null О переходе архивных учреждений Северо-Западного федерального округа на новую модель информационного взаимодействия территориальных органов Социального фонда России и архивных учреждений по предоставлению информации, связанной с социальной защитой граждан и предусматривающей их пенсионное обеспечение
Уважаемый Андрей Викторович! Уважаемый Петр Евгеньевич!
Уважаемые коллеги, участники научно-методического совета СЗФО!
Опыт совместной работы архивных учреждений с территориальными отделениями ранее Пенсионного, теперь Социального фонда Российской Федерации, насчитывает уже два десятилетия, и поэтому очередные изменения, которые должны были произойти с принятием Федерального закона от 11 июня 2022 г. № 182-ФЗ (в соответствии с которым с 1 июля 2023 года государственные и муниципальные архивы при наличии соответствующих архивных документов должны предоставлять по запросу Социального фонда Российской Федерации сведения, необходимые для пенсионного обеспечения граждан, с использованием Единой государственной информационной системы социального обеспечения
(ГИС ЕЦП), были восприняты архивным сообществом с пониманием, поскольку стали очередным важным и логичным шагом в реализации комплексного подхода к выполнению всех процессов, необходимых для назначения и предоставления мер социальной поддержки, предусматривающего получение ведомствами всех необходимых документов посредством информационного взаимодействия между собой через ГИС ЕЦП, без участия в этом процессе человека, кому эти меры социальной поддержки адресованы. С пониманием архивисты относятся к трудностям и проблемам, неизбежно возникающим в процессе перехода на новый вид взаимодействия, а поддержка и прямое участие Росархива и Социального фонда в решении поставленных задач по работе в новой информационной системе, в том числе очень своевременное решение вынести вопрос взаимодействия на обсуждение научно-методических советов федеральных округов, дает основание быть уверенным, что решение всех проблем нам по силам.
Слайд 2
В процессе подготовки программы работы Совета было принято коллегиальное решение подготовить одно выступление, содержащее анализ предварительных результатов и проблем взаимодействия государственных и муниципальных архивов регионов Северо-Запада с территориальными органами Социального фонда России в рамках перехода на работу по исполнению социально-правовых запросов в ГИС ЕЦП, и я благодарю коллег, оперативно откликнувшихся и предоставивших полную информацию по вопросам специально разработанной анкеты.
Слайд 3
На сегодняшний день к ГИС ЕЦП через личные кабинеты подключены 17 государственных и 194 муниципальных архивов Северо-Западного федерального округа, в работе по исполнению запросов через систему задействовано 795 сотрудников всех статусов (координатор, подписант, исполнитель). График подключения к ГИС ЕЦП представлен на слайде. Санкт-Петербург и Ленинградская область вошли в число первых шести регионов, которые начали работу в продуктивном контуре Единой централизованной цифровой платформы в социальной сфере (ГИС ЕЦП) с 24 января 2024 года. Архивы Мурманской области подключились 4 июня 2024 года.
Слайд 4
Была проведена подготовительная работа по оценке готовности оборудования и программного обеспечения архивов к работе в ГИС ЕЦП в соответствии с техническими требованиями. Понятно, что ситуация с материально-техническим обеспечением возможности работы в информационных системах у разных регионов разная. В этой связи хотелось бы отметить опыт наших коллег - архивистов Республики Карелия,который возможно станет полезным для всех регионов, когда в рамках проведенного мониторинга готовности государственного и муниципальных архивов к переходу на работу в ГИС ЕЦП было установлено, что большинство муниципальных архивов не имеют материально-технической и финансовой возможности самостоятельного приобретения необходимой технической базы (компьютеров), программного обеспечения, лицензий по заявленным требованиям. Для решения данной проблемы была сформирована заявка на выделение субсидии из бюджета Республики Карелия местным бюджетам на реализацию мероприятий в целях технического оснащения рабочих мест. Подготовлено соответствующее постановление правительства Республики Карелия о выделении финансирования из расчета 50% софинансирования органов местного самоуправления из резервного фонда Правительства Республики Карелия порядка 2 млн рублей.
