Положение о ЦЭПК

УТВЕРЖДЕНО

приказом Архивного комитета

Санкт–Петербурга

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о Центральной экспертно-проверочной комиссии

Архивного комитета Санкт-Петербурга

 

 

I. Общие положения

  1. Центральная экспертно-проверочная комиссия Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – ЦЭПК) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга;
    организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Санкт-Петербурга; определением в составе Архивного фонда
    Санкт-Петербурга особо ценных, в том числе уникальных документов.
  2. ЦЭПК создается на основании распоряжения Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет).
  3. В структуре ЦЭПК образуется закрытая группа ЦЭПК для рассмотрения вопросов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга; организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Санкт-Петербурга; определением в составе Архивного фонда Санкт-Петербурга особо ценных, в том числе уникальных документов.
  4. Функции, права и организация работы ЦЭПК, в том числе закрытой группы ЦЭПК, определяются настоящим положением, разработанным на основании Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 № 63.

Решения ЦЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения председателем Комитета.

  1. Персональный состав ЦЭПК утверждается распоряжением Комитета.
    В состав ЦЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь
    и члены комиссии.
  2. Персональный состав закрытой группы ЦЭПК утверждается распоряжением Комитета в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  3. Председатель ЦЭПК назначается из числа заместителей председателя Комитета. Председатель ЦЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПК, в том числе закрытой группы ЦЭПК, председательствует на заседаниях ЦЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач. Председатель ЦЭПК имеет право привлекать  к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭПК специалистов архивных, научных, учебных и других учреждений.
  4. Заместитель председателя ЦЭПК назначается из числа заместителей председателя Комитета и (или) руководителей структурных подразделений Комитета.

Заместитель председателя ЦЭПК исполняет обязанности председателя ЦЭПК, обладает его правами и несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач в отсутствие председателя ЦЭПК.

  1. Секретарь ЦЭПК назначается из числа специалистов отдела формирования, государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда Санкт-Петербурга Комитета, членов ЦЭПК.

Секретарь закрытой группы ЦЭПК назначается из числа специалистов сектора государственной службы, кадров и мобилизационной работы Комитета.

Секретарь ЦЭПК и секретарь закрытой группы ЦЭПК обеспечивают подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПК, своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПК
и ознакомление с ними членов ЦЭПК, созыв заседаний; по указанию председателя приглашает на заседания ЦЭПК не входящих в состав ЦЭПК представителей архивных, научных, учебных и других учреждений;  протоколируют ход заседаний, направляют копии решений, выписки из протоколов заседаний ЦЭПК ее членам и заинтересованным лицам; осуществляют планирование и отчетность о работе ЦЭПК, ведут документацию и обеспечивают ее сохранность, осуществляют контроль за сроками прохождения документов и исполнением решений, выполняют иные обязанности по поручению председателя ЦЭПК.

  1. Члены ЦЭПК назначаются из числа специалистов Комитета, государственных архивов Санкт-Петербурга. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга
    (далее – источники комплектования), по согласованию с руководителями данных органов и организаций; представители общественности.
  2. При ЦЭПК создается группа экспертов, состав которой утверждается распоряжением Комитета.
  3. Члены ЦЭПК, эксперты рассматривают документы и выступают докладчиками на заседаниях ЦЭПК по вопросам экспертизы ценности документов, отнесения документов к составу Архивного фонда
    Санкт-Петербурга, состава источников комплектования и другим вопросам, рассматриваемым на ЦЭПК.
  1. ЦЭПК осуществляет свою деятельность во взаимодействии
    с экспертно-проверочными методическими комиссиями (далее – ЭПМК) государственных архивов Санкт-Петербурга, центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее – ЦЭК, ЭК) источников комплектования,
    а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве).
  2. В своей работе ЦЭПК руководствуется Федеральным законом
    от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных
    и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях и организациях; решениями ЦЭПК при Росархиве; законом Санкт-Петербурга от 28.01.2009 № 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге»; Положением
    о Комитете, утвержденном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 09.09.2008 № 1136 «Об Архивном комитете Санкт-Петербурга»; распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рп «Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга»; распоряжениями и приказами Комитета; настоящим Положением.

