Положение о ЦЭПМК

УТВЕРЖДЕНО

приказом Архивного комитета

Санкт–Петербурга

от 11.08.2017 № 36

 

1. Общие положения

1.1. Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее – ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических  и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, комплектованием ими санкт-петербургских государственных  казенных учреждений, подведомственных Комитету (далее – государственные архивы), определением в составе Архивного фонда Санкт-Петербурга особо ценных  (в том числе уникальных) документов; рассмотрение основных направлений и итогов научно-методической деятельности государственных архивов, разработки и совершенствования методов ведения архивных работ по всем направлениям, внедрения их в практику работы; осуществление научно-методического руководства и контроля  за деятельностью экспертно-проверочных методических комиссий (ЭПМК) государственных архивов и центральных экспертных комиссий – экспертных комиссий (ЦЭК – ЭК) организаций – источников  комплектования государственных архивов.

1.2. В своей деятельности ЦЭПМК Комитета руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации  и Санкт-Петербурга в сфере архивного дела, нормативными и правовыми актами Федерального архивного агентства (далее - Росархив), методическими рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее – ЦЭПК) при Росархиве, положением о Комитете, распоряжениями Комитета, а также  настоящим положением.

1.3. Решения ЦЭПМК Комитета оформляются протоколами, вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПМК председателем Комитета и являются обязательными для исполнения соответствующими государственными архивами и организациями-источниками комплектования государственных архивов.

Решения и предложения ЦЭПМК Комитета, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел и внесением изменений в федеральные нормативные документы,  подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

1.4.  В состав ЦЭПМК, утверждаемый председателем Комитета, входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Комитета и государственных архивов, а также представители научных, учебных  и других организаций.

1.5. Председатель ЦЭПМК назначается из числа заместителей председателя Комитета. Председатель ЦЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПМК, председательствует на заседаниях ЦЭПМК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПМК задач.

Председатель ЦЭПМК имеет право привлекать  к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭПМК специалистов архивных и других организаций.

1.6. Заместитель председателя ЦЭПМК назначается из числа заместителей председателя Комитета и (или) руководителей структурных подразделений Комитета.

Заместитель председателя ЦЭПМК исполняет обязанности председателя ЦЭПМК, обладает его правами и несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПМК задач в отсутствие председателя ЦЭПМК.

1.7. Секретарь ЦЭПМК назначается из числа специалистов отдела формирования, государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда Санкт-Петербурга Комитета.

Секретарь ЦЭПМК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПМК, своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПМК и ознакомление с ними членов ЦЭПМК, созыв заседаний; по указанию председателя приглашает на заседания ЦЭПМК не входящих в состав ЦЭПМК представителей архивных, научных и иных организаций;  протоколирует ход заседаний, направляет копии решений, выписки из протоколов заседаний ЦЭПМК ее членам и заинтересованным лицам; осуществляет планирование работы и отчетность о работе ЦЭПМК, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, осуществляет контроль за сроками прохождения документов и исполнением решений, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЦЭПМК.

1.8. Члены ЦЭПМК заблаговременно знакомятся с документами и материалами к заседаниям ЦЭПМК, готовят по  ним свои замечания, предложения и заключения, вовремя являются к назначенному времени заседания, принимают активное участие  в обсуждении вопросов.

Члены ЦЭПМК имеют право вносить предложения председателю ЦЭПМК по оптимизации работы ЦЭПМК, а также по всем обсуждаемым на заседаниях ЦЭПМК вопросам.

 1.9. В составе ЦЭПМК образуется группа из числа специалистов Комитета и государственных архивов, имеющих соответствующую форму допуска, для рассмотрения и принятия решений по вопросам утверждения (согласования) документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Положение о группе и её состав утверждаются приказом председателя Архивного комитета.

1.10. ЦЭПМК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК, утверждаемым председателем Комитета.

2. Основные задачи и функции ЦЭПМК

2.1. Основными задачами ЦЭПМК являются:

2.1.1. Определение принципов и критериев формирования Архивного фонда Санкт-Петербурга; видов и состава источников комплектования государственных архивов и состава документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, подлежащих хранению в государственных архивах.

2.1.2.  Рассмотрение и принятие решений по вопросам формирования и оптимизации состава документов Архивного фонда Санкт-Петербурга.

2.1.3. Рассмотрение и принятие решений по вопросам улучшения нормативно-методического обеспечения архивных работ с целью повышения их эффективности и качества.

2.1.4. Рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам:

  • экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов;
  • совершенствования научно-справочного аппарата и создания автоматизированных поисковых систем;
  • фондирования, состояния учета документов и обеспечения их сохранности в государственных и ведомственных архивах;
  • обеспечения доступа к архивным документам и их использования.

2.1.5. Взаимодействие и координация деятельности экспертно-проверочных методических комиссий (ЭПМК) государственных архивов и центральных экспертных комиссий – экспертных комиссий (ЦЭК – ЭК) организаций – источников  комплектования государственных архивов.

2.1.6. Содействие развитию и совершенствованию научно-исследовательской и методической работы в государственных архивах.

2.1.7. Внедрение передового опыта и достижений архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения и других смежных дисциплин в практику работы государственных архивов.

3. Основные функции ЦЭПМК:

3.1. ЦЭПМК Комитета рассматривает и выносит решения об утверждении:
3.1.1.  описей (годовых разделов описей) дел, документов  постоянного хранения, представленных на  рассмотрение организациями – источниками комплектования государственных архивов по всем видам документации;
3.1.2. архивных описей дел постоянного хранения, составленных в результате научного описания документов, поступивших в архив и поставленных на учет по сдаточным описям, а также  в результате переработки описей документов;
3.1.3.  описей (годовых разделов описей) дел, документов постоянного срока хранения,  представленных на  рассмотрение отделом                   научно-технической обработки документов (ОНТОД)  Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения  «Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга» по итогам выполнения работ по научно-технической обработке документов организаций – источников комплектования государственных архивов;
3.1.4. описей дел (документов), созданных государственными архивами в результате инициативного документирования событий современности или   прошлого;
3.1.5. перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
3.1.6. описей особо ценных дел, документов или  перечней номеров особо ценных дел (номерников), хранящихся в государственных архивах;
3.1.7. актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, из фондов государственных архивов.
3.2. ЦЭПМК Комитета рассматривает и выносит решения о согласовании:
3.2.1. проектов списков организаций – источников комплектования государственных архивов, изменений и дополнений к ним;
3.2.2. заключений экспертов (кураторов организаций – источников комплектования) на внесение изменений в список организаций – источников комплектования государственного  архива, в т.ч. о включении организаций и физических лиц в списки источников комплектования государственного архива и исключении из списков;
3.2.3.  заключений экспертов на первичный прием в государственные архивы документов общественных организаций, негосударственных организаций,  документов  личного происхождения;
3.2.4. описей (годовых разделов описей) дел, документов по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения организаций – источников комплектования государственных архивов, за исключением описей дел по личному составу постоянного хранения;
3.2.5. индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и ЦЭК-ЭК организации, представленных организациями  – источниками комплектования государственных архивов;
3.2.6. актов о выделении к уничтожению архивных документов,                     не подлежащих хранению,  - в отношении поступивших в государственные архивы документов временного хранения ликвидированных организаций, сроки хранения которых истекли, включая документы по личному составу;
3.2.7. актов описания архивных документов и переработки описей, представленных государственными архивами;
3.2.8.  актов о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, находящихся в государственных архивах;
3.2.9. актов об утрате документов организаций – источников комплектования государственных архивов и иных организаций;
3.2.10. в исключительных случаях продления сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе организаций – источников комплектования государственных архивов;                    
3.2.11. предложений государственных архивов о включении хранящихся у них уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
3.2.12. положений об ЭПМК государственных архивов;
3.2.13. проектов методических пособий, инструкций, рекомендаций, программ и результатов научных исследований, в т.ч. подготовленных государственными  архивами в целях улучшения нормативно-методического обеспечения проводимых в государственном архиве работ с целью повышения их эффективности и качества. 
3.3. ЦЭПМК Комитета рассматривает и выносит решения по результатам обсуждения:
3.3.1. предложений по определению сроков хранения документов,                  не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел и внесением изменений в федеральные нормативные документы,  а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов.
Предложения по изменению сроков хранения документов представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке. 
3.3.2. проблемных вопросов основных направлений деятельности государственных  архивов: организации и планирования работы, обеспечения безопасности и сохранности архивных документов, фондирования, государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, экспертизы ценности документов  и комплектования ими государственных архивов, создания и развития научно-справочного аппарата к ним, использования архивных документов и др.; 
3.3.3. планов и отчетов о работе  ЦЭПМК,  отчетов о работе ЭПМК государственных архивов и деятельности ЦЭК – ЭК организаций – источников  комплектования государственных архивов; 
3.3.4. предложений Комитета, государственных архивов и иных организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий;
3.3.5.  предложений Комитета и государственных архивов по совершенствованию делопроизводства и архивной работы в организациях – источниках комплектования государственных архивов.

К3.1. ЦЭПМК Комитета рассматривает и выносит решения об утверждении:

3.1.1.  описей (годовых разделов описей) дел, документов  постоянного хранения, представленных на  рассмотрение организациями – источниками комплектования государственных архивов по всем видам документации;

3.1.2. архивных описей дел постоянного хранения, составленных в результате научного описания документов, поступивших в архив и поставленных на учет по сдаточным описям, а также  в результате переработки описей документов;

3.1.3.  описей (годовых разделов описей) дел, документов постоянного срока хранения,  представленных на  рассмотрение отделом научно-технической обработки документов (ОНТОД)  Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения  «Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга» по итогам выполнения работ по научно-технической обработке документов организаций – источников комплектования государственных архивов;

3.1.4. описей дел (документов), созданных государственными архивами в результате инициативного документирования событий современности или   прошлого;

3.1.5. перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

3.1.6. описей особо ценных дел, документов или  перечней номеров особо ценных дел (номерников), хранящихся в государственных архивах;

3.1.7. актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, из фондов государственных архивов.

3.2. ЦЭПМК Комитета рассматривает и выносит решения о согласовании:

3.2.1. проектов списков организаций – источников комплектования государственных архивов, изменений и дополнений к ним;

3.2.2. заключений экспертов (кураторов организаций – источников комплектования) на внесение изменений в список организаций – источников комплектования государственного  архива, в т.ч. о включении организаций и физических лиц в списки источников комплектования государственного архива и исключении из списков;

3.2.3.  заключений экспертов на первичный прием в государственные архивы документов общественных организаций, негосударственных организаций,  документов  личного происхождения;

3.2.4. описей (годовых разделов описей) дел, документов по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения организаций – источников комплектования государственных архивов, за исключением описей дел по личному составу постоянного хранения;

3.2.5. индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и ЦЭК-ЭК организации, представленных организациями  – источниками комплектования государственных архивов;

3.2.6. актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,  - в отношении поступивших в государственные архивы документов временного хранения ликвидированных организаций, сроки хранения которых истекли, включая документы по личному составу;

3.2.7. актов описания архивных документов и переработки описей, представленных государственными архивами;

3.2.8.  актов о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, находящихся в государственных архивах;

3.2.9. актов об утрате документов организаций – источников комплектования государственных архивов и иных организаций;

3.2.10. в исключительных случаях продления сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе организаций – источников комплектования государственных архивов;                   

3.2.11. предложений государственных архивов о включении хранящихся у них уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

3.2.12. положений об ЭПМК государственных архивов;

3.2.13. проектов методических пособий, инструкций, рекомендаций, программ и результатов научных исследований, в т.ч. подготовленных государственными  архивами в целях улучшения нормативно-методического обеспечения проводимых в государственном архиве работ с целью повышения их эффективности и качества.

3.3. ЦЭПМК Комитета рассматривает и выносит решения по результатам обсуждения:

3.3.1. предложений по определению сроков хранения документов,                  не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел и внесением изменений в федеральные нормативные документы,  а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов.

Предложения по изменению сроков хранения документов представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

3.3.2. проблемных вопросов основных направлений деятельности государственных  архивов: организации и планирования работы, обеспечения безопасности и сохранности архивных документов, фондирования, государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, экспертизы ценности документов  и комплектования ими государственных архивов, создания и развития научно-справочного аппарата к ним, использования архивных документов и др.;

3.3.3. планов и отчетов о работе  ЦЭПМК,  отчетов о работе ЭПМК государственных архивов и деятельности ЦЭК – ЭК организаций – источников  комплектования государственных архивов;

3.3.4. предложений Комитета, государственных архивов и иных организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий;

3.3.5.  предложений Комитета и государственных архивов по совершенствованию делопроизводства и архивной работы в организациях – источниках комплектования государственных архивов.

4. ЦЭПМК имеет право:

4.1. Принимать решения о включении в состав Архивного  фонда Санкт-Петербурга  конкретных документов по результатам проведения экспертизы ценности.

4.2. Делегировать ЭПМК государственных архивов отдельные полномочия по рассмотрению и принятию решений о согласовании номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве и ЭК организаций, описей (годовых разделов описей) дел, документов по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения и другим вопросам.

4.3. Запрашивать предложения и заключения, протоколы заседаний (выписки из протоколов) ЭПМК государственных архивов, ЦЭК-ЭК исполнительных  органов государственной власти Санкт-Петербурга и организаций – источников  комплектования государственных архивов по методическим и практическим вопросам архивного дела, подлежащим обсуждению на заседаниях, материалы к ним.

4.4. Информировать руководителей государственных архивов, исполнительных  органов государственной власти Санкт-Петербурга и организаций – источников  комплектования государственных архивов по вопросам, относящимся к  деятельности их ЭПМК, ЦЭК (ЭК).

4.5. Требовать от исполнительных  органов государственной власти Санкт-Петербурга и организаций – источников  комплектования государственных архивов соблюдения норм по оформлению и сроков представления документов на ЦЭПМК.

4.6.  Запрашивать  при рассмотрении описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций – источников  комплектования государственных архивов  в случае возникновения спорных ситуаций копии актов о выделении документов к уничтожению.

4.7. Возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЦЭПМК имеет право выносить соответствующие решения.

4.8. Информировать руководителей организаций - источников комплектования государственных архивов  об их ответственности в случае утраты документов Архивного фонда Санкт-Петербурга,  требовать принятия мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного и долговременного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов постоянного хранения и по личному составу.