Мазова Ирина Анатольевна, 
начальник отдела комплектования Национального архива Республики Карелия

Взаимодействие Национального архива Республики Карелия с организациями-источниками комплектования различных форм собственности на современном этапе  
(тезисы выступления на заседании НМС архивных учреждений Северо-Западного федерального округа)

Национальный архив Республики Карелия является единственным государственным архивом республики, в связи с реорганизацией 2007 года, в результате которой к Национальному архиву Республики Карелия был присоединен Карельский государственный архив новейшей истории. В архиве хранится 2 млн. 82 тыс. 715 ед.хр. (по состоянию на 01.01.2014 года). Это документы органов государственной власти, прокуратуры, суда, государственных учреждений, организаций и предприятий; органов местного самоуправления; религиозных учреждений; негосударственных учреждений, организаций и предприятий; средств массовой информации; а также документы личного происхождения и отдельные коллекции документов. Хронологические рамки документов: с начала XVIII в. по настоящее время, также в архиве имеется уникальная коллекция славяно-русских рукописей и старопечатных книг 15 - 18 вв.
Объем документов по личному составу, находящихся на хранении в Национальном архиве РК, превышает объем документов по личному составу всех 18 муниципальных архивов Республики Карелия.

Список организаций-источников комплектования Национального архива Республики Карелия
	С объединением двух государственных архивов был объединен и круг организаций - источников комплектования Национального архива Республики Карелия. В Список были включены общественные объединения, ранее являющиеся организациями-источниками комплектования КГАНИ. Формирование списка осуществлялось на основании методических рекомендаций, самостоятельно разработанных архивом после принятия нового федерального закона об архивном деле.
	В 2013 г. в Архиве была начата работа над составлением нового Списка организаций-источников комплектования в соответствии с Методическими рекомендациями «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов», согласованными ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г. 
	Список был составлен в соответствии с предложенной в Рекомендациях классификационной схемой построения, согласован на заседании ЭПК Министерства культуры 26.03.2014 г. По состоянию на 01.04.2014 г. в Список организаций-источников комплектования Национального архива Республики Карелия включены 226 организаций, в т.ч. по видам собственности: федеральные - 56, республиканские - 91, частные — 79,  общественные объединения - 48, ЗАО, ОАО,ООО - 31.
	Помимо нашей продуманной работы необходимо отметить инициативу самих организаций по включению их в Список организаций-источников комплектования Архива, их заинтересованность в получении квалифицированной методической помощи. Так, в  2014 г. к нам обратились: 
•	ГКУ РК «Эксплуатационно-техническое управление по делам гражданской 	обороны и чрезвычайным ситуациям Республики Карелия», 
•	ГКОУ РК дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов «Учебно-методический центр по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям Республики Карелия»	
•	ГКУ РК «Государственное юридическое бюро Республики Карелия»

