null Об организации взаимодействия с органами местного самоуправления муниципальных районов Архангельской области по вопросам реализации единой политики в сфере архивного дела
В Архангельской области 20 архивных отделов – структурных подразделений органов местного самоуправления, выполняющих функции муниципальных архивов и 3 муниципальных учреждения. Всего в них трудится 72 сотрудника, обеспечивающих исполнение основных направлений.
На хранении в муниципальных архивах области находится более 1,1 млн. дел за 1859–2015 гг., в т.ч. более 570 тыс. дел по личному составу.
Положения федерального законодательства по вопросам разграничения собственности на архивные документы получили развитие в Законе Архангельской области от 9 декабря 2005 года № 135-8-ОЗ «Об архивном деле в Архангельской области», согласно которому архивные документы, созданные до образования муниципальных образований в Архангельской области и хранившиеся в муниципальных архивах, являются собственностью муниципалитетов.
Агентство по делам архивов Архангельской области (с апреля 2016 г. управление по делам архивов министерства культуры Архангельской области) осуществляет активное взаимодействие с органами местного самоуправления по вопросам реализации единой политики в сфере архивного дела.
На сегодня мы ведем несколько совместных проектов.
- Один из них – издание кратких справочников по фондам муниципальных архивов, конечной целью которого является создание единого справочника по фондам всех муниципальных архивов Архангельской области.
Подготовка кратких справочников по фондам муниципальных архивов – это проект агентства, который первоначально был разработан еще в 2005 г. Тогда же был подготовлен «Порядок подготовки справочника по фондам муниципальных архивов Архангельской области» и схема классификации фондов. Но возникли сложности и проект был приостановлен до 2010 г. для полной и тщательной выверки учетной документации по муниципальным архивам. В 2010 г. был подготовлен макет краткого справочника по фондам Верхнетоемского муниципального архива. Данный макет дважды выносился на обсуждение методической комиссии Государственного архива Архангельской области, неоднократно правился его текст и менялась его структура. В результате, на расширенной коллегии агентства в марте 2012 г. был презентован первый Краткий справочник по фондам муниципального архива Архангельской области. Справочник по фондам Верхнетоемского архива было решено использовать в качестве примерного для составления справочников по фондам других муниципальных архивов. Он содержит в обобщенной форме все основные, необходимые для пользователей, сведения о каждом фонде: название, номер фонда, количество дел, хронологические рамки документов, а также перечень наиболее важных документов, хранящихся в фонде. Есть возможность иллюстрировать справочник фотографиями, находящимися на хранении в Государственном архиве Архангельской области. На сегодня, мы считаем данную структуру справочника наиболее оптимальной для муниципальных архивов. В 2013–2014 гг. данная работа была продолжена. Изданы справочники по фондам Ленского и Мезенского муниципальных архивов, подготовлен к изданию справочник по фондам Северодвинского архива. В 2015 г. изданы справочники Новодвинского, Виноградовского и Каргопольского архивов. Полностью подготовлены к изданию справочники Коношского, Вилегодского и Пинежского муниципальных архивов. В настоящее время началась работа над справочниками Плесецкого и Котласского городского архивов.
Следует отметить, что данную работу мы относим к разряду наиболее сложных архивных работ в нашем регионе по нескольким причинам:
Во-первых, наличием достаточного большого количества муниципальных архивов. Необходимо создать 23 справочника (в фондировании и составе документов каждого муниципального архива существуют, хоть и незначительные, отличия от примерного справочника).
6 архивов ведут раздельно учет дел постоянного хранения и по личному составу, что делает особенной структуру данных справочников.
Во-вторых, загруженностью специалистов муниципальных архивов исполнением запросов социально-правового характера.
В-третьих, не самым лучшим состоянием учета архивных фондов в некоторых муниципальных архивах, что в настоящее время говорит о том, что они не готовы вплотную заняться данной работой.
В-четвертых, отсутствием опыта архивной работы некоторых специалистов муниципальных архивов (есть архивы, где все специалисты имеют стаж архивной работы менее 3-х лет).
Можно назвать и другие объективные и субъективные причины.
Вместе с тем невозможно переоценить роль агентства по делам архивов в проводимой работе. Агентство выступило инициатором, координатором и участником данного процесса. Сотрудниками агентства проводится бОльшая часть намеченных работ по проекту: консультирование, правка описания состава документов, сверка сведений справочника с учетными документами агентства, вычитывание всего текста, подбор фотографий и, при необходимости, корректировка их образа, редактирование аннотаций к ним, а также составление макета.
Вместе с тем, агентство понимает важность и необходимость этой работы, поэтому будет продолжать ее до тех пор, пока не достигнет конечного результата.
- Действенным инструментом взаимодействия с органами местного самоуправления, нацеленным на совершенствование архивной работы в муниципальных архивах, считаем оказание методической помощи с выездом в архивы, где специалисты агентства встречаются с руководителями муниципалитетов, обозначая основные проблемы архивов. Такие встречи дисциплинируют муниципальных архивистов, настраивая их на активизацию тех или иных направлений работы.
- Так сотрудники агентства в 2015 г. выезжали для оказания методической помощи в Няндомский муниципальный архив по вопросам архивного дела в связи со сменой начальника и сложной ситуацией с фондированием в данном архиве; и в Вилегодский муниципальный архив – в целях продвижения проекта краткого справочника, где специалистам оказана практическая помощь по экспертизе ценности документов 18 фондов личного происхождения, хранящихся в архиве и не стоящих на учете. В обоих архивах проведено консультирование по подготовке описей дел личного происхождения, т.к. 2015 год нами был объявлен в архивных учреждениях области Годом документов личного происхождения.
- К слову о результатах проведения года документов личного происхождения: 6 муниципальных архивов за 2015 г. пополнились двенадцатью новыми фондами личного происхождения (это много для нас, т.к. ряд архив вообще не имели на хранении фондов личного происхождения), 18 провели встречи и беседы с потенциальными фондодержателями, 5 архивов составили список граждан, возможных источников комплектования архива документами личного происхождения, 5 архивов написали статьи в районные газеты на основе документов личного происхождения или с разъяснениями по вопросам передачи в архив документов л/п и призывом передавать. Специалистами агентства совместно с муниципальными архивистами сделана виртуальная выставка по документам личного происхождения, имеющимся на хранении в архивных учреждениях Архангельской области.
- Еще не так давно, приезжая в районы мы пытались провести и контрольные мероприятия по состоянию учета в архивах, обеспечению сохранности и т.д. (под прикрытием методической помощи). Но все это закончилось в 2013 г., когда мы приехали с семинаром для источников комплектования Котласского муниципального района и городского округа. Побывав в одном из хранилищ муниципального казанного учреждения Котласского района, выполняющего функции муниципального архива, мы увидели серьезные нарушения нормативных условий хранения архивных документов и по возвращении домой направили обращению в прокуратуру с просьбой провести проверку, приложив свой акт. Результатом этих действий явились судебные разбирательства с Прокуратурой Архангельской области по поводу превышения полномочий агентством, проявившегося в проведении внеочередной проверки в муниципальном казенном учреждении. Все судебные инстанции мы выиграли, но с этого момента не занимаемся подпольной контрольной деятельностью.
- Особо значимую роль в организации взаимодействия, определении перспектив дальнейшего движения играют коллегиальные, экспертные органы (коллегия агентства, ЭПК), на заседаниях которых обсуждаются ключевые вопросы развития архивной отрасли, состояние работы отдельных муниципальных архивов. Решения и рекомендации этих органов учитываются органами местного самоуправления, что также обеспечивает формирование единых отраслевых подходов к работе на территории области. Традиционно проводим ежегодное расширенное заседание коллегии по итогам года, также стараемся проводить выездные коллегии агентства на базе муниципальных архивов. Так в 2015 г. выездная коллегия состоялась в администрации Виноградовского муниципального района, а в 2016 г. должна состояться в МО «Город Новодвинск».
- С 2006 года агентство осуществляет проект под названием «Информационный бюллетень». За это время вышло в свет 30 номеров бюллетеня, в которых размещено почти 500 материалов. Его цель – информирование о деятельности архивной службы области, методическая помощь архивистам, пропаганда архивных документов и др. Бюллетень становится всё популярней не только среди архивистов, но и среди специалистов органов исполнительной власти и местного самоуправления, а также историков, исследователей и краеведов.
- Пользуются популярностью стажировки муниципальных архивистов, которые мы проводим ежегодно для вновь назначенных руководителей по всем вопросам работы муниципального архива, а также для специалистов по отдельным направлениям работы.
Названы, конечно, только основные направления работы с муниципальными властями в области архивного дела. Они обеспечивают развитие архивного дела на муниципальном уровне в русле общероссийских и областных тенденций и приоритетов развития. За минувший год в муниципальные архивы принято свыше 10 тыс. дел постоянного хранения и 11 тыс. дел по личному составу; выдано свыше 45 тыс. архивных справок по запросам граждан и организаций; проведено 77 информационных мероприятий; более 300 исследователей работали в читальных залах муниципальных архивов области.
При любом взаимодействии субъектов отношений в любой сфере деятельности возникают трудности, и проблемы. Есть они и у нас.
- К сожалению должны констатировать, что органы местного самоуправления Архангельской области не наделены отдельными государственными полномочиями Архангельской области по хранению, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Архангельской области. Не имеем мы соответственно и полномочий по контролю за муниципальными архивами (хранению государственной части АФ в муниципальных архивах). В 2015 г. мы выходили с проектом областного закона о наделении полномочий, но министерством финансов Архангельской области проект не согласован.
- Сказывается и кризис. Муниципальные власти настойчиво пытаются решить вопросы оптимизации расходов и штатной численности администраций за счет архивов. Так в 2015 г. ликвидирован архивный отдел в Онежском районе, архивисты выведены из состава муниципальных служащих и в качестве архивариусов переданы в подчинение отделу муниципальной службы, кадровой работы, общего делопроизводства и взаимодействия с поселениями (архив). Руководство агентства всеми доступными средствами пытается предотвратить тенденцию ликвидации и реорганизации архивных отделов в администрациях муниципальных районов и городских округов, но не всегда это удается.
На сегодняшний день для выстраивания результативного взаимодействия с органами местного самоуправления считаем необходимым решение на федеральном уровне следующих ключевых вопросов: (доработать)
- передача полномочий Российской Федерации ее субъектам по решению вопросов хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и иных федеральных органов и организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, за счет субвенций из федерального бюджета с возможностью делегирования части полномочий органам местного самоуправления;
- пристальное внимание Росархива вопросу самостоятельности исполнительных органов субъектов, уполномоченных в сфере архивного дела, несмотря на то, что формирование органов власти субъектов – прерогатива субъектов.
- делегирование полномочий Российской Федерации по осуществлению контрольно-надзорных функций субъектам с передачей финансовых ресурсов. Самостоятельность исполнительных органов власти в сфере архивного дела, как условие передачи полномочий.
Несмотря на проблемы, сегодня мы с уверенностью можем сказать, что взаимодействие управления по делам архивов с органами местного самоуправления по вопросам реализации единой политики в сфере архивного дела находится в постоянном развитии, сохраняются положительные традиции и нарабатываются новые формы работы, которые нацелены на совершенствование архивного дела и выполнение главной цели – сохранения и преумножения документального наследия Архангельской области.