УТВЕРЖДЕНО
приказом Архивного комитета
Санкт–Петербурга
ПОЛОЖЕНИЕ
о Центральной экспертно-проверочной комиссии
Архивного комитета Санкт-Петербурга
I. Общие положения
- Центральная экспертно-проверочная комиссия Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – ЦЭПК) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга;
организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Санкт-Петербурга; определением в составе Архивного фонда
Санкт-Петербурга особо ценных, в том числе уникальных документов. - ЦЭПК создается на основании распоряжения Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет).
- В структуре ЦЭПК образуется закрытая группа ЦЭПК для рассмотрения вопросов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга; организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Санкт-Петербурга; определением в составе Архивного фонда Санкт-Петербурга особо ценных, в том числе уникальных документов.
- Функции, права и организация работы ЦЭПК, в том числе закрытой группы ЦЭПК, определяются настоящим положением, разработанным на основании Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 № 63.
Решения ЦЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения председателем Комитета.
- Персональный состав ЦЭПК утверждается распоряжением Комитета.
В состав ЦЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь
и члены комиссии. - Персональный состав закрытой группы ЦЭПК утверждается распоряжением Комитета в соответствии с законодательством Российской Федерации.
- Председатель ЦЭПК назначается из числа заместителей председателя Комитета. Председатель ЦЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПК, в том числе закрытой группы ЦЭПК, председательствует на заседаниях ЦЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач. Председатель ЦЭПК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭПК специалистов архивных, научных, учебных и других учреждений.
- Заместитель председателя ЦЭПК назначается из числа заместителей председателя Комитета и (или) руководителей структурных подразделений Комитета.
Заместитель председателя ЦЭПК исполняет обязанности председателя ЦЭПК, обладает его правами и несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач в отсутствие председателя ЦЭПК.
- Секретарь ЦЭПК назначается из числа специалистов отдела формирования, государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда Санкт-Петербурга Комитета, членов ЦЭПК.
Секретарь закрытой группы ЦЭПК назначается из числа специалистов сектора государственной службы, кадров и мобилизационной работы Комитета.
Секретарь ЦЭПК и секретарь закрытой группы ЦЭПК обеспечивают подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПК, своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПК
и ознакомление с ними членов ЦЭПК, созыв заседаний; по указанию председателя приглашает на заседания ЦЭПК не входящих в состав ЦЭПК представителей архивных, научных, учебных и других учреждений; протоколируют ход заседаний, направляют копии решений, выписки из протоколов заседаний ЦЭПК ее членам и заинтересованным лицам; осуществляют планирование и отчетность о работе ЦЭПК, ведут документацию и обеспечивают ее сохранность, осуществляют контроль за сроками прохождения документов и исполнением решений, выполняют иные обязанности по поручению председателя ЦЭПК.
- Члены ЦЭПК назначаются из числа специалистов Комитета, государственных архивов Санкт-Петербурга. При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга
(далее – источники комплектования), по согласованию с руководителями данных органов и организаций; представители общественности. - При ЦЭПК создается группа экспертов, состав которой утверждается распоряжением Комитета.
- Члены ЦЭПК, эксперты рассматривают документы и выступают докладчиками на заседаниях ЦЭПК по вопросам экспертизы ценности документов, отнесения документов к составу Архивного фонда
Санкт-Петербурга, состава источников комплектования и другим вопросам, рассматриваемым на ЦЭПК.
- ЦЭПК осуществляет свою деятельность во взаимодействии
с экспертно-проверочными методическими комиссиями (далее – ЭПМК) государственных архивов Санкт-Петербурга, центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее – ЦЭК, ЭК) источников комплектования,
а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве). - В своей работе ЦЭПК руководствуется Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими сроки хранения документов; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных
и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях и организациях; решениями ЦЭПК при Росархиве; законом Санкт-Петербурга от 28.01.2009 № 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге»; Положением
о Комитете, утвержденном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 09.09.2008 № 1136 «Об Архивном комитете Санкт-Петербурга»; распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рп «Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга»; распоряжениями и приказами Комитета; настоящим Положением.
