null Проблемы и перспективы работы с архивными документами, имеющими повреждения носителя и информации
Федеральный Закон «Об Архивном деле в Российской Федерации» № 125 от 22 октября 2004 г. рассматривает задачу обеспечения сохранности архивных документов как наиболее приоритетную не только для архивов, но и для организаций разного уровня и форм собственности.
В Национальном архиве Республики Коми на 01.04.2024 г. хранится более 1 млн 140 тыс. ед. хр. за период с 1634 года по 2022 год. Документы представлены управленческой документацией, передаваемой на государственное хранение организациями источниками – комплектования, документами по личному составу ликвидированных предприятий, документами личного происхождения фондообразователей, фотодокументами, электронными документами.
Первостепенная роль в деле обеспечения сохранности архивных документов отводится соответствию архивохранилищ установленным нормативным требованиям. Обязательным условием является наличие комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму. В ГУ РК «Национальный архив РК» разработаны «Инструкция по организации охранного режима архивохранилища №2 (ул. Южная, 7)» и «Инструкция о пропускном режиме и организации охраны в ГУ РК «Национальный архив РК» в т. ч. рассматривающих вопросы порядка приема, хранения ключей от рабочих помещений архива, опечатывание помещений, выноса документов, материальных ценностей из здания архива, порядка доступа в хранилища. (СЛАЙД 2)
Предметом особого внимания архивных работников являются световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов. Перед архивистами стоит задача уменьшения скорости старения всех документов, т. е. сведения к минимуму действия негативных для документов факторов: тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды. (СЛАЙД 3)
Важное место в деле обеспечения сохранности архивных документов на бумажной основе занимает их защита от биоповреждений, возникающих в результате несоблюдения условий хранения и аварийных ситуаций.
(СЛАЙД 4)
В 2022 г. в одном из хранилищ государственного архива произошла протечка кровли что вызвало намокание некоторых архивных документов. Отмечу, что протечка кровли была оперативно устранена, на выделенные из республиканского бюджета средства проведен капитальный ремонт крыши и ливневой канализации. Влажные документы успешно удалось просушить путем вымораживания в морозильном ларе на базе Регионального центра сохранения библиотечных фондов ГБУ «Национальная библиотека Республики Коми». Перспективой решения вопросов с просушкой документов могло бы стать приобретение сублимационной сушильной камеры. Мировая практика считает ее наилучшим способом восстановительной сушки, не дающим возможности для появления плесени и других биоповреждений. Она предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов.
В повседневной работе архивистов огромное значение имеют организация контроля за движением дел, систематическая выверка книг выдачи документов из хранилищ. Внимание к этому комплексу работ носит постоянный и целенаправленный характер. Перспективой в этом направлении могло бы стать внедрение современной технологии в работу по учету и контролю за движением дел в архивохранилищах с применением штрих-кодирования (СЛАЙД 5)
Базовыми направлениями работ по обеспечению сохранности являются реставрация и страховое копирование архивных документов. В результате реставрации сохраняется документ - носитель с зафиксированной на нем информацией, а при страховом копировании – архивная информация. В среднем в год Национальный архив Республики Коми реставрирует более 500 ед. хр. документов на бумажной основе.
В структуре архива имеется лаборатория обеспечения сохранности архивных документов, куда на реставрацию поступают документы с физическими повреждениями: разрыв листа; разрывы на множественные фрагменты, на сгибах внутри листа, по краям листа; ветхие разрушенные края листа; листы с выпавшими фрагментами (т.е. дырами) от одной до множества по всему листу; листы из обветшавшей бумаги. (СЛАЙД 6)
В качестве примера реставрации использовано дело из дореволюционного фонда. На слайде можно увидеть, как выглядят подшитые в этом деле листы, отреставрированные методом одностороннего дублирования. Укрепленные листы свидетельствуют об их усиленной прочности, использованная для реставрации микалентная бумага позволила полностью сохранить текст документа и содержащиеся в нем исторические сведения.
Если архивное дело попало в лабораторию, его нужно «вылечить» полностью, во избежание повторных обращений и связанных с ним расходов – времени, материалов, организационных процедур. Этот принцип действует на дела дореволюционного периода. Восстановление прочности и долговечности документов в ходе реставрационных работ - сегодня единственное реальное средство сохранения оригиналов, разрушающихся при длительном архивном хранении и использовании. (СЛАЙД 6)
Обязательным условием организации работ для реставрации архивных документов является избирательный подход к отбору дел с учетом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В соответствии с разработками ВНИИДАД дефекты документов классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация).