Начало работы в продуктивном контуре сопровождалось рядом проблемам (опыт Санкт-Петербурга): запросы из СФР поступали опозданием до 10 дней, формировались повторно на одних и тех же граждан, дублировались по VipNet, были проблемы с выведением на печать. Архивным комитетом Санкт-Петербурга ежедневно велась статистика полученных запросов, сведения вносились в табличную форму Росархива на Яндексдиске. Помимо этого при возникновении ошибок системы, они описывались и направлялись ответственному сотруднику Росархива, начальнику отдела межархивных информационно-коммуникационных проектов Российского государственного архива научно-технической документации Глищинской Наталье Васильевне. Многие вопросы были использованы при подготовке памятки Росархива «Личный кабинет архивной организации. Часто задаваемые вопросы».
Для формирования практики единообразного заполнения карточек запросов и ответов на них, контроля времени поступления запроса с момента его направления СФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области было проведено выездное практическое совещание с участием представителей отделения СФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области, Архивного комитета и архивных учреждений. На встрече была проведена практическая демонстрация особенностей заполнения запросов со стороны отделения СФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области и ответов на запросы в ГИС ЕЦП со стороны архивов. Такой обмен опытом позволил понять логику заполнения запроса и ответа на него обеих сторон.
Были достигнуты закрепленные протоколом встречи договоренности по направлению ответов на запросы о переименовании организаций в формате «.pdf», об особенностях заполнения полей запроса и ответа на него, с целью правильного их понимания.
Указанные договоренности позволили преодолеть некоторые особенности, возникающие при заполнении полей с некорректными наименованиями и достигнуть взаимопонимания архивов и отделения СФР по Санкт-Петербурге и Ленинградской области в вопросах дальнейшего взаимодействия по исполнению социально-правовых запросов.
Слайд 5
Статистика поступлений запросов на слайде, это выгрузка статистических данных еженедельно формируемых в ГИС ЕЦП и размещаемой в группе «Взаимодействие СФР-архивы» в Телеграмм на 30.05.2024. Информация систематизирована в соответствии с очередностью подключения регионов. Мурманская область не указана соответственно, однако по данным все той же статистики архивами области на 20.06.2024 получено 600 и исполнено 348 запросов.
Больше всего запросов поступает в архивы Санкт-Петербурга, что и не удивительно, учитывая количество предприятий, учреждений и организаций, действовавших в городе, мы подсчитали: в среднем на одного занятого только исполнением запросов сотрудника и только из ГИС ЕЦП приходится более 300 запросов.
Слайд 6
В архивы продолжают поступать запросы по другим каналам связи: по Почте России, на личном приеме, через VipNet, на официальном сайте, через электронную приёмную, иные информационные системы, электронную почту и т.д. Данная статистика конечно имеет погрешности, поскольку и разная очередность подключения, и в отношении архивов первой очереди конечно в статистику попали например запросы, поступавшие и по VipNet,- дублирующие запросы ГИС ЕЦП. Безусловно по мере внедрения ГИС ЕЦП в работу эта динамика будет изменяться в сторону увеличения ГИС ЕЦП, но какое-то количество запросов по иным каналом связи останется. И в этой связи хотелось бы затронуть два, важных на наш взгляд момента, которые стоит учесть и проработать в будущем.
Первый – это регистрация запросов. По результатам анкетирования стало ясно, что абсолютно все архивные учреждения регионов Северо-Запада регистрируют запросы, проступающие через ГИС ЕЦП, наряду с остальными в имеющихся информационных системах совершенно разного направления от архивных внутренних до систем электронного документооборота (доработав системы и внося, если это позволяет система - номер по ГИС ЕЦП либо источник поступления), в электронных либо бумажных журналах учета запросов. И это необходимо, не только потому, что пока ГИС ЕЦП не работает стабильно: печальная практика частых сбоев в работе ГИС ЕЦП, в том числе с исчезновением отдельных запросов из системы с невозможностью их последующего восстановления, сохраняющаяся угроза потери данных, не даёт возможности владеть полной и достоверной статистикой в отношении поступления запросов и своевременного направления ответов на них. Надеемся, это – временный фактор. В первую очередь мы должны учитывать требования ведомственной статистики (статформа № 1), требования отчетности каждого региона обязывает нас с установленной в каждом регионе периодичностью (ежемесячной, ежеквартальной, нарастающим итогом и т.д.) вести соответствующий учет исполнения, сроков исполнения, результатов исполнения запросов, чего, к сожалению, статистика ГИС ЕЦП дать не может и наверное, не должна. Однако, хотелось бы, чтобы при дальнейшей доработке технической составляющей разработчиками ГИС ЕЦП была бы продумана возможность осуществления выгрузки данных по запросам в ГИС архивов в автоматическом режиме, иными словами продумана интеграция ГИС ЕЦП с информационными системами по типовым техническим требованиям. В Санкт-Петербург мы планируем внести в план развития ГИС «Архивы Санкт-Петербурга» на 2025 год эту задачу.