 

  • Функции ЦЭПК
  1. ЦЭПК осуществляет следующие функции:

9.1. Рассматривает и принимает решения об утверждении:

а)  описей дел, документов постоянного хранения;

б) перечней  проектов  (объектов),  проблем  (тем),  научно-техническая

документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных государственными архивами
Санкт-Петербурга на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в государственных архивах Санкт-Петербурга на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней номеров особо ценных дел, документов;

ж) описей дел, документов, созданных государственными архивами
Санкт-Петербурга в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

з) описей дел, документов  постоянного хранения, составленных в результате научно-технической обработки (научного описания) документов поступивших в государственный архив Санкт-Петербурга и поставленных на учет по сдаточным описям, а также в результате переработки описей документов;

и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся
в государственных архивах Санкт-Петербурга, не подлежащих хранению.

9.2. ЦЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования государственных архивов
Санкт-Петербурга, изменений и дополнений к ним;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, изменений и дополнений к ним;

в) инструкций по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга;

г) номенклатур дел исполнительных органов государственной власти
Санкт-Петербурга и муниципальных образований Санкт-Петербурга;

д) актов об утрате документов в источниках комплектования;

е) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в государственных архивах
Санкт-Петербурга;

ж) актов описания архивных документов в государственных архивах
Санкт-Петербурга;

з) актов переработки описей в государственных архивах
Санкт-Петербурга;

и) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, подготовленных государственными архивами Санкт-Петербурга;

к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

л) годовые отчеты работы ЦЭПК.

9.3. ЦЭПК рассматривает:

а) предложения и принимает решения о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) предложения и принимает решения о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Санкт-Петербурга;

в) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

г) предложения организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, и принимает решения о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

д) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

  1. ЦЭПК передает государственным архивам Санкт-Петербурга полномочия в части рассмотрения и принятия решения о согласовании:

а) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных государственными архивами
Санкт-Петербурга по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

б) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

в) примерных и индивидуальных номенклатур дел источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, за исключением номенклатур, указанных в пункте 9.2.г) настоящего положения.

 

  • Права ЦЭПК
  1. ЦЭПМК имеет право:

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции государственным архивам Санкт-Петербурга, организациям, выступающим источниками комплектования указанных архивов, по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов государственных архивов Санкт-Петербурга, представителей органов и организаций, выступающих источниками комплектования указанных архивов, научных и иных организаций;

в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

 

IV. Организация работы ЦЭПК

  1. ЦЭПК организует свою работу в соответствии с план-графиком работы ЦЭПК на год (далее – план-график). Секретарь ЦЭПК составляет проект план-графика и представляет его на утверждение председателю ЦЭПК.Утвержденный председателем ЦЭПК план-график направляется членам ЦЭПК для руководства в работе в срок до 31 декабря года, предшествующего планируемому.
  2. Отчет о работе ЦЭПК за год (далее – отчет) формируется секретарем ЦЭПК в срок до 15 января года, следующего за отчетным,
    и выносится на рассмотрение первого заседания года, следующего
    за отчетным. Согласованный на ЦЭПК отчет, утверждается председателем ЦЭПК и направляется членам ЦЭПК для учета в работе.

Секретарь ЦЭПК обеспечивает размещение план-графика и отчета
в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на странице Комитета на сайте Администрации Санкт-Петербурга и на официальном сайте Комитета в течение 15 календарных дней после их утверждения.

