Положение о Коллегии Архивного комитета

Утверждено
Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга
от   28.01.2013  № 8

 

1. Общие положения

1.1. Коллегия Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Коллегия) является постоянно действующим совещательным органом, образованным в целях рассмотрения актуальных вопросов регулирования и развития архивного дела в Санкт-Петербурге, организации деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет) и подведомственных ему государственных казенных учреждений (далее – Учреждения), в целях повышения эффективности и качества их работы.

1.2. Коллегия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, постановлениями и распоряжениями Губернатора Санкт-Петербурга, постановлениями и распоряжениями Правительства Санкт-Петербурга, распоряжениями и приказами председателя Комитета, иных исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, планами работы Коллегии, утвержденными в установленном порядке, а также настоящими Методическими рекомендациями.

1.3. Понятия, используемые в настоящем положении:

Коллегия – коллегиальный постоянно действующий совещательный орган;

Председатель Коллегии (председательствующий) – председатель Архивного комитета Санкт-Петербурга (либо лицо, временно исполняющее обязанности Председателя).

Секретарь Коллегииначальник отдела использования документов, проектной и организационной работы Архивного комитета Санкт-Петербурга.

Члены Коллегии – должностные лица, включенные в