Второй момент – это сохранение запросов и (или) ответов на запросы в ГИС ЕЦП и системах архивов. По результатам анкетирования все архивные учреждения в той или иной форме, руководствуясь статьей 595 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 27.06.2022 № 72, сохраняют ответы либо на бумажном носителе, формируя дела с намерением хранить их 5 лет, либо сохраняют ответы в своих информационных системах, прикрепляя к карточке запроса, либо на серверах и рабочих местах исполнителей.
Очевидно, по мере совершенствования ГИС ЕЦП, необходимость сохранять копии ответов в архивах отпадет, они должны храниться в системе, в формализованной форме, а значит надо продумывать внесение соответствующих изменений и в Перечни сроков хранения, и в методические документы по работе с социально-правовыми запросами и конечно в Правила работы архивов (2020 года), конкретно в отношении данной категории запросов.
И завершая часть доклада в отношении содержательной стороны взаимодействия с СФР - хотелось бы затронуть вопрос работы с непрофильными запросами.
Слайд 7
Для правильной маршрутизации запросов на исполнение в тот или иной архив сотрудник ОСФР должен осуществить поиск по справочнику о местонахождении документов по личному составу в архивных учреждениях. Источником сведений для этого справочника является Справочно-информационная система «База данных о местонахождении документов по личному составу», владельцем которой является Федеральное архивное агентство. База данных построена как картотека организаций с указанием переименований организации и крайних дат документов по личному составу.
Выгрузка из БД пока в ручном режиме передана в СФР и загружена в ГИС ЕЦП. Наполнение Справочно-информационной системы активно продолжается, по информации Глищинской Н.В. в течение года планируется реализовать автоматизированный обмен данными из справочной системы в ГИС ЕЦП, чтобы все изменения и дополнения были доступны в режиме реального времени. При этом архивным учреждениям нужно будет поддерживать сведения в Справочно-информационной системе в актуальном состоянии и своевременно вносить в нее сведения о новых поступлениях.
Тем не менее, процент непрофильных запросов остается очень высоким: специально этот вопрос с регионами не прорабатывался, поэтому поясню на примере Санкт-Петербурга.
По данным нашей ГИС «Архивы Санкт-Петербурга» на 20 июня: из 10,0 тысяч запросов, более 6,0 тысяч – это непрофильные, ответы на которые содержали либо рекомендации по обращению (бОльшая часть), либо без рекомендаций. Вопрос о целесообразности направления очевидно непрофильных запросов обсуждался на совместных совещаниях. Установлено, что СФР не имеет возможности отказаться от направления непрофильных запросов, так как на основании статьи 21, пункт 8.1 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» СФР оказывает содействие гражданину в истребовании документов, необходимых для назначения страховой пенсии. При невозможности найти организацию запрос направляется в архив. Ответы архива на непрофильные запросы являются отчетом СФР о проделанной работе и основанием для ответа заявителю и решения вопроса о начислении пенсии. Видимо без изменения законодательства по данному вопросу ситуацию изменить будет невозможно, и она будет только усугубляться, особенно когда за назначением пенсии будут обращаться люди, работавшие в 1980-90-е годы прошлого века.
Теперь о проблемах в работе ГИС ЕЦП.
Слайд 8
Стабильность работы системы. Разработчиками ведется постоянная работа по обновлению и исправлению программного продукта, проблемы постепенно устраняются, но на сегодняшний день остается еще много вопросов, требующих решения. Частые сбои в программе не позволяют своевременно распределять запросы исполнителям, брать их в работу, исполнять и подписывать, невозможно перенести срок исполнения запроса. В мае, при 159 рабочих часах ГИС ЕЦП не работала 68 часов (43 % рабочего времени), следствие – нарушение сроков исполнения запросов за пределами 30 дней.
К техническим вопросам относится и требующая по мнению ряда регионов серьезная проработка системы безопасности со страницей
«ЛК Архивной организации». Участились случаи, когда Яндекс Браузер стал блокировать сайт со страницей «Личный кабинет архивной организации», как небезопасный. Кроме того, до сих пор не решен вопрос, связанный с аттестацией рабочих мест сотрудников архивных учреждений, работающих в ГИС ЕЦП, а аттестация рабочих мест требует дополнительного финансирования и штатного специалиста по информационной безопасности в архиве.
Слайд 9
Ошибки и технические сбои в работе. Возникновение системных ошибок (403.404,503,504).
Временные потери в работе, обусловленные особенностями работы программного продукта, низкой скоростью. Ввод данных происходит с ощутимой задержкой, проведение технических работ отнимает много времени. Нет никакой информации при входе в программу, что проводятся технические работы, срок восстановления работоспособности не указывается.
Отсутствие прямой связи со службой технической поддержки. Невозможно отследить получение заявки, ее статус, сроки рассмотрения и результат. Все заявки подаются через сотрудников СФР.
Не хватает информации в реестре запросов, долго обновляется информация в реестре, длительная процедура подписания запроса.
Систематически возникающие проблемы с сохранением заполненных форм ответов.
При направлении ответа на подписание программа выдает ошибку.
Отсутствует функция в автоматизированном режиме направлять в архив напоминание о не поступлении в территориальный орган СФР ответа на запрос в установленный срок.
Слайд 10
Невозможно настроить интерфейс программ «под себя», объединять исполнителей в группы, отделы, скрывать ненужные столбцы.
Слайд 11
В реестре запросов не хватает столбцов «Организация» (видеть где работал гражданин) и «Приложение» (чтобы видеть, где приложена копия трудовой книжки и не открывать файл лишний раз).
Слайды 12, 13
Внесение данных по одному запросу трудозатратно. При заполнении формы ответа на запрос о заработной плате каждый месяц надо заново выбирать и вводить «за период или помесячно», «единицу измерения», «год», «месяц», «вид выплаты, дохода» и только потом сумму заработка – и так 5 раз каждую. При наборе зарплаты за 60 месяцев приходится набирать информацию 300 раз. При этом, при технической доработке позиции с 1 по 5 можно выбрать и ввести один раз.
Предложение к разработчикам: создать готовую таблицу для заполнения с помощью табуляции и клавиши «ENTER», не открывая каждый месяц отдельно. Сделать сохраняющимися строки: «за период или помесячно», «единицу измерения», «год», «месяц», «вид выплаты, дохода», чтобы при вводе первого месяца они сохранялись и их можно было менять по мере необходимости, а не вводить каждый раз заново. При выборе зарплаты «за год» выводить строки за 12 месяцев, которые надо будет заполнить. Предусмотреть в одном месяце несколько граф для указания выплат в месяце (например: выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск, пенсионные взносы).
Слайд 14
Ответ на запрос по стажу: графы «Начало периода», «Конец периода» - обязательные для заполнения при приеме, переводе, увольнении (нужно вести две даты при приеме, две даты при переводе, две даты при увольнении), Но это всегда одна дата, не период. Две обязательные даты не нужны.
Слайд 15
При возврате проекта ответа на запрос специалисту – исполнителю на доработку отсутствует поле для указания замечаний по проекту ответа. Во всех запроса «Исполнитель СФР», «Телефон исполнителя» часто остаются незаполненными.
При распечатывании нового запроса, поступившего 2-3 дня тому назад, на распечатанном бланке указывается дата печати, а не дата поступления. Все предложения регионов были обобщены и могут стать приложением к резолюции. Текс резолюции выведен на слайд - Слайд 16.
Доработка ГИС ЕЦП с учетом замечаний и предложений, сформулированных в докладе и дополнительно высказанных участниками НМС СЗФО, уверена сделает процесс назначения пенсии, крайне чувствительный для каждого человека, максимально комфортным, объективным и своевременным.