null О новом нормативном документе - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрированы Минюстом России 7 сентября № 38830).
В журнале «Отечественные архивы» № 5 за 2015 г. опубликована статья Ларина М.В. и Наумова О.В. «О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях». В статье показано, как последовательно развивалось нормативное регулирование архивного дела в ведомствах, начиная с Правил постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР (1928 г.), подготовленных с участием Института техники управления (ИТУ) и заканчивая нормативными документами, регламентирующих работу ведомственных архивов, - Основные правила работы ведомственных архивов» (1985 г.) и Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.). Правила 1985 г. имели статус нормативно-методического документа, а Правила 2002 г. не были нормативным документом, имели статус документа рекомендательного характера.
Такой статус Правил 2002 г. позволял, в соответствии с функциями Росархива, распространить их действие на архивы государственных организаций, а также на негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. При разработке Основных правил работы архивов организаций (2002 г.) была сделана попытка сохранить преемственность по отношению к Основным правилам работы ведомственных архивов (1985 г.) с учетом произошедших изменений в политической и экономической жизни страны, что нашло отражение в структуре правил. К сожалению, правила не стали нормативным документом, хотя широко применялись в качестве методического пособия, наличие которого позволило сохранять методическое единство архивного дела в стране.
После принятия Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (закон ввел нормы в отношении форм собственности на архивные документы, определил (ст. 13 закона), какие организации обязаны создавать архивы, а какие - вправе их создавать и др.) и утверждения в 2007 г. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Правила 2007 г.) возникла необходимость и в создании нормативного документа для архивов организаций, что и нашло отражение в утвержденных в 2015 г. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила работы архивов).
С утверждением Правил 2015 г. нормативная база архивного дела получила законченный характер: верхний уровень занимает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», ниже - подзаконные акты - Правила работы государственных и муниципальных архивов (2007 г.), Правила 2015 г. для архивов организаций.
Работа над проектом Правил с перерывами велась с 2010 г., проект Правил прошел широкое обсуждение среди работников архивов и всех заинтересованных лиц (только из государственных и муниципальных архив пришло более 400 замечаний на проект). Дорабатывались Правила рабочей группой, которую возглавлял руководитель Росархива Артизов А.Н., после чего последовал еще один этап обсуждения в федеральных органах исполнительной власти. В результате рассмотрения проекта Правил поступили отзывы почти от 40 органов власти, среди которых были Минэкономразвития России, Минкомсвязь России, Минобороны России, ФСО России, ФТС России, МИД России, Минобрнауки России, из субъектов Российской Федерации: Республика Саха – Якутия, Ростовская, Владимирская, Ивановская, Новосибирская, Омская и другие области.
Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Правила являются нормативным документом. Статус Правил определяет более жесткие требования к содержанию документа. Ранее изданные правила (1985, 2002 годов) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, описывали методические приемы, как эти нормы следует выполнять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из текста Правил были исключены.
Именно в этой части проект Правил подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их выполнения.
Правила состоят из семи разделов:
- Общие положения;
- Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации;
- Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации;
- Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами;
- Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации;
- Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный архив);
- Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.
В приложениях к Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемые в архивах организаций , всего 30 приложений.
Последовательность разделов соответствует Закону «Об архивном деле» и Правилам работы государственных и муниципальных архивов 2007 г. Объем Правил значительно сократился по сравнению с Правилами 1985 г. и 2002 г., что также обусловлено нормативным характером документа. Практически исключены положения о принципах и критериях экспертизы ценности, поскольку они носили описательный характер, исключен как отдельный раздел об НСА архива, а основные положения об НСА поглощены разделом «Использование».
В Правила включены положения, касающиеся организации хранения электронных документов. К ним относятся следующие положения:
- наличие в архиве организации не менее двух идентичных экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий), которые должны находиться на разных физических устройствах;
- наличие технических и программных средств для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;
- передача электронных документов на хранение в архив организации, являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива, осуществляется в формате архивного хранения (для текстовых электронных документов постоянного хранения – это формат PDF/A);
- передача электронных документов на хранение в архив организации осуществляется в виде контейнеров электронных документов, включающих сам электронный документ в оригинальном формате, его копию в формате архивного хранения, файлы метаданных и электронных подписей, которые сопровождали данный документ в течение его жизненного цикла в системе электронного документооборота;
- в организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды (включая архив), а также своевременная миграция (перезапись) электронных документов на новые носители и конвертация электронных документов в новые форматы;
- технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов в архиве организации производится не реже одного раза в 5 лет (для документов на бумажном носителе – не реже одного раза в 10 лет);
- если установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации проводит работу по их миграции на новые носители;
- при изменении компьютерных форматов в силу изменения программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы, при этом должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.
Внесены изменения в раздел «Использование», в частности, несколько изменена форма архивной справки (подписание ее одним лицом), установлены требования к письменному запросу гражданина, направляемому в архив:
Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:
- наименование юридического лица - автора запроса (для граждан - фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);
- почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;
- сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);
- личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
- дату.
В Правила включены положения о рассмотрении архивом организации интернет-обращения (запроса) пользователя. Предусмотрено направление автору запроса уведомления о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Установлено также, что на запросы тематического характера, поступившие в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети, в том числе по сети Интернет, ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.
В настоящее время ВНИИДАД готовятся Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.