null Отчет о работе ЦЭПМК за 2012 год
ОТЧЕТ о работе Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга за 2012 год
В 2012 году было проведено 12 заседаний ЦЭПМК, на которых были рассмотрены проблемы, связанные с формированием Архивного фонда Санкт-Петербурга, обеспечением сохранности документов, находящихся на временном хранении в ведомственных архивах и на постоянном хранении в государственных архивах, а также учетом, созданием и совершенствованием научно-справочного аппарата и использованием документов. Всего за отчетный период было рассмотрено 108 вопросов и принято 551 решение.
В прошедшем году значительное внимание было уделено вопросам обеспечения сохранности документов в ведомствах. Практически на каждом заседании рассматривались предложения государственных архивов по внесению изменений в списки № 1 организаций – источников комплектования госархивов - по изменению названий организаций или их организационно-правовой формы; было принято 196 решений по данным вопросам. Принимались также решения по оптимизации списков № 1 государственных архивов: ЦГА СПб – введено 6 организаций, выведено 26; ЦГАНТД СПб – введена 1 организация, выведено 6 организаций; ЦГАКФФД СПб – выведено 4 организации; ЦГАИПД СПб – введена 1 организация, выведена 1 организация. Выведение организаций из списков № 1 связано прежде всего с прекращением их деятельности, а также с отказом от сотрудничества с госархивами.
Работниками отдела комплектования ЦГА СПб был переработан Список № 1 организаций—источников комплектования ЦГА СПб, который представлен на рассмотрение ЦЭПМК в декабре 2012 года. Однако, в связи с необходимостью устранения большого количества замечаний и проведения ряда уточнений, согласование документа перенесено на февраль 2013 года.
На заседаниях комиссии были рассмотрены и одобрены 11 заключений на прием документов фондов личного происхождения, подготовленные ЦГАЛИ СПб, ЦГАИПД СПб и ЦГАКФФД СПб.
В целях обеспечения контроля за состоянием ведомственного хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов и в соответствии с утвержденным планом проведения проверок юридических лиц были проведены проверки обеспечения сохранности архивных документов в 15 организациях профиля ЦГА СПб, 2 – ЦГАЛИ СПб, 3 – ЦГАНТД СПб, 5 – ЦГАКФФД СПб. По результатам проведенных проверок выработаны рекомендации, направленные на обеспечение сохранности и упорядочение документов в организациях, а также обращено внимание руководителей на необходимость соблюдения существующих нормативов, предусмотренных Основными правилами работы ведомственных архивов. В ходе выполнения предписаний, полученных руководителями организаций, в которых проводились проверки, на заседания ЦЭПМК были представлены описи дел постоянного хранения, номенклатуры дел и акты о необнаружении документов, подготовленные организациями – источниками комплектования, имеющими задолженность по упорядочению документов и передаче их на постоянное хранение (Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Национальный государственный университет физической культуры, спорта и здоровья им.П.Ф.Лесгафта», Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Санкт-Петербургский морской рыбопромышленный колледж», ОАО «Кондитерская фабрика им.Н.К.Крупской», ОАО «Советская звезда», ОАО «ГосНИИхиманалит», ОАО «Балтийский завод»). Информация об итогах выполнения данными организациями предписаний, полученных ими после завершения проверок, будет представлена комиссии в 2013 году.
Отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Архивного комитета были подготовлены и представлены на рассмотрение ЦЭПМК 6 заключений об экспертизе ценности документов, проведенной работниками отдела по обращениям организаций. По итогам рассмотрения результатов экспертизы ценности 3 организации были включены в список № 1 организаций–источников комплектования ЦГА СПб: Санкт–Петербургское государственное унитарное предприятие «Завод по механизированной переработке бытовых отходов», Санкт–Петербургское государственное унитарное предприятие «Продовольственный фонд», Федеральное казенное образовательное учреждение дополнительного профессионального Санкт-Петербургский институт повышения квалификации работников Федеральной службы исполнения наказаний; другие 3 организации по решению ЦЭПМК не были включены в списки – Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Мелиоративная система Санкт-Петербурга», Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение «Управление инвестиций», Санкт-Петербургский филиал Федерального государственного автономного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования «Академия стандартизации, метрологии и сертификации».
