null Состояние и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы архивных учреждений Ненецкого автономного округа

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий, они сегодня применяются во всех без исключения направлениях, в том числе и в архивной деятельности. Новое время поставило архивы на новую ступень развития.
Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационной потенциал. Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации в архивах, которая охватывает процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.
Архивная служба Ненецкого автономного округа, состоящая из трех архивных отделов Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, Администрации Заполярного района и Администрации МО «Городской округ «Город Нарьян-Мар» старается «идти в ногу со временем». Все архивные отделы в той или иной степени оснащены компьютерной техникой. Используются современные технологии в рамках обмена электронными документами.
Так в период с 2016 по 2019 годы между Отделением Пенсионного фонда России по Ненецкому автономному округу и Аппаратом Администрации НАО, Администрацией МО «Городской округ «Город Нарьян-Мар» заключены соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда России по телекоммуникационным каналам связи, в рамках которых осуществляется взаимодействие архивных отделов с окружным Отделением Пенсионного фонда по запросам социально-правового характера посредством защищенного канала связи ViPNeT, который позволяет исполнять запросы Пенсионного фонда в электронном виде, без дополнительного направления документов на бумажном носителе.
В сфере контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Ненецкого автономного округа используется в работе государственная автоматизированная система «Управление», вносятся сведения в федеральную государственную информационную систему «Единый реестр проверок». В 2018 году внедрено Типовое облачное решение контрольно-надзорной деятельности (ТОР КНД).
Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов. В Ненецком округе используется программный комплекс «Архивный фонд» 5-й версии. Данная программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения и ряд сводных статистических отчетов.
Общий объём сведений, внесённых по разделу «Дело» составляет в архивных отделах округа 60,1% от общего количества дел.
100% фондов, находящихся на хранении, на уровне фонд-опись-дело внесены в архивном отделе Заполярного района.
Однако, как было сказано на предстоящем Совете по архивному делу данный программный комплекс сегодня устарел и требует обновления. Согласимся с тем, что в программном комплексе «Архивный фонд-5» необходимо усовершенствование ввода данных на уровне «дело», которое позволило бы ускорить этот процесс.
На протяжении ряда лет окружными архивами используются в работе автоматизированные программы, разработанные коллегами из Архангельской области «Регистрация запросов социально-правового характера» и «Формирование архивного фонда». Данные программы позволяют формировать всю отчетность по исполнению запросов, документацию к протоколам заседаний экспертно-проверочной комиссии.
Среди основных задач архивной отрасли важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в архивах на территории Ненецкого округа. Подавляющий объем информации представлен на традиционных (бумажных) носителях, что существенно ограничивает возможность ее использования.
Необходимый шаг на пути создания электронного архив региона – это оцифровка документов. Это жизненно необходимая деятельность по сохранению исторического и культурного наследия, по предоставлению гражданам широкого доступа к архивным документам, по созданию информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через коммуникационные сети, по повышению качества оказываемых услуг.
Однако, никакая информатизация невозможна без технической инфраструктуры. Единственный в регионе архив, который обеспечен профессиональным сканирующим оборудованием и где ведется плановая оцифровка архивных документов – это муниципальный архив города Нарьян-Мара. В остальных архивах округа приобретение соответствующего оборудования в условиях ежегодного дефицита окружного бюджета остается под вопросом.
В тоже время идет работа по изысканию средств и возможностей по модернизации материально-технической базы. Решается вопрос о выделении средств на приобретение сканирующего оборудования.
 Организация предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела в электронном виде в архивных отделах Ненецкого автономного округа осуществляется в соответствии с нормативными правовыми документами, в первую очередь, в соответствии с федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» № 210-ФЗ от 27.07.2010 и административными регламентами.
Государственные и муниципальные услуги, оказываемые архивными отделами - это «Предоставление архивной информации» и «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, выданных на территории Ненецкого автономного округа, подлежащих вывозу за границу Российской Федерации».
К услугам, предоставляемых в электронной форме, относится государственная и муниципальная услуга «Предоставление архивной информации». При этом, следует отметить, что данная услуга может предоставляться и традиционным способом, и здесь уже выбор за гражданином.
Важнейшей мерой повышения уровня доступности и качества государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела, является переход органов государственной власти и местного самоуправления на оказание услуг в электронной форме. Однако этот процесс требует не только соответствующего уровня технической оснащенности органов государственной власти и местного самоуправления, но и профессиональной подготовки специалистов в данном направлении, создания электронных сервисов и электронных информационных ресурсов.
В условиях устойчивого роста востребованности архивной информации необходимо обеспечить качественно новый уровень развития информационных технологий и технологическое обновление инфраструктуры архивной отрасли округа.
Уполномоченным органам в сфере архивного дела региона предстоит решение таких задач, как:
- обеспечение стабильного финансирования архивных отделов;
- модернизация материально-технической базы;
- создание единого сайта архивной службы Ненецкого округа;
- совершенствование условий хранения архивных документов на традиционных носителях и создание условий для приема и хранения электронных документов.
Пандемия короновируса также подтвердила необходимость, общественную значимость и актуальность цифровой трансформации архивной деятельности.
В заключении хочется отметить, что информатизация архивного дела является закономерным процессом развития теории и практики этой отрасли, что благоприятно отразится на работе архивистов. Место архивов в современном мире определяется той ролью, которую играет в нем документ как оперативный регулятор различных сфер деятельности человека, общества и государства.

Спасибо за внимание!