждении «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб) началось в 2014 году в связи с перемещением архивных фондов в новое здание. Специально для переезда была разработана форма топографической карточки, с данными о месте хранения документов в старом здании и планируемом месте их размещения в новом, реализуя принцип “от полки до полки”. Так же были созданы карты стеллажей с указанием каждой архивной связки и коробки, графические и табличные схемы размещения документов в новом здании. Все первичные средства хранения получили свой уникальный штрих-код, связанный с компьютерной базой. Данная информация легла в основу электронного топографического указателя (на уровне стеллаж, секция, полка, связка). На основе полученного топографического указателя совместно с Санкт-Петербургским информационно-аналитическим центром (СПб ИАЦ) была создана его расширенная версия, включающая практически полную информацию о каждом деле – номер дела, описи, фонда. А также о его расположении – номер архивохранилища, этажа, стеллажа, секции, полки, связки или коробки. Сформированный электронный топографический указатель интегрирован в Государственную информационную систему (ГИС) «Архивы Санкт-Петербурга».

В настоящее время ведётся работа по заполнению электронного топографического указателя и загрузка в подсистему АРМ (автоматизированное рабочее место архивиста). Данный процесс весьма трудоёмкий, требующий тщательной выверки данных по учётным документам, в ходе которой нередко выявляются и устраняются ошибки или расхождения в описях, а также обнаруживаются дела, числящиеся в розыске. После выверки и заполнения отдельных Excel-файлов происходит формирование общего файла топографического указателя и загрузка его в систему АРМ. Процесс загрузки производится ежемесячно. При загрузке топографии в АРМ происходит привязка данных к внесённым заголовкам документов в результате происходит идентификация каждого дела. Планируется реализовать функцию по выгрузке отдельных частей топографического указателя для каждого хранилища отдельно, что будет иметь огромное значение в дальнейшей работе.

Электронный топографический указатель представляет собой структурированное «дерево» с соответствующими рубриками. Рубрики топографического указателя – это элементы дерева: архивохранилище, этаж, помещение, стеллаж, секция, полка, коробка или связка. На сегодняшний день в системе АРМ для работы с электронной топографией реализован следующий функционал:

Поиск рубрик топографического указателя по содержимому (поиск по архивным шифрам дел)

Для поиска рубрик топографического указателя по содержимому используется полный архивный шифр дела, который указывается в полях «Фонд», «Опись», «Дело». Данные поля являются обязательными для заполнения.  Значения в составных полях номера (литеры, тома, части), являющихся также обязательными, указываются по общим правилам написания архивных шифров. В архивном шифре фонда первая литера «Р-», означающая принадлежность фондов к советскому периоду, заполнена автоматически.

В результате поиска иерархическая структура топографического указателя разворачивается до уровня коробки или связки, в которой хранится дело с указанным архивным шифром, выделяется строка с номером связки, а также открывается детальное окно, которое содержит следующие вкладки: «Основные данные» - в ней отображаются наименование и штрих код связки или коробки, детальные данные о месте расположения; «Содержимое» - в которой указан список единиц хранения, в том числе искомое дело.

Поиск рубрик топографического указателя по штрих кодам

Данная функция позволяет осуществить поиск по уникальному штрих коду, присвоенному каждой конкретной связке или коробке. Штрих код содержит семь символов, а его значение для средств хранения является валовым. Для выполнения данной функции необходимо ввести символы штрих кода в соответствующее поле и нажать на кнопку «Поиск». Если в поисковое поле введено корректное значение, то дерево топографического указателя разворачивается до уровня конечного элемента и открывается его детальное окно с вкладками «основные данные» и «содержимое».  

Стоит отметить несколько замечаний: 

• при одновременном поиске по штрих коду и архивному шифру дела отбирается только та рубрика топографического указателя, которая одновременно отвечает обоим критериям.
• если данные о единице хранения отсутствуют в содержимом топографического указателя, то по нажатию на кнопку «Поиск» выводится сообщение «Рубрика топографического указателя не найдена».

Возможными причинами появления данного сообщения могут быть опечатки при вводе архивных шифров, штрихкодов или некорректное заполнение полей. Отсутствие записи об искомой единице хранения в содержимом топографического указателя, который в настоящее время загружен в АРМ.  Некорректно указаны номера дел имеющие литерные значения или описей, состоящих из частей. Последнее обусловлено особенностью учёта документов в архиве. ЦГА СПб является комплектующимся архивом поэтому описи, поступающие в архив с разной периодичностью, состоят из частей. Все описи учтены в программе «Архивный фонд» и совмещены с АРМом в связи с чем верное указание описей, состоящих из частей является обязательным условием при заполнении электронного топографического указателя.

