Информационные технологии в архивах Мурманской области - Архивы Санкт-Петербурга

В начале 1990-х гг., когда в архивах стала появляться компьютерная техника и появилась возможность внедрения информационных технологий в работу, в Мурманской области, в отличие от других регионов, приоритет был отдан не тематическим базам данных, а автоматизации основных направлений работы архива. К 2000 г. в областном архиве были разработаны и внедрены 12 БД, из которых только 2 БД были тематическими.
На сегодняшний день в архивных учреждениях области информационные технологии используются по всем направлениям работы.
Старейшая разработка – АИС «Формирование Архивного фонда Мурманской области» - ведется с 1995 года. Ее главная особенность - объединение информационных массивов органа управления архивным делом и архивных учреждений: протоколов ЭПК органа управления и электронных наблюдательных дел учреждений – источников комплектования.
Раздел «Протоколы ЭПК» формируется секретарем ЭПК, который вносит сведения по мере поступления заключений и фиксирует решение комиссии по окончании рассмотрения вопроса. АИС предусматривает возможность формирования отчетов по протоколам ЭПК: по изменениям в списках источников, по перечням рассмотренных документов с объемными показателями, сводный отчет итоговых показателей по протоколам ЭПК. Благодаря программе осуществляется разноска всех сведений ЭПК по наблюдательным делам учреждений – источников комплектования. В конце каждого месяца куратор при работе с наблюдательными делами получает картину текущего состояния учреждения. В целом, на сегодняшний день у нас в наличии банк данных о состоянии работы по каждому источнику комплектования и по каждому архиву за последние 25 лет. Сейчас идет разработка технического задания на переработку программного комплекса из-за устаревшей платформы.
Если говорить о государственном учете, во всех архивных учреждениях области внедрен отраслевой программный комплекс «Архивный фонд», мы ежегодно представляем сведения для включения в Центральный фондовый каталог Росархива. Возможности программного комплекса для учета документов на разных видах носителей, их физического состояния, состояния НСА к фондам достаточны, дополнительные собственные разработки по этим направлениям нашим архивам не нужны.
И в государственных, и в муниципальных архивах используются базы данных по регистрации тематических и социально-правовых запросов. И кировский областной, и большинство муниципальных архивов используют БД, разработанную ГАМО. Доработка программы в 2019 году позволила расширить ее возможности по формированию отчетов.
И информационный ресурс, самый дорогой для нас во всех смыслах - АИС по документам Архивного фонда Мурманской области. На ее разработку и развитие уже потрачено более 55 млн руб.
В АИС с помощью конвектора попадают сведения из программного комплекса «Архивный фонд»: название фонда, историческая справка, переименования, аннотации к документам. В АИС интегрированы все тематические базы госархивов. АИС дает возможность пользователям направлять в архив запросы и заказывать дела в читальные залы: виртуальный и реальный. Удобство АИС в первую очередь оценили сотрудники госархивов - заказ всех дел специалистами осуществляется только через АИС.
Это стало возможным благодаря тому, что в АИС размещены 99% описей государственных архивов, 1% приходится на описи секретных документов и описи текущего приема, которые по итогам года вносятся в АИС специалистами госархивов. Силами сторонних организаций описи дел в электронный вид мы уже не переводим.
В АИС размещена 61 тыс. дел из фондов госархивов, что составляет 7,9% от количества документов Архивного фонда Мурманской области, принятых на государственное хранение (на 01.01.2020 73934 ед.хр.). В электронный вид переведены особо ценные документы, фотодокументы и тематические комплексы документов, представляющие наибольший интерес для пользователей.
В прошлом и этом году в электронный вид были переведены фонограммы заседаний малого областного и городского Советов народных депутатов за 1991-1993 гг., протоколы заседаний которых не велись на бумаге и киножурналы «Северные Зори».
В этом году основной упор сделан на документы периода Великой Отечественной войны, наиболее интересные из которых размещаются не только в АИС, но и на сайтах госархивов. В этом хорошую поддержку мурманскому госархиву окажет новый планетарный сканер стоимостью почти 5 млн руб., средства на который были выделены архиву в рамках исполнения поручения Президента РФ по формированию комплекса документов по истории Второй мировой войны.
Просмотр документов, в том числе метрических книг, в АИС бесплатный. Делается это для того, чтобы привлечь максимальное количество потенциальных пользователей АИС. Средства на АИС потрачены немалые, система должна оправдывать их вложение.  
Препятствие в работе АИС, которое нам не удалось преодолеть в течение нескольких лет - это постоянные технические проблемы, которые возникали с федеральным и региональным порталами государственных услуг. Ответы на обращения граждан и информация о ходе исполнения обращения не попадали на портал. Решением этой проблемы занимались Элар и Ростелеком, но безуспешно. Так что тем архивам, которым только предстоит разработка своих АИС, стоит подумать насколько необходим этот функционал, поскольку количество запросов, поступающих в архив через портал невелико. Причем эти проблемы никогда не возникали при обращении граждан через виртуальные приемные архивов.
Повышение качества информационного обслуживания населения - безусловный приоритет в работе архивных учреждений области.
Соглашение с Отделением ПФР по электронному взаимодействию Комитет по развитию информационных технологий заключил в 2013 году. В 2019 году мы заключили дополнительное соглашение, которым были определены формы запросов о подтверждении факта выдачи архивной справки и ее достоверности, сроки их исполнения, перечень обязательных приложений. Одновременно была проведена работа по заключению соглашений Отделения с муниципальными архивами и муниципальными администрациями. На 01.09.2020 13 из 16 муниципальных архивов работают в соответствии с заключенными соглашениями. Ждем подключения 3-х последних.
Но уже по итогам первого полугодия показатели радуют. Если в 2019 г. запросы, поступившие в госархивы из органов Пенсионного фонда по VIP NET, составляли 40%, то по итогам первого полугодия - 70%. Документы поступают в полном комплекте. В соглашениях отдельно оговорено право архива не принимать к рассмотрению запросы без приложений, в частности без копии трудовой книжки.
По муниципальным архивам картина пестрая. От 22 % до 82%. Но архивы, исполняющие наибольшее количество запросов (от 64% до 82%) получают через VIP NET.
Актуальность развития виртуальных форм популяризации архивных документов с особой убедительностью показал нам текущий год.  Государственные архивы очень активно используют в этих целях и сайты, и аккаунты в «ВКонтакте». На сайтах и в аккаунтах архивы выкладывают тематические подборки документов, публикации, виртуальные выставки. Проект «Viva, Fidel», посвященный юбилею визита Фиделя Кастро в Мурманск, в рамках которого на сайте ГАМО были опубликованы фотографии, газеты, кинохроника, понравился настолько, что когда в Мурманск прибыл с визитом полномочный посол Кубы, областное правительство посчитало, что лучшим сопровождающим для него будет специалист госархива.
В 2020 году на сайтах госархивов появились разделы, посвященные 75-летию Победы в Великой Отечественной войне, на которых выложены сборники и выставки документов по военной тематике, публикации сотрудников архивов, подборки документов. Часть из них была представлена через аккаунты госархивов.
В рамках проекта «Семейные архивы» на сайтах и в аккаунтах госархивов были опубликованы видеоуроки и видеоролики, которые дают навыки по формированию, правильному хранению и даже самой простой реставрации на дому документов из семейных архивов. Популярностью пользуются видеоролики ГАМО, в которых пошагово показано как осуществлять поиск документов с помощью АИС ДАФ МО.
Если говорить о внедрении систем электронного документооборота, у нас в регионе в органах исполнительной власти и в органах местного самоуправления используется СЭД, разработанный на основе системы федерального Министерстве экономики. Разработчики системы – компания «Диджитал дизайн». У нас не утвержден на областном уровне перечень документов, которые ведутся только в электронном виде. В системе отсутствует функционал, связанный с формированием документов по номенклатуре и с последующим формированием описей дел. Мы давали свои предложения по доработке СЭД. Они касались не только номенклатуры и описей, но и формирования актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Однако в этом вопросе мы не нашли понимания с Комитетом по развитию информационных технологий, который до сих пор считает этот функционал вспомогательным. Но это просто вопрос времени. Предстоящий прием электронных документов заставит вернуться к решению этой проблемы.
Сейчас у нас в работе техническое задание на разработку системы, которая должна облегчить жизнь архивистам. Мы собираем развернутую статистику и годовую, и квартальную. В целях сокращения временных затрат при формировании и анализе планово-отчетных документов как архивных учреждений, так и органа управления, мы планируем внедрить АИС по формированию статистической отчетности.
У системы будет 2 основные задачи:
- формирование достаточного объема первичных данных, служащих основанием для принятия управленческих решений;
- возможность оперативного получения аналитической информации по отдельным показателям (направлениям деятельности) государственного (муниципального) архива или группы архивных учреждений.
У каждого государственного и муниципального архива будет свой «личный кабинет», в котором будут формироваться плановые и отчетные показатели развития архивного дела по каждому архиву; на основе первичных данных будут формироваться сводные показатели по государственным и муниципальным архивам. На таких же принципах будет обеспечено автоматическое формирование статистической формы № 6 на основе Сведений об организациях-источниках комплектования и статистических отчетов по кадрам. Система будет располагаться внутри ЛВС органов исполнительной власти Мурманской области.
Если говорить о перспективах развития, они напрямую связаны с задачами, которые нам предстоит решить в ближайшие годы.

