null Единая архивная информационная система Архангельской области – история для каждого
Создание Единой архивной информационной системы Архангельской области (далее Система) является долгосрочным проектом, направленным на совершенствование системы государственного управления, обеспечение сохранности архивных фондов и их доступности пользователям путем внедрение современных цифровых технологий. Программные мероприятия реализуются во исполнение положений Указа Президента Российской Федерации от 07 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года, Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и целей развития архивной отрасли России на среднесрочную перспективу.
К 2022 году Система должна охватить всю структуру архивных органов и учреждений Архангельской области, включающую отдел по делам архивов министерства культуры Архангельской области; ГБУАО «Государственный архив Архангельской области»; 20 органов местного самоуправления, уполномоченных с сфере архивного дела и 3 муниципальных архивных учреждений.
Блок Системы, касающийся деятельности экспертно-проверочной комиссии, в перспективе обеспечит взаимодействие с источниками комплектования архивов области, включающих 679 архивов органов власти и организаций.
Эффективная работа с комплексом архивных документов Архангельской области, включающих 4,1 миллиона дел, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций и предприятий области – 1,1 миллиона дел без запуска процессов цифроизации становится невозможной. Ежегодно архивной информацией пользуется более 70 тысяч человек, при это охват населения может быть значительно расширен при условии обеспечения доступа к научно-справочному аппарату и архивным документам непосредственно с рабочего места или дома.
Осознание необходимости широко внедрения современных технологий в архивную отрасль региона осознавалась давно. Уполномоченным органом в сфере архивного дела и государственным архивом принимались меры для создания фонда пользования архивных документов. С 2006 г. мероприятия по созданию лаборатории электронного копирования и микрофильмирования включались в государственные программы Архангельской области. Только в 2017–2018 гг. было подано 4 заявки на приобретение оборудования для создания фонда пользования, в том числе в рамках государственной программы «Эффективное государственное управление в Архангельской области» на 2014–2018 годы, в резервный фонд Президента Российской Федерации и др., значимость и объективность заявок были одобрены Федеральным архивным агентством, Корпорацией развития Архангельской области, министерством связи и информационных технологий Архангельской области. Однако только в 2018 году произошел качественный перелом и поводом к нему стала острая ситуация с обеспечением доступа к документам генеалогического характера в государственном архиве.
Государственное бюджетное учреждение Архангельской области «Государственный архив Архангельской области» (далее архив) является одним из крупнейших хранилищ исторических документов в Северо-Западном федеральном округе России, его фонды включают около
3 миллионов дел по всем аспектом жизни региона начиная с XVI века.
На рубеже века XXI значительно вырос интерес граждан к своим корням, к документам генеалогического характера, что привело к их интенсивному использованию. В связи с тем, что данный вид документов в силу объективных причин поступал в архив в плохом физическом состоянии, в 2002–2004 гг. в соответствии с правилами работы государственных архивов решениями научного совета архива с целью предотвращения утраты исторических памятников доступ граждан к наиболее пострадавшим документам был ограничен, за исключением исследователей, работающих в научных целях. Ограничение коснулось 7860 архивных дел или 0,2 % фондов архива. Для обеспечения доступа к документам всех категорий граждан была проведена работа по созданию баз данных и поисковых систем и поставлена задача создания фонда пользования. В целях создания научно-справочного аппарата к фонду пользования генеалогических источников в архиве ведется работа по созданию баз данных «Метрические записи» и «Перепись 1920 года», в которые заносится информация из метрических книг и переписных листов, находящихся на хранении в архиве. В базу данных «Метрические записи» внедрено на сегодняшний день боле 255 тысяч записей, в базу данных «Перепись 1920 года» – почти 286 тысяч записей. Ежегодно архивом с использованием поисковых систем и целевым отбором информации в документах готовиться от 400 до 600 родословных для жителей области.
Рождение спроса на родословные вызвал появление коммерческих структур, заинтересованных в удаленном и безвозмездном доступе к генеалогической информации государственных архивов с целью получения прибыли и использующих широкий спектр инструментов давления на органы власти и архивы, так решением Октябрьского районного суда г. Архангельска по делу № 2-1759/2014 от 14 апреля 2014 года архиву было предписано «в срок до 01 декабря 2020 года организовать проведение работ по созданию фонда пользования архивными документами, а именно: комплексом генеалогических источников (метрических книг, духовных росписей, ревизских сказок, переписных листов переписей населения 1897, 1920 и др. годов), а также ценными периодическими изданиями». Оцифровка документов генеалогического характера потребовала дорогостоящего оборудования, программного обеспечения и обученных кадров.
Неэффективность расходования государственных средств, фактических средств налогоплательщиков, на решение столь узкой задачи была очевидна. Сотрудниками отдела по делам архивов была проведена значительная аналитическая работа по изучению опыта создания архивных информационных систем в других регионах Российской Федерации, в том числе создания автоматизированной системы управления основными процессами деятельности гос. архивами Воронежской области, АСУ архивным делом Самарской области, АИС по архивным документам Мурманской области, подход к организации работы с архивными фондами в Нижнем Тагиле, Челябинске, Бийске и конечно в федеральных архивах. Большую помощь нам оказали коллеги из Санкт-Петербурга, Перми, Вологды и сотрудники корпорации ЭЛАР. К разработке вопроса были подключены специалисты Северного (Арктического) федерального университета, министерства связи и информационных технологий Архангельской области (далее министерство) и конечно нашего основного партнера ГАУ АО «Управление информационно-коммуникационных технологий Архангельской области» (далее ГАУ ИКТ). На основе изученного опыта, оценки финансовых затрат и шансов на их компенсацию, возможностей применения государственного – частного партнерства была подготовлена служебная записка и в апреле 2018 года Губернатору Архангельской области был предложен проект разработки Единой архивной информационной системы Архангельской области, основными блоками которой стали:
1. Подсистема «Государственный электронный архив».
Подсистема предназначена для обеспечения процессов хранения и доступа к информации, реализации служебных функций архивистов.
2. Подсистема «Оптическое распознавание архивных документов».
Подсистема предназначена для распознавания текста на электронных образах архивных документов.
3. Подсистема «Ретроконверсия архивных документов».
>Подсистема предназначена для формирования электронного архивного фонда Архангельской области.
4. Подсистема «Портал «Архивы Архангельской области».
Портал «Архивы Архангельской области» является информационно-услуговым:
обеспечивает доступ к контактной информации Отдела по делам архивов министерства культуры Архангельской области, ГБУАО ГААО и архивных учреждений муниципальных образований Архангельской области, описанию их деятельности, часов приема, информации о мероприятиях (выставках, семинарах и т.п.), к информационным ресурсам Архивов (путеводителям, спискам фондов и описям Архивов, виртуальным выставкам);
предоставляет возможность формирования запроса на портале и отправки его в электронном виде в ГБУАО ГААО;
предоставляет возможность платного доступа к электронным образам документов.
5. Подсистема «Генеалогия».
Подсистема предназначена для формирования базы данных для индексации и хранения информации по персонам из архивных документов генеалогического характера, а также поиска и предоставления информации о родственных связях.
Итогом этого интереснейшего подготовительного этапа стало появление поручения Губернатора Архангельской области № пГ-205 от 14.05.2018 года одобрившее нашу инициативу и определившее дальнейшее направление работ. Полную поддержку нашей работы архивная служба нашла в лице Первого заместителя Губернатора – Председателя Правительства Архангельской области. Но все еще было впереди.
Перед созданной по решению Губернатора рабочей группой из сотрудников отдела по делам архивов, министерства и ГАУ ИКТ встала задача разработки технического задания, определения конкретной государственной программы Архангельской области, как источника финансирования, юридическое обоснования создания программы.
На начальном этапе работ финансирование предполагалось включить в мероприятия государственной программы Архангельской области «Эффективное государственное управление в Архангельской области (2014 - 2020 годы)». Положения этой государственной программы логично укладывались в задачи проекта, однако в связи с тем, что архивная служба области с 2016 года перешла в ведение министерства культуры мы вынуждены были остановиться на государственной программ Архангельской области «Культура Русского Севера (2013–2024 годы)», как источнике финансирования.
Были определены основные правовые регуляторы будущей системы это:
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
постановление Правительства Российской Федерации от 03.02.2012
№ 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации»;
постановление Правительства Российской Федерации от 03.03.2012
№ 186 «О федеральной целевой программе «Культура России (2012–2018 годы)»;
постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012
№ 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
постановление Правительства Российской Федерации от 06.07.2015
№ 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем, и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации»;
приказ Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации от 11.02.2013 № 17 «Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах»;
приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;
приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
постановление Правительства Архангельской области от 12 октября 2012 года № 461-пп «Об утверждении государственной программы Архангельской области "Культура Русского Севера (2013 – 2020 годы)"»;
абзац 6 подпункта «б» пункта 11 Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2018 года № 204 «О национальных целях и стратегических задачах Российской Федерации на период до 2014 года»;
поручение Губернатора Архангельской области от 14 мая 2018 года
№ пГ-205;
пп. 1.15, п. 4.2, раздела 4 и пп. 1.2 и 1.20, п. 4.6, раздела
4 Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации»
Определен заказчик - Государственное автономное учреждение Архангельской области «Управление информационно-коммуникационных технологий Архангельской области» и функциональный заказчик –Министерство культуры Архангельской области.
В течение 2018 года разработано техническое задание. Финансирование мероприятий началось в 2019 году. На 2019 год было предусмотрено выделение средств по следующим направлениям:
Приобретение сканирующего оборудования на 4 рабочих места (два сканера и два рабочих места для обработки информации), серверного оборудования, средств оптико-волоконной связи, 5 автоматизированных рабочих мест в читальном зале и разработка самой системы на сумму 34,0 млн. рублей.
Приобретение 3 сканеров для лаборатории Государственного архива на сумму 5 млн. рублей;
Сканирование и индексирование генеалогических источников Государственного архива силами сторонних организаций (НПО «Опыт») на сумму 6,0 млн. руб.
В 2020 – 2021 годах финансирование работ по сканированию документов будет продолжено.
При выполнении работ и тестировании системы возникли следующие проблемы:
заказчиком работ по разработке программного комплекса ЕАИСАО выступило ГАУ «ИКТ». По итогам конкурсных процедур между ГАУ «ИКТ» и ООО «Компания Экстрим про» 30 мая 2019 года был заключен договор на разработку программного комплекса. ООО «Компания Экстрим про» не справилась с поставленными задачами, 17 сентября 2019 года договор был расторгнут. В соответствии с договором № 187/2019 от 15 октября 2019 года работы по разработке ЕАИСАО переданы ООО «Архивные информационные технологии», что на почти 6 месяцев затормозило ход работ по разработке Системы;
не удалось провести очное обучение пользованию Системой сотрудников муниципальных архивных служб из-за ограничений по коронавирусу;
существующий компьютерный парк отдела по делам архивов, Государственного архива и муниципальных архивных служб значительно устарел, обновление техники не успевает за потребностями Системы;
с задержками осуществляется прокладка современных линий связи и подключение к ним пользователей;
остро ощущается дефицит специалистов в области информационных технологий и общий кадровый голод, особенно в муниципальных образованиях;
руководству архивной службы и государственного архива приходиться преодолевать психологический барьер недоверия архивистов к новым технологиям.
В целом к сентябрю 2020 года удалось:
запустить процесс массового сканирования и индексирования документов генеалогического характера на обновленном парке современного специализированного сканирующего оборудования в Государственном архиве;
>разработать и утвердить техническое задание на создание ГИС «ЕАИСАО»;
разработать, провести тестирование, обучение сотрудников и опытную эксплуатацию ЕАИСАО в Государственном архиве;
заключить и начать реализовывать соглашение о взаимодействии между министерством культуры Архангельской области как оператором Системы ГАУ «ИКТ» как уполномоченным учреждением;
разработать и утвердить Положение о ГИС «ЕАИСАО»;
разработать и утвердить требования к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальным сайтом, на котором располагается Система;
разработать требования к техническом оснащению рабочих мест сотрудников муниципальных архивов для работы с Системой;
разработать и утвердить модель угроз безопасности информации, содержащейся в Системе;
разработать рабочую документацию на Систему;
разработать Инструкцию пользователя Системы.
В течение 4 квартала 2020 года предполагается обеспечить подключение автоматизированных рабочих мест сотрудников отдела по делам архивов и Государственного архива по средствам оптико-волоконной связи, завершить оборудование читального зала Государственного архива, аттестовать Систему по требованиям защиты информации и утвердить акт о вводе ГИС «ЕАИСАО» в эксплуатацию.