Поиск по рубрикам топографического указателя:

Поиск по рубрикам топографического указателя используется в случаях, когда требуется просмотреть содержимое конкретной рубрики (архивохранилище, стеллаж, секция, полка), а также список содержимого определённой связки или коробки.

По нажатию на кнопку «Поиск» осуществляется поиск по указанным рубрикам, результаты выводятся в таблицу постранично, по 50 записей. Каждая строка таблицы результатов поиска представляет собой запись о конкретной связке (коробке). Содержимое рубрик топографического указателя выводится по возрастанию архивных шифров дел. В столбце «Топография» выводится список всех связок, размещённых на определённой полке, с указанием полного пути (от архивохранилища до конечной связки); в столбце «Содержимое» отображается промежуток дел, хранящихся в каждой связке или коробке.

Стоит отметить одно важное замечание, заполнение всех полей на панели поиска не является обязательным. Но если указан несуществующий номер рубрики топографического указателя, то вместо результатов поиска выводится сообщение «поиск не дал результатов». Причинами отсутствия результатов могут быть опечатки при вводе номеров рубрик или некорректное заполнение полей, а также отсутствие искомой рубрики в структуре топографического указателя, который в настоящее время загружен в АРМ.

Пакетное формирование ярлыков

Пакетное формирование подразумевает генерацию ярлыков одновременно для всех средств хранения одной полки. Формирование ярлыков осуществляется через детальное окно рубрики топографического указателя. При выполнении данной функции ярлыки формируются для всех средств хранения выбранной полки. Если на полке размещена только одна связка или коробка, формируется один ярлык. В том случае если на полке размещены, и связки и коробки то формируются ярлыки для всех средств хранения.  Порядок следования ярлыков на странице для печати такой же, как порядок следования на полке. На каждом ярлыке отображена следующая информация: полное наименование архива, архивный шифр фонда, описи, дел или диапазона дел «с – по», номер полки, штрих код и числовая расшифровка под штрихкодом. При формировании ярлыка средств хранения, содержащих дела разных описей, интервалы дел одной описи разделяются запятыми, интервалы дел разных описей разделяются точкой с запятой. 

Помимо вышеперечисленного функционала предусмотрена возможность редактирования рубрик топографического указателя непосредственно в системе АРМ. Инструменты редактирования позволяют устранить незначительные ошибки и опечатки, не перезагружая Excel-файл топографического указателя. Функцию редактирования можно использовать и для добавления новых данных в уже существующую и загруженную структуру топографического указателя.

Государственная информационная система «Архивы Санкт-Петербурга» предоставляет удалённый доступ к информационным ресурсам архива содержащий информацию о составе, содержании и поисковых данных документов и фондов, хранящихся в государственном архиве. Данный ресурс включает путеводители по фондам архива, описи дел, как в отсканированном виде, так и в виде полнотекстовых баз данных. Использование информационных ресурсов через портал, позволяет исследователям сократить время поиска необходимой информации в читальном зале архива. К настоящему времени посредством портала предоставляется удалённый доступ к оцифрованным документам ф. 6143 (Коллекция актов гражданского состояния Ленинграда и Ленинградской губернии 1918 – 1924 гг.). После регистрации в личном кабинете и оплате для изучения доступны 7327 оцифрованных единиц хранения. Дальнейшим этапом интеграции электронного топографического указателя с ГИС «Архивы Санкт-Петербурга» является предоставление пользователям возможности совершать удалённый заказ на выдачу архивных дел в читальный зал архива непосредственно через портал. Электронный топографический указатель, интегрированный в систему ГИС,  позволит идентифицировать каждое дело и фонд, определить номер архивохранилища и отправить сформированное требование в конкретное архивохранилище с указанием точного расположения требуемых дел. 

Внедрение электронного топографического указателя с системой АРМ даст возможность архивистам оптимизировать и обеспечить эффективную работу с документами. А интеграция с Государственной информационной систем (ГИС) «Архивы Санкт-Петербурга» позволит исследователям совершать удалённый заказ на выдачу документов, не посещая при этом архивного учреждения.