- Функции ЦЭПК
- ЦЭПК осуществляет следующие функции:
9.1. Рассматривает и принимает решения об утверждении:
а) описей дел, документов постоянного хранения;
б) перечней проектов (объектов), проблем (тем), научно-техническая
документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) оценочных описей, составленных государственными архивами
Санкт-Петербурга на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;
г) описей копий архивных документов, хранящихся в государственных архивах Санкт-Петербурга на правах подлинников;
д) описей особо ценных дел, документов;
е) перечней номеров особо ценных дел, документов;
ж) описей дел, документов, созданных государственными архивами
Санкт-Петербурга в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;
з) описей дел, документов постоянного хранения, составленных в результате научно-технической обработки (научного описания) документов поступивших в государственный архив Санкт-Петербурга и поставленных на учет по сдаточным описям, а также в результате переработки описей документов;
и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся
в государственных архивах Санкт-Петербурга, не подлежащих хранению.
9.2. ЦЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) списков источников комплектования государственных архивов
Санкт-Петербурга, изменений и дополнений к ним;
б) списков граждан, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, изменений и дополнений к ним;
в) инструкций по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга;
г) номенклатур дел исполнительных органов государственной власти
Санкт-Петербурга и муниципальных образований Санкт-Петербурга;
д) актов об утрате документов в источниках комплектования;
е) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в государственных архивах
Санкт-Петербурга;
ж) актов описания архивных документов в государственных архивах
Санкт-Петербурга;
з) актов переработки описей в государственных архивах
Санкт-Петербурга;
и) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения конкретных документов в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, подготовленных государственными архивами Санкт-Петербурга;
к) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;
л) годовые отчеты работы ЦЭПК.
9.3. ЦЭПК рассматривает:
а) предложения и принимает решения о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;
б) предложения и принимает решения о включении документов
в Государственный реестр уникальных документов Санкт-Петербурга;
в) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;
г) предложения организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, и принимает решения о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;
д) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.
- ЦЭПК передает государственным архивам Санкт-Петербурга полномочия в части рассмотрения и принятия решения о согласовании:
а) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных государственными архивами
Санкт-Петербурга по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;
б) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;
в) примерных и индивидуальных номенклатур дел источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, за исключением номенклатур, указанных в пункте 9.2.г) настоящего положения.
- Права ЦЭПК
- ЦЭПМК имеет право:
а) давать рекомендации в пределах своей компетенции государственным архивам Санкт-Петербурга, организациям, выступающим источниками комплектования указанных архивов, по вопросам экспертизы ценности документов;
б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов государственных архивов Санкт-Петербурга, представителей органов и организаций, выступающих источниками комплектования указанных архивов, научных и иных организаций;
в) не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
IV. Организация работы ЦЭПК
- ЦЭПК организует свою работу в соответствии с план-графиком работы ЦЭПК на год (далее – план-график). Секретарь ЦЭПК составляет проект план-графика и представляет его на утверждение председателю ЦЭПК.Утвержденный председателем ЦЭПК план-график направляется членам ЦЭПК для руководства в работе в срок до 31 декабря года, предшествующего планируемому.
- Отчет о работе ЦЭПК за год (далее – отчет) формируется секретарем ЦЭПК в срок до 15 января года, следующего за отчетным,
и выносится на рассмотрение первого заседания года, следующего
за отчетным. Согласованный на ЦЭПК отчет, утверждается председателем ЦЭПК и направляется членам ЦЭПК для учета в работе.
Секретарь ЦЭПК обеспечивает размещение план-графика и отчета
в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на странице Комитета на сайте Администрации Санкт-Петербурга и на официальном сайте Комитета в течение 15 календарных дней после их утверждения.
- Заседания ЦЭПК проводятся один раз в месяц (пятница последней недели месяца). Секретарь ЦЭПК уведомляет членов о времени и месте проведения заседания по телефону, приглашает (в письменной и/или устной форме) экспертов и других участников в соответствии с решением председателя.
- Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, осуществляется секретарем ЦЭПК, членами ЦЭПМК и/или приглашенными экспертами.
- Документы принимаются к рассмотрению на очередном заседании ЦЭПК в срок не позднее чем, за 10 рабочих дней до дня проведения заседания. Документы, поступившие позже установленного срока, подлежат рассмотрению на следующем заседании ЦЭПК, в исключительных случаях по решению председателя ЦЭПК отдельные вопросы и/или документы, подлежащие рассмотрению, могут быть включены в повестку дня заседания ЦЭПК.
