null 4. Порядок оформления заказов на копирование документов
4.1. Копии архивных документов изготавливаются:
– по заказам пользователей читального зала в зависимости от технических возможностей архива;
– по письменным запросам юридических и физических лиц;
– по заказам сотрудников архива, занимающихся выполнением служебных заданий.
4.2. Заказы на копирование оформляются на специальном бланке. (Приложение ). При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документа (№ фонда, № описи, № дела, №№ листов, в том числе оборотные), количество листов, способ воспроизведения копии (машинописная, ксерокопия, фотокопия, микрофотокопия), количество экземпляров и форматы изготовления копии.
При оформлении заказа на фотокопирование (микрофильмирование) документов необходимо дополнительно указать вид съемки (полистно – т.е. по одному листу на кадр с расположением текста поперек кадра), либо в разворот, когда могут быть сняты два документа на один кадр. В этом случае документы располагаются вдоль кадра. Обязательно указывается количество кадров. Подсчет кадров делается из расчета одна страница на кадр (при полистной съемке), две страницы на кадр (при съемке в разворот).
Одновременно к бланку заказа на фотокопирование (или микрофильмирование) сотрудником читального зала или группы микрофильмирования составляется заявка на имя руководителя Центрального государственного архива кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга или Лаборатории обеспечения сохранности документов. (Приложение ).
– Заказы на копирование, оформленные пользователями, передаются сотруднику читального зала.
– Заказы на копирование, оформленные сотрудниками архива, после получения разрешения на копирование, передаются оператору множительной техники или зав. машбюро вместе с делами.
На период работы с документами оператор, зав. машбюро несут ответственность за сохранность переданных им документов и ведут учет выполненных работ в специальном журнале. (Приложение ).
4.3. Дела, подлежащие копированию, в обязательном порядке должны иметь листы использования, в которых сотрудник должен сделать отметку о проведенных работах.
4.4. Разрешение на копирование документов осуществляется руководством архива в соответствии с приказом директора о распределении обязанностей между руководителями архива. Разрешение на копирование уникальных, особо-ценных документов, прошедших страховое копирование, осуществляется директором архива.
4.5. Порядок расчетов за копирование документов, стоимость изготовления копий архив согласовывает с заказчиком заранее.
4.6. Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки, решается руководством архива в каждом конкретном случае. При необходимости расшивки дел с разрешения руководства архива, заказчик оплачивает счет за переплет дела.
4.7. Изготовление копий производится в срок не более одного месяца после оплаты заказа.
4.8. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивы не несут.