1.    Во-первых - обновление парка компьютерной техники, приобретение современного программного обеспечения. 20% ПК, используемых в ГАМО, приобретены до 2010 г. У муниципальных архивов положение еще сложней: персональные компьютеры, со сроком эксплуатации свыше 10 лет, составляют 45% от общего количества имеющихся.

2.    Серьезную задачу нам предстоит решить по поэтапному подключению муниципальных архивов к АИС ДАФ МО в рамках создания единой региональной АИС по документам Архивного фонда Мурманской области. В АИС уже имеется модуль для муниципальных архивов. Будем добиваться финансирования этой задачи.

3.    В ближайшее время нам необходимо обеспечить защиту персональных данных пользователей АИС.

4.    Мы будем продолжать развивать электронное взаимодействие с органами Пенсионного фонда в целях создания модели, максимально удобной для граждан, оформляющих пенсию.

5.    Оба госархива планируют обновить сайты силами сторонних организаций, создать их мобильные версии.

6.    Внедрение АИС по формированию статистической отчетности.

Это наши задачи на ближайшие годы. Мы не планируем разработку отдельной программы по развитию информатизации. Все эти мероприятия включены в государственную программу, которую разработало Министерство культуры на 2021-2025 гг. Однако в нынешних условиях наличие мероприятия в государственной программе вовсе не гарантия выделения финансовых средств на его реализацию.
На 2021 год нам выделили 4 млн руб. на оцифровку документов, мы надеемся получить 2 млн на защиту персональных данных пользователей АИС, и если из 1,5 млн руб., дополнительно запланированных на приобретение компьютерной техники и программного обеспечения в ГАМО, выделят хотя бы половину, это будет удачный год.