Для определения порядка взаимодействия ведомственных и государственных архивов были приняты решения: «О сроках хранения архивных документов, образовавшихся в деятельности Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных услуг» (протокол № 11); «О передаче на постоянное хранение в ЦГА СПб личных дел студентов и преподавателей Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов» (протокол № 12); «О возвращении архивных документов, принятых в ЦГАЛС СПб по договорам, нотариусам – собственникам архивных документов» (протоколы №№ 1, 2 и 11), «О заголовках единиц хранения с одинаковым содержанием в архивных описях («то же»)» (протокол № 4).
В целях регулирования взаимоотношений государственных архивных учреждений ЦЭПМК были приняты решения «О перемещении из ЦГА СПб в ЦГАНТД СПб управленческой документации фондов профильных ЦГАНТД СПб» (протокол № 11), «О передаче фонодокументов из ЦГАИПД СПб в ЦГАКФФД СПб» (протокол № 11), «О целесообразности хранения в ЦГАИПД СПб неучтенного комплекса магнитных носителей (без возможности прочтения)» (протокол № 9).
Работниками государственных архивов и Комитета проводилась научная и методическая работа, и на заседаниях ЦЭПМК были одобрены памятки, подготовленные работниками ЦГАКФФД СПб: «Порядок работы по изготовлению комплекта страховых копий и копий фонда пользования особо ценных фотодокументов» (протокол № 10), Памятка по редактированию и унификации базы данных на фонодокументы в программно-информационном комплексе «КАИСА–АРХИВ» (протокол № 4), Памятка «Организация работ по инициативному документированию. Часть 1. Фотодокументирование» (протокол № 10).
В отчетном году на заседаниях ЦЭПМК были согласованы Положения об ЭПМК ЦГАИПД СПб, ЦГИА СПб и ЦГАНТДСПБ, а также Положения и схемы порядка учета архивных документов, подготовленные ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб и ЦГАКФФД СПб.
На заседаниях ЦЭПМК в апреле–июне 2012 году были заслушаны информации Архивного комитета: «О плане-проспекте юбилейного издания по истории архивной службы Санкт-Петербурга», «О представлении НМС СЗФО альбома «Былого счастия обзор…» (ЦГАКФФД СПб) и путеводителя по фондам ЦГАНТД СПб для выдвижения на конкурс научных работ» и о новых поступлениях в СИФ Архивного комитета за 2009–2012 гг. На заседании в декабре 2012 была представлена информация о ходе работы над 2-м выпуском межархивного справочника «Документы личного происхождения в архивных учреждениях Северо-Западного федерального округа», подготовленная работниками ЦГАЛИ СПб.
Значительная часть заседаний ЦЭПМК была посвящена рассмотрению результатов научно-технической обработки и экспертизы ценности документов. Обработка проводилась как государственными архивами (описи дел были представлены ЦГА СПб (1 опись), ЦГАНТД СПб (4 описи), ЦГАЛИ СПб (11 описей), ЦГАИПД СПб (8 описей), так и организациями – источниками комплектования ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб и ЦГАЛИ СПб. Также было утверждено 10 перечней НТД на 193 научных разработки, подготовленных работниками и организациями ЦГАНТД СПб.
В отчетном году продолжалась работа с организациями-банкротами; на заседаниях ЦЭПМК согласованы акты о необнаружении дел по личному составу, пути розыска которых исчерпаны, 30 ликвидируемых организаций. Также были согласованы 14 актов, подготовленных организациями–источниками комплектования о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.
Одним из основных направлений деятельности ЦЭПМК оставалось рассмотрение нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и архивной работы, подготовленных организациями – источниками комплектования государственных архивов. На заседаниях комиссии в 2012 г. согласовано 104 номенклатуры дел и 4 инструкции по делопроизводству.
Также в течение года работниками Архивного комитета проводилась систематическая работа по консультированию организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, по вопросам делопроизводства и архивного дела. Данным организациям оказывалась методическая помощь при разработке нормативно-методических документов, на заседаниях ЦЭПМК были согласованы 4 номенклатуры дел, разработанных организациями Санкт-Петербурга, не являющимися источниками комплектования государственных архивов.
Секретарь ЦЭПМК,
главный специалист Архивного комитета Т.Л.Яскеляйнен
22.01.2013