null 8. Хранение фонда пользования
8.1. Организация хранения фонда пользования, а так же выдача копий для использования возлагается на специально назначенного сотрудника архива, согласно приказу директора.
8.2. Копии документов фонда пользования должны храниться обособленно от оригиналов документа, с которых они изготовлены, в выделенном для этой цели помещении архива.
8.3. Помещение (часть архивохранилища, архивохранилище) должно быть приспособлено для хранения копий документов на различных материальных носителях.
8.4. За единицу хранения копий документов, включенных в фонд пользования по усмотрению архива, принимается:
– рулон пленки (для рулонного микрофильма);
– отрезок микрофильма;
– фотоотпечаток;
– лист документа на бумажной основе.
8.5. Копии документов в виде микрофильмов следует хранить в боксах и микротеках, в металлических коробках и специальных конвертах (отрезки микрофильмов с отснятыми на них отдельными разрозненными документами).
8.6. Фотокопии и копии на бумажной основе рекомендуется вкладывать в специальные конверты, папки с клапанами, твердые обложки, которые помещаются в архивные коробки или картотечные ящики.
8.7. Поисковые данные оригиналов дел (документов) должны проставляться на копии и на ее упаковке.
8.8. Копии документов, включенных в фонд пользования по усмотрению архива, возможно хранить с учетом их принадлежности к определенной группе, а внутри группы либо в порядке включения копий в фонд пользования, либо по порядку номеров фондов, описей, дел или листов дела.
Быстрый поиск требуемых копий обеспечивается наличием учетно-справочных картотек, топографических указателей.
РАССМОТРЕНО
Протокол ЦЭПМК Архивного комитета
от _____________ № _______