null 7. Учет фонда пользования
7.1. Учет является средством обеспечения сохранности фонда пользования и позволяет осуществлять рациональное хранение и использование документов.
7.2. Организация учета фонда пользования возлагается на ответственного за учет фонда использования, входящего в состав отдела обеспечения сохранности документов архива.
7.3. Учет копий документов осуществляется, как правило, на уровне дел, на уровне документов учитываются копии документов, включенных в тематические подборки, и копии отдельных разрозненных документов. Учетным номером копии фонда пользования является порядковый номер, присвоенный копии по книге учета поступления.
7.4. Учет копий документов, включенных в фонд пользования, (по усмотрению архива) осуществляется ведением основных и вспомогательных документов.
7.4.1. Основными учетными документами к фонду пользования архива являются: книга (книги) учета поступлений копий.
7.4.2. При случайных и разовых поступлениях копий разрозненных документов возможно ведение одной общей книги учета поступлений; при объемных и плановых поступлениях в фонд пользования рекомендуется ведение отдельных книг учета поступления на ту или иную группу копий.
7.4.3. Вспомогательным учетным документом к фонду пользования является: учетно-справочная картотека (картотеки).
Она раскрывает и конкретизирует суммарную характеристику поступлений применительно к каждой копии, включенной в фонд пользования, служит рабочим инструментом при проведении проверки наличия и состояния фонда пользования.
7.5. Порядок ведения книги (книг) учета поступлений копий.
7.5.1. Порядок ведения книги (книг) учета поступлений копий, включаемых в фонд пользования по усмотрению архива, в целом аналогичен порядку, установленному для страховых копий документов. По книге (книгам) учитываются все поступления копий фонда пользования независимо от фондовой принадлежности копий, объема включенных в копию дел и документов, количества копий. Каждое поступление (по определенной группе копий) записывается под одним порядковым номером, который является его учетным номером.
7.5.2. Учетный номер копии, присвоенный ей при первоначальном поступлении, сохраняется и для вновь воспроизведенных (переснятых) копий фонда пользования.
7.5.3. В соответствующих графах книги учета поступлений помимо учетного номера копий указывается дата поступления, цель и дата копирования документов и дается суммарная характеристика поступлений копий в целом.
7.5.4. При наличии в фонде пользования различных групп копий в целях удобства учета, размещения и поиска копий может быть введена их буквенная индексация. Например: для микрофильмов тематических подборок – «Т», для фотокопий – «Ф», для ксерокопий – «К» и т.д.
Буквенный индекс соответствует группе копий, проставляется на обложке книги учета поступлений (или соответствующего раздела общей книги) рядом с названием группы копий, буквенный индекс входит составной частью в учетный номер копии.
7.6. Одновременно с регистрацией копии в книге учета поступлений составляется учетно-справочная карточка. Учетно-справочные карточки составляются с учетом фондовой принадлежности копий, отдельно на каждое дело.
Возможны случаи, когда на копию одного и того же дела (документа) может быть составлено несколько экземпляров учетно-справочных карточек для включения в разные картотеки. В этом случае в графе «Примечание» в каждой карточке делается соответствующая отметка о наличии фотокопий, ксерокопий, микрокопий. В учетно-справочной карточке расписывается копия каждого дела – указываются поисковые данные копии, приводится заголовок дела или документа, дается краткая характеристика копии (вид материального носителя, количество кадров и т.д.).
Внутри каждой из картотек карточки располагаются в порядке возрастания номеров фондов, описей, дел и листов дела.