- К рассмотрению на ЦЭПК принимаются документы, оформленные
с учетом действующих нормативных требований, имеющие необходимое количество экземпляров и приложений, в случае несоответствия, секретарь имеет право отказать в приеме документов. Примерный перечень основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК, с указанием экземплярности приведен в приложении к настоящему Положению. - Документы организаций, являющихсяисточниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга, направляются на рассмотрение ЦЭПК государственными архивами Санкт-Петербурга с сопроводительным письмом, содержащим перечень направленных документов, подписанным руководителем государственного архива Санкт-Петербурга, после рассмотрения на заседании экспертно-проверочной методической комиссии государственного архива Санкт-Петербурга или в ином утвержденном государственным архивом Санкт-Петербурга порядке с приложением соответствующих заключений и других документов.
- На основании документов, принятых к рассмотрению на заседании ЦЭПК, секретарь ЦЭПК в срок не ранее 10 и не позднее 5 дней до дня проведения заседания, составляет повестку дня заседания ЦЭПК и представляет ее председателю ЦЭПК вместе с предложениями по распределению принятых документов между членами ЦЭПК и, в случае необходимости, экспертами для последующей подготовки заключений.
- После согласования повестки дня председателем ЦЭПК, секретарь ЦЭПК в соответствии с решением председателя передает документы, принятые к рассмотрению на ЦЭПК, членам ЦЭПК или экспертам для подготовки заключений в срок не позднее 5 рабочих дней до дня проведения заседания.
- Члены ЦЭПК и эксперты готовят заключения на документы, принятые к рассмотрению на ЦЭПК, и представляют их на рассмотрение ЦЭПК. Заключения оформляются на бланках Комитета или учреждения, представителем которого является эксперт; заверяются подписью эксперта,
а также подписями не менее двух членов ЦЭПК или экспертов. Члены ЦЭПК и эксперты рассматривают документы накануне или во время заседания ЦЭПК. - Члены ЦЭПК или эксперты, готовившие заключение на документы, вправе предложить автору проекта рассматриваемого документа устранить выявленные замечания до начала заседания ЦЭПК и, в случае устранения замечаний, не указывать их в заключении.
- Рассмотрение вопросов на заседании ЦЭПК осуществляется в соответствии с повесткой дня заседания.
- Представление документов на заседании ЦЭПК может осуществляться как экспертами, подготовившими заключение, так и другими членами ЦЭПК, секретарем ЦЭПК, председателем ЦЭПК или приглашенными участниками.
- Выступающий на ЦЭПК представляет заключение на проект рассматриваемого документа и предложение, содержащее проект решения по рассматриваемому вопросу.
- Проект решения обсуждается на заседании, после чего происходит голосование по принимаемому решению.
- Решения ЦЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭПК.
- Право решающего голоса имеют только члены ЦЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
- Особые мнения членов ЦЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
- Решение, принятое ЦЭПК на основе заключения эксперта,оформляется путем проставления штампа о согласовании/утверждении на заключении и на документе, в специально отведенном месте.
- Решение, принятое на ЦЭПК по отдельному вопросу, оформляется на бланке Комитета, подписывается секретарем и председателем ЦЭПК, проставляется штамп о согласовании.
- Заседание ЦЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
- После заседания секретарь ЦЭПК проставляет на рассмотренных документах штамп об утверждении, согласовании или отметку
о необходимости доработать документ; передает их в государственные архивы Санкт-Петербурга или передает решения заинтересованным лицам в течение 10 рабочих дней после дня проведения заседания. - По итогам заседания ЦЭПК в течение 30 дней после его проведения секретарь ЦЭПК оформляет протокол, который подписывается секретарем и председателем ЦЭПК, утверждается председателем Комитета.
- Протокол ЦЭПК и приложения к нему в течение 30 дней после его утверждения сканируется и вместе с результатами заносится
в государственную информационную систему «Архивы Санкт-Петербурга» модуль «Комиссии». - Результаты принимаемых решений ЦЭПК, в случаях необходимости, оформляются выписками из протокола ЦЭПК и направляются заинтересованным лицам.
- Секретарь ЦЭПК в соответствии с поручением председателя ЦЭПК организует оперативный контроль за выполнением решений, принятых на ЦЭПК. Снятие с контроля решений ЦЭПК осуществляется председателем ЦЭПК.