  1. Заседания ЦЭПК проводятся один раз в месяц (пятница последней недели месяца). Секретарь ЦЭПК уведомляет членов о времени и месте проведения заседания по телефону, приглашает (в письменной и/или устной форме) экспертов и других участников в соответствии с решением председателя.
  2. Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, осуществляется секретарем ЦЭПК, членами ЦЭПМК и/или приглашенными экспертами.
  3. Документы принимаются к рассмотрению на очередном заседании ЦЭПК в срок не позднее чем, за 10 рабочих дней до дня проведения заседания. Документы, поступившие позже установленного срока, подлежат рассмотрению на следующем заседании ЦЭПК, в исключительных случаях по решению председателя ЦЭПК отдельные вопросы и/или документы, подлежащие рассмотрению, могут быть включены в повестку дня заседания ЦЭПК.
  4. К рассмотрению на ЦЭПК принимаются документы, оформленные
    с учетом действующих нормативных требований, имеющие необходимое количество экземпляров и приложений, в случае несоответствия, секретарь имеет право отказать в приеме документов. Примерный перечень
    основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК, с указанием экземплярности приведен в приложении к настоящему Положению.
  5. Документы организаций, являющихсяисточниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, направляются на рассмотрение ЦЭПК государственными архивами Санкт-Петербурга с сопроводительным письмом, содержащим перечень направленных документов, подписанным руководителем государственного архива Санкт-Петербурга, после рассмотрения на заседании экспертно-проверочной методической комиссии государственного архива Санкт-Петербурга или в ином утвержденном государственным архивом Санкт-Петербурга порядке с приложением соответствующих заключений и других документов.
  6. На основании документов, принятых к рассмотрению на заседании ЦЭПК, секретарь ЦЭПК в срок не ранее 10 и не позднее 5 дней до дня проведения заседания, составляет повестку дня заседания ЦЭПК и представляет ее председателю ЦЭПК вместе с предложениями по распределению принятых документов между членами ЦЭПК и, в случае необходимости, экспертами для последующей подготовки заключений.
  7. После согласования повестки дня председателем ЦЭПК, секретарь ЦЭПК в соответствии с решением председателя передает документы, принятые к рассмотрению на ЦЭПК, членам ЦЭПК или экспертам для подготовки заключений в срок не позднее 5 рабочих дней до дня проведения заседания.
  8. Члены ЦЭПК и эксперты готовят заключения на документы, принятые к рассмотрению на ЦЭПК, и представляют их на рассмотрение ЦЭПК. Заключения оформляются на бланках Комитета или учреждения, представителем которого является эксперт; заверяются подписью эксперта,
    а также подписями не менее двух членов ЦЭПК или экспертов. Члены ЦЭПК и эксперты рассматривают документы накануне или во время заседания ЦЭПК.
  9. Члены ЦЭПК или эксперты, готовившие заключение на документы, вправе предложить автору проекта рассматриваемого документа устранить выявленные замечания до начала заседания ЦЭПК и, в случае устранения замечаний, не указывать их в заключении.
  10. Рассмотрение вопросов на заседании ЦЭПК осуществляется в соответствии с повесткой дня заседания.
  11. Представление документов на заседании ЦЭПК может осуществляться как экспертами, подготовившими заключение, так и другими членами ЦЭПК, секретарем ЦЭПК, председателем ЦЭПК или приглашенными участниками.
  12. Выступающий на ЦЭПК представляет заключение на проект рассматриваемого документа и предложение, содержащее проект решения по рассматриваемому вопросу.
  13. Проект решения обсуждается на заседании, после чего происходит голосование по принимаемому решению.
  14. Решения ЦЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭПК.
  15. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
  16. Особые мнения членов ЦЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
  17. Решение, принятое ЦЭПК на основе заключения эксперта,оформляется путем проставления штампа о согласовании/утверждении на заключении и на документе, в специально отведенном месте.
  18. Решение, принятое на ЦЭПК по отдельному вопросу, оформляется на бланке Комитета, подписывается секретарем и председателем ЦЭПК, проставляется штамп о согласовании.
  19. Заседание ЦЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
  20. После заседания секретарь ЦЭПК проставляет на рассмотренных документах штамп об утверждении, согласовании или отметку
    о необходимости доработать документ; передает их в государственные архивы Санкт-Петербурга или передает решения заинтересованным лицам в течение 10 рабочих дней после дня проведения заседания.
  21. По итогам заседания ЦЭПК в течение 30 дней после его проведения секретарь ЦЭПК оформляет протокол, который подписывается секретарем и председателем ЦЭПК, утверждается председателем Комитета.
  22. Протокол ЦЭПК и приложения к нему в течение 30 дней после его утверждения сканируется и вместе с результатами заносится
    в государственную информационную систему «Архивы Санкт-Петербурга» модуль «Комиссии».
  23. Результаты принимаемых решений ЦЭПК, в случаях необходимости, оформляются выписками из протокола ЦЭПК и направляются заинтересованным лицам.
  24. Секретарь ЦЭПК в соответствии с поручением председателя ЦЭПК организует оперативный контроль за выполнением решений, принятых на ЦЭПК. Снятие с контроля решений ЦЭПК осуществляется председателем ЦЭПК.