Картотека создавалась для регистрации и учета населения Ленинграда.

Она велась Адресными бюро (столами) в виде адресных листков на граждан, проживающих в Ленинграде.

Ведение картотеки осуществлялось согласно Инструкции о порядке учета населения в Центральном Адресном Бюро и Отделениях Милиции г. Ленинграда, административных отделах Уездисполкомов, заштатных городах и поселках городского типа, а также о правилах прописки и отметки и взимании прописочного сбора в Ленинграде и губернии, утвержденной приказом начальника Административного отдела Ленинградского губернского Исполнительного Комитета Советов рабоче-крестьянских и красноармейских депутатов - начальника Губернской милиции от 19.04.1927 №255/VI.

В соответствии с действующими на тот момент времени приказами НКВД СССР по учету и регистрации граждан адресные листки хранились в Адресных бюро в течение двух лет со дня выбытия адресата из города, смерти, или перемены фамилии, после чего вынимались из картотеки и поступали в архив. С течением времени сохранилась только часть картотеки адресных листков за 1941-1947 гг. (около 2,8 миллионов листков), составленных на лиц, выбывших из Ленинграда в 1941-1947 годах и не вернувшихся до 1947 года.

До 2002 года картотека находилась на хранении в Адресно-справочном бюро Главного управления внутренних дел Санкт-Петербурга и Ленинградской области. В апреле 2002 года картотека была передана на архивное хранение в отдел спецфондов Информационного центра Главного управления внутренних дел Санкт-Петербурга и Ленинградской области (далее –ИЦ ГУ МВД) с образованием самостоятельного фонда, которому был присвоен

№ 86 и дано наименование «Коллекция карточек на лиц, выбывших из Ленинграда в 1941-1947 гг. и не вернувшихся до 1947 года». Была создана опись, включающая 908 единиц хранения по числу ящиков, в которых находились листки.

Листки составлялись, преимущественно, на совершеннолетних граждан. Дети до 16 лет, уехавшие (приехавшие) вместе со взрослыми, вписывались в листки убытия только одного из них: в листок отца или в листок матери.

Листки «для прибывающего» хранились в картотеке до получения листка с новым адресом или листка «для убывающего».

Адресный листок представлялся в отделение милиции с момента прибытия лица одновременно с адресной карточкой.

Адресный листок на прибывшего (форма 271а) составлялся на каждое лицо в отдельности и представлялся в соответствующий отделение милиции для прописки в течение 24 часов с момента прибытия данного лица.

Листки убытия (прибытия) составлялись при выписке (прописке) уезжавших (приезжавших) без отрывного талона:

а) на дачи на срок летнего дачного сезона;

б) на отдых или лечение в курортные местности, дома отдыха, санатории;

в) в отпуск или на каникулы;

г) в командировку на срок не более 2 месяцев;

д) на совещания, съезды, конференции;

е) на краткосрочные до 2 месяцев курсы;

ж) экскурсантов и туристов;

з) больных, приезжавших в больницы или другие лечебные заведения, а также при выписке (прописке);

и) перемене места жительства в том же городе, рабочем поселке;

к) переменивших имя, фамилию или обменявших паспорт;

л) выбывших вследствие смерти (листки убытия) / получивших паспорт по достижении 16-летнего возраста(листки прибытия).

В каждый адресный листок занесены следующие анкетные данные:

1. Фамилия, имя, отчество;

2. Дата и год рождения (преимущественно в адресных листках имеется только год рождения);

3. Место рождения;

4. Национальность;

5. Информация о прибытии в Ленинград (может быть указана дата прибытия в Ленинград и адрес предыдущего места проживания);

6. Адрес прописки в Ленинграде;

7. Причина составления листка убытия, цель приезда (отъезда) (например, перемена имени, отчества или фамилии, обмен паспорта, перепрописка, перемена места жительства, выбытие в РККА или эвакуацию, смерть лица, в отношении которого составлен адресный листок и т.д.);

8. Отношение к военной службе;

9. Место работы, род занятий, занимаемая должность;

10. Паспортные данные (кем, когда и за каким номером выдан паспорт, временное или командировочное удостоверение);

11. Сведения о детях моложе 16 лет, уехавших (приехавших) вместе с взрослыми. Дети до 16 лет, уехавшие (приехавшие) вместе со взрослыми, вписывались в адресный листок только одного из родителей);

12. Дата составления адресного листка и подпись должностного лица.

Отрывные талоны листка убытия (прибытия) составлялись для учета в Центральном управлении народно-хозяйственного учета Госплана СССР (ЦУНХУ).

В картотеке имеются архивные документы следующих видов: адресные листки, листки убытия, листки прибытия и отрывные талоны к листкам убытия и листкам прибытия.