В Национальном архиве Республики Коми подготовлена «Памятка по выявлению документов на бумажной основе с повреждениями носителя и текста и порядке ведения учета физического состояния дел на основе буквенно-цифровой индексации». Несмотря на мероприятия по реставрации документов, которые планомерно проводит архив, ежегодно выявляются дела в плохом физическом состоянии, требующие реставрации.
Главной задачей архивистов в соответствии с указанной Памяткой является избирательный, дифференцированный подход к реставрации документов с учетом их ценности и потенциальной долговечности, выделение из общего объема приоритетных документов, пользующихся спросом исследователей (СЛАЙД 6)
При выявлении поврежденных документов составляется карточка БЦИ на одно дело с отражением повреждений носителя и текста. На лицевой стороне карточки подробно с описанием степени повреждений указываются повреждения носителя и повреждения текста, проставляется общий индекс повреждений. В соответствии с общим индексом карточки помещаются в картотеку БЦИ Сведения одновременно вносятся в лист-заверитель дела с обязательной пометкой «БЦИ» (СЛАЙД 7,8).
В дальнейшем буквенно-цифровая оценка носителя и текста ориентирует специалистов архива: дает возможность своевременно выявлять дела в плохом состоянии, степень повреждения носителя (бумаги) и возможность выдачи дел из хранилищ для использования исследователям, очередность передачи дела на реставрацию. Сотрудники архива ведут учет физического состояния дел по буквенно-цифровой индексации параллельно в электронном формате.
Контроль за сохранностью фондов осуществляется на основе проверки их наличия и состояния. В архиве ведется проверка наличия дел, цикличность проверки составляет не более 25 лет. Ввиду больших объемов к проверке привлекаются все хранители фондов, независимо в каком хранилище находится фонд.
На основании утвержденного в 2021 г. Росархивом Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом, в архиве разработан «Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (далее Порядок). Данный порядок регламентирует организацию работы архива по отнесению документов Архивного фонда Российской Федерации, к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии. Это архивные документы с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации; с невозможностью зрительным восприятием пользователем, содержащейся в архивном документе информации вследствие ее угасания, повреждения или утраты.
В 2023 г. в архиве проведено 17 заседаний Комиссии по признанию документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Комиссией рассмотрено 317 дел, не выданных в читальный зал из-за неудовлетворительного физического состояния. Лабораторией обеспечения сохранности архивных документов проведена работа в отношении 208 дел. Дела, запрошенные исследователями, сначала реставрируются, переплетаются или подшиваются, оформляются и только потом выдаются в читальный зал.
Составной частью решения проблемы обеспечения сохранности архивных документов на бумажных носителях является страховое копирование архивных фондов. (Слайд 9)
С 2010 г. в архиве с помощью системы цифрового микрофильмирования (СОM-система), которая предназначена для перевода информации из электронного вида на черно-белую или цветную форматную микрофишу создано страхового фонда на 1634 ед. хр., 4599 микрофиш.
Отснятый архивом страховой фонд на рулонной микропленке планомерно передается на централизованное хранение в федеральное казенное учреждение Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ) в г. Ялуторовск Тюменской области.
Наиболее оптимальным видом работы, исключающим повреждения документов Архивного фонда Российской Федерации пользователями и исследователями, является сканирование и создание электронного фонда пользования. Обеспечивается сохранность подлинников документов путем постепенного вывода их из оборота использования (СЛАЙД 10). В первую очередь сканируются дела особо ценных документов, а затем востребованных исследователями фондов, в архиве оцифровано 8 590 ед. хр., это 1 039 460 электронных образа объемом 2,34 Тб. (СЛАЙД 11).
В завершении хотелось бы отметить, что снижение количества документов, имеющих повреждения носителя, возможно только при проведении на постоянной основе комплекса работ и технологических операций по восстановлению оригиналов архивных документов и созданию электронного фонда пользования. Реставрация является вынужденным и необходимым актом физического вмешательства на стадии разрушении документа. Только своевременное вмешательство реставрационного процесса может продлить жизнь документа, как исторического памятника и информационного ресурса государства и общества.