null Организация взаимодействия государственных и муниципальных органов исполнительной власти по вопросам реализации единой государственной политики в сфере архивного дела

Презентация

1. До 1 января 2016 г. органом  исполнительной власти Республики Коми, на который были возложены функции по реализации государственной политики, нормативному правовому регулированию, государственному управлению, предоставлению государственных услуг в сфере архивного дела, а также уполномоченным органом исполнительной власти Республики Коми на осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми, являлось Архивное агентство Республики Коми.  Архивное агентство РК осуществляло свои полномочия в указанной сфере государственной деятельности в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», на основании Положения «Об Архивном агентстве Республики Коми», утвержденного Постановлением Правительства Республики Коми от 5 апреля 2012 г. № 129. Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

2. В соответствии с возложенными полномочиями Архивное агентство РК исполняло следующие государственные функции, в том числе по вопросам взаимодействия  с  муниципальными органами исполнительной власти:

- по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми;

- по проведению экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в Республике Коми и формированию качественного состава документов Архивного фонда Российской Федерации;

- по осуществлению контроля органами местного самоуправления за выполнением ежегодно принимаемых нормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела; в т.ч. по упорядочению документов и передаче их на государственное хранение; проведению паспортизации документов в организациях-источниках комплектования муниципальных архивных учреждений и т.д.;

- по оказанию методической помощи органам местного самоуправления по вопросам развития архивного дела в муниципальных образованиях.

3. Остановимся кратко на рассмотрении вышеуказанных государственных функций Архивного агентства РК в плане осуществления совместного взаимодействия органа исполнительной власти республики и органов местного самоуправления.

3.1. Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми.

Полномочия органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации закреплены ст.16 ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Ежегодно специалистами Архивного Агентства РК проводились 2-3 выездных проверки в муниципальные архивные учреждения, результаты которых регулярно рассматривались на коллегии Агентства.

В рамках реализации Федерального закона от 26.12.2008 № 294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и Административного регламента исполнения государственной функции по осуществлению регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми, утвержденного приказом Архивного агентства РК от 24.04.2012 № 23, наряду с выездными проверками стали проводиться документарные, в основе которых положен анализ представляемых муниципальными архивными учреждениями документов по отдельным направлениям деятельности. По итогам проверок, в соответствии с установленными требованиями, составлялись акты проверок, в случае выявления нарушений законодательства - предписания в адрес руководителей администраций МО городов, муниципальных районов. Информация о проведении проверок регулярно размещалась на официальном сайте Министерства экономического развития Российской Федерации в ИС «Мониторинг», на официальном сайте Агентства.

3.2. Проведение экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в Республике Коми.

В соответствии с п. 4,5 ст.6 ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов относится к полномочиям органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции. Эти вопросы находились в сфере деятельности экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Архивного агентства РК. Основные задачи комиссии определены в Положении об ЭПК:

  • рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава документов АФ РФ.
  • рассмотрение методических и практических вопросов экспертизы ценности документов АФ РФ и комплектования ими государственных и муниципальных архивов.
  • рассмотрение вопросов деятельности экспертно-проверочно-методических комиссий (далее - ЭПМК) государственных и муниципальных архивов, центральных экспертных комиссий (далее-ЦЭК), экспертных комиссий (далее- ЭК) источников         комплектования  государственных и муниципальных архивов.
  • оказание методической помощи  ЭПМК государственных и ЭПК муниципальных архивов, ЦЭК (ЭК)        источников       комплектования государственных и муниципальных архивов.

Описи (годовые разделы описей) постоянного хранения организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов поступали нарассмотрение ЭПК Агентства после предварительного рассмотрения ЭПК муниципальных архивных учреждений. Окончательное решение о включении конкретных документов в состав Архивного фонда РФ принимала ЭПК Агентства, в составе которой, в качестве членов ЭПК-экспертов были представлены специалисты Агентства и государственных архивов. Архивное агентство РК оказывало эту государственную услугу в соответствии с Административным регламентом, утвержденным приказом Архивного агентства РК от 21.07.2010 № 25. Результатом практической деятельности ЭПК Архивного агентства РК в 2014-2015гг. стало рассмотрение и утверждение 20,358 т.ед.хр. документов на различных видах носителей, поступивших от муниципальных архивных учреждений.

3.3. Осуществление контроляорганами местного самоуправления за выполнением ежегодно принимаемых нормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела, в т.ч. по упорядочению документов и передаче их на государственное хранение; проведению паспортизации документов в организациях-источниках комплектования муниципальных архивных учреждений и т.д.