Взаимодействие с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями

	Важным остается вопрос комплектования Национального архива Республики Карелия документами, образующимися в деятельности территориальных органов Федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций. Документы, образовавшиеся в деятельности федеральных структур, расположенных на территории Республики Карелия, содержат конкретную информацию о различных аспектах жизни Республики. Эта информация будет востребована в целях государственного, экономического, социального и культурного строительства в Республике Карелия, поэтому в Архиве никогда не вставал вопрос об исключении федеральных структур из Списка.
	По состоянию на 01.04.2014 г. в Списке организаций-источников комплектования Национального архива РК состоят 56 федеральных организаций, что составляет около 25 % от общего количества организаций в Списке. 
	В целях регулирования отношений с федеральными организациями по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов АФ РФ, а также документов по личному составу, Министерством культуры Республики Карелия совместно с Национальным архивом РК разработана форма трехстороннего соглашения об отношениях и сотрудничестве. В соответствии с Соглашениями Министерство культуры РК оказывает организационную и методическую помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства, осуществляет контроль за соблюдением организациями законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Организация обеспечивает сохранность документов, их учет, упорядочение и подготовку документов к передаче на государственное хранение. Национальный архив оказывает консультативно-методическую помощь. На момент утверждения Списка заключены 49 соглашений с федеральными организациями, с остальными организациями работа ведется, проекты соглашений направлены. 
	Необходимо отметить положительную тенденцию в стремлении федеральных организаций к совершенствованию организации и постановки делопроизводства и архивного дела. Возрастание ответственности федеральных организаций за сохранность образующихся в их деятельности документов приводит к пониманию необходимости установления контактов с Национальным архивом РК с целью получения методической и практической помощи в организации работы с документами, в создании своих архивов.
	Существенное влияние на изменения в составе источников комплектования оказывает разграничение полномочий между Федеральным центром и субъектами РФ в различных областях хозяйствования. На базе ликвидированных, реорганизованных федеральных организаций создаются организации республиканского значения и, наоборот, происходит передача организаций в федеральную собственность. В связи с чем возникает следующая проблема: в республиканских организациях на хранении остаются документы федеральной собственности (пример: средние специальные учебные заведения) или федеральные организации несут расходы по содержанию архивов организаций-предшественников республиканской собственности (пример: в Управлении Федеральной службы судебных приставов по РК хранятся документы по личному составу Министерства юстиции РК, в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по РК находятся на хранении документы Комитета природных ресурсов РК).
	Возникает также проблема при оптимизации структуры территориальных органов исполнительной власти (к Департаменту по недропользованию по Северо-Западному федеральному округу присоединено Управление по недропользованию по РК)
	
Взаимодействие с республиканскими органами государственной власти, республиканскими организациями
	По состоянию на 01.04.2014 г. в Списке представлена 91 республиканская организация, в числе которых Администрация Главы РК, Законодательное собрание РК, Контрольно-счетная палата РК, Центральная избирательная комиссия РК, Конституционный суд РК, республиканские Министерства, Комитеты, Управления, республиканские учреждения образования, здравоохранения, культуры и др. Несмотря на происходящие реорганизационные процессы, республиканские организации продолжают оставаться самым стабильным ядром Списка. Существующая в Архиве система контроля позволяет оперативно реагировать на  преобразования, своевременно вносить изменения в Список.
	Негосударственные организации, включенные в Список источников комплектования Национального архива Республики Карелия, созданы, как правило, на базе бывших государственных предприятий, которые раньше выступали источниками комплектования нашего архива. Доля негосударственных структур в общем числе источников комплектования управленческой документации уменьшается и на момент утверждения нового Списка составляет около 14% (31 организация). Уменьшение количества негосударственных организаций в Списке источников комплектования связано с их окончательной  ликвидацией и завершением передачи в архив документов, относящихся к государственной части АФ РФ. В отдельных случаях архив вынужден был принять также  значительные комплексы  документов по личному составу (ОАО «Беломорско-Онежское пароходство» - более 20 тыс. ед.хр., ОАО «Судостроительный завод «Авангард» - более 20 тыс. ед.хр.). 
	По состоянию на 01.04.2014 г. в Списке значатся 48 общественных объединений. Состав их разнообразен, представлен общественно-политическими партиями и движениями, профсоюзными организациями, организациями ветеранов, инвалидов, творческими, профессиональными организациями, национально-культурными, сословными организациями, благотворительными организациями и фондами, женскими организациями, добровольными, оборонно-спортивными организациями. 
Для более четкой организации работы с общественными объединениями в Архиве в 2010 г. была разработана и согласована ЭМК «Памятка по отбору и передаче на государственное хранение документов, образующихся в деятельности общественных объединений» с приложениями, включающими в себя анкету общественного объединения, договор об отношениях и сотрудничестве между общественным объединением и Национальным архивом РК, примерный перечень документов общественных объединений, подлежащих передаче на государственное хранение. Указанная Памятка была представлена на рассмотрение НМС в 2011 г. 
	Работа с общественными объединениями представляет особую сложность, т.к. при отсутствии в организациях ответственных за делопроизводство и архив недостаточно четко и полно документируется их деятельность. 
	В заключении хотелось бы отметить главное, удалось с 90-х годов сохранить состав источников комплектования Национального архива Республики Карелия, позволяющий обеспечить полноту документов, поступающих в состав Архивного фонда РФ.