В практике работы муниципальных архивных учреждений Республики Коми нашло свое отражение ежегодное принятиенормативных правовых актов по вопросам развития архивного дела, в т.ч. по упорядочению документов и передаче их на государственное хранение; рассмотрению итогов паспортизации документов в организациях-источниках комплектования муниципальных архивных учреждений и другим вопросам архивной деятельности. Постановления (распоряжения) глав администраций муниципальных образований городских округов, муниципальных районов по вопросам упорядочения документов и передачи их на государственное хранение принимаются во всех муниципалитетах республики ежегодно и это уже сложившаяся практика в деятельности органов местного самоуправления.

Формы осуществления контроля за ходом выполнения нормативных правовых актов, принимаемых органами местного самоуправления:

  • заслушивание отчетов руководителей муниципальных архивных учреждений на «Днях контроля», рабочих совещаниях, планерках, проводимых Главой (руководителем администрации) МО городского округа, муниципального района. Так, например, в 2015 году муниципальные архивные учреждения отчитывались по вопросам упорядочения и передачи документов на государственное хранение, в т.ч. по контролю за выполнением распоряжений глав муниципальных образований по выполнению планов-графиков согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов на государственное хранение, обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидируемых учреждений, организаций, проблемам кадрового и материально-технического обеспечения архивов, качества предоставления муниципальных услуг населению.         
  • анализ представляемых муниципальными архивными учреждениями форм отчетных документов в ходе проведения документарных и выездных проверок, ежегодно проводимых в рамках реализации полномочий Архивного агентства РК по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Республики Коми, а также при проведении анализа планово-отчетной документации.

3.4. Оказание организационной и методической помощи органам местного самоуправления по вопросам развития архивного дела.

В практике работы Архивного агентства РК сложились разнообразные формы оказания организационной и методической помощи ОМС, в том числе:

  • организация работы совещательного органа - коллегии Архивного агентства РК, на которой рассматривались актуальные вопросы развития архивной отрасли республики по основным направлениям деятельности архивных учреждений. Ежегодно проводилось расширенное заседание коллегии по итогам текущего года с приглашением руководителей муниципальных архивных учреждений. Решения, принимаемые коллегией, были рекомендованы к исполнению руководителями муниципальных образований городских округов, муниципальных районов, муниципальных архивных учреждений. Ход выполнения решений коллегии регулярно контролировался со стороны Агентства;
  • посещение муниципальных архивных учреждений руководителем Архивного агентства РК, проведение рабочих встреч с руководителем администрации и руководителем муниципального архивного учреждения,. Так, в 2014-2015гг. состоялись рабочие поездки руководителя Архивного агентства РК в Усть-Вымский, Княжпогостский, Сыктывдинский, Сысольский, Прилузский, Корткеросский районы, в ходе которых руководителем Агентства были проведены личные приемы  граждан, рабочие встречи с руководителями администраций муниципальных районов и муниципальных архивных учреждений.
  • проведение семинаров, стажировок руководителей муниципальных архивных учреждений на базе Архивного агентства РК, республиканских государственных архивов;
  • регулярное информирование муниципальных архивных учреждений о внесении изменений в нормативные правовые акты Российской Федерации, локальные акты Федерального архивного агентства по вопросам архивного дела, ознакомление с новинками методической и архивоведческой литературы;
  • консультирование специалистов муниципальных архивных учреждений по основным направлениям деятельности  архивных учреждений.
  • выявление передового опыта работы муниципальных архивных учреждений, распространение положительной практики работы среди других архивных учреждений. Примеры положительного опыта работы нашли свое отражение в размещении Карт лучших практик работы муниципальных архивных учреждений администраций муниципальных районов «Прилузский», «Сысольский» на официальном сайте Министерства экономического развития Республики Коми.

4. Наряду с положительным опытом работы, наработанным в результате реализации государственных функций Архивного агентства РК по вопросам взаимодействия с муниципальными органами исполнительной власти, были и остаются нерешенные проблемы:

  • Сложившаяся структура и сеть архивных учреждений республики фактически соответствовала и соответствует современной  системе построения архивных учреждений РФ. Однако, следует отметить, что  муниципальные архивные учреждения республики неоднократно высказывали  предложения о целесообразности внесения изменений в существующую систему и включении муниципальных архивных учреждений в единую сеть архивных учреждений РФ. Эти предложения были обоснованы наличием определенных проблем, сложившихся в муниципальных образованиях в отношении  архивных учреждений и путях их решения (речь идет сложившейся практике руководителей некоторых муниципальных образований в решении ключевых проблем развития архивной отрасли, в т.ч. вопросов об изменении структуры, сокращениях штатной численности муниципальных архивных учреждений).
  • Архивное агентство РК, оказывая органам местного самоуправления организационно-методическую помощь, не имело соответствующих полномочий и возможности влиять на решение важнейших вопросов развития архивной отрасли, связанных с финансово-правовым положением, кадровым обеспечением, повышением квалификации, формированием современной материально-технической базы муниципальных архивных учреждений.
  • Руководители муниципальных образований городов и районов республики, принимая какие-либо решения по ключевым вопросам развития архивного дела на муниципальном уровне, не информировали об этом Архивное агентство РК. Ошибочность принятия таких  решений зачастую подтверждалась в ходе осуществления практической работы муниципальных архивных учреждений, однако, принятые решения не подлежали отмене (речь идет о неоправданных сокращениях штатной численности, изменениях структуры, понижении статуса муниципальных архивных учреждений, сокращении финансирования и т.д.).  
  • Решения коллегии Архивного агентства РК, касающиеся различных вопросов развития архивного дела в муниципальных образованиях городов и районов республики, носили рекомендательный, а не обязательный  характер. Иногда решения коллегии по проблемам развития архивной отрасли в муниципальных образованиях, принимались администрациями к сведению, но не всегда к исполнению (как правило, это касалось вопросов, связанных с изменением статуса, штатной численности, материально-технической базы муниципальных архивных учреждений).  

5. В последние годы в Российской Федерации стала нарастать тенденция ликвидации самостоятельных управленческих структур в субъектах РФ, отвечающих только за архивную деятельность. Не стала исключением в этом отношении и Республика Коми. 3 ноября 2015г. подписан Указ Главы Республики Коми № 115 «Об органах в системе исполнительной власти Республики Коми», в соответствии с которымМинистерство культуры было переименовано в Министерство культуры, туризма и архивного дела Республики Коми. Архивное агентство Республики Коми было присоединено к реорганизованному Министерству с передачей последнему функций в сфере архивного дела. Указ вступил в силу с января 2016г.

6. Министерство культуры, туризма и архивного дела Республики Коми осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о министерстве, утвержденным Постановлением Правительства Республики Коми от 08.12.2015 № 494 (в редакции Постановления Правительства РК от 04.03.2016 № 104). В настоящее время происходит процесс интеграции учреждений архивной отрасли в систему учреждений реорганизованного Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми. В соответствии с приказом министерства от 14.03.2016г. № 128-од создана экспертно-проверочная комиссия. Возглавляет ее заместитель министра, членами комиссии наряду с зав. отделом и ведущим специалистом министерства являются специалисты ГУ РК «Национальный архив Республики Коми». Положение об ЭПК министерства разработано и находится в процессе согласования. Описи и другие нормативно-методические документы, ходатайства о включении (исключении) в списки (из списков) организаций-источников комплектования государственных архивов и муниципальных архивных учреждений регулярно представляются на рассмотрение комиссии.

7. Вместе с тем, считаем, что вышеуказанныепроблемы по организации взаимодействия органа исполнительной власти Республики Коми (министерства) с органами местного самоуправления в сфере архивного дела требуют своего решения. Среди первоочередных задач в решении существующих проблем следует отметить:

  • Установление взаимодействия с руководителями администрациями муниципальных образований городов и районов республики по реализации полномочий органов местного самоуправления по ключевым вопросам развития архивного дела, в т.ч. по вопросам статуса, структуры, штатной численности, повышения квалификации, развития и модернизации материально-технической базы, обеспечения сохранности и государственного учета, комплектования, организации использования документов Архивного фонда РФ, хранящихся в муниципальных архивных учреждениях.
  • Проведение мониторинга состояния материально-технической базы в муниципальных архивных учреждениях республики для выявления существующих проблем, решения вопроса о проведении ее  модернизации в целях принятия  решений органов местного самоуправления с учетом мнения Министерства.
  • Активизация использования современных автоматизированных технологий, в том числе возможностей Интернета, в сфере популяризации и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, в целях более качественного предоставления муниципальными архивными учреждениями муниципальных услуг.
  • Усиление роли ГУ РК «Национальный архив Республики Коми» как организационного, методического и координационного центра в области повышения квалификации, в том числе и специалистов муниципальных архивных учреждений, налаживание действенной системы повышения квалификации.
Печать Организация взаимодействия государственных и муниципальных органов исполнительной власти по вопросам реализации единой государственной политики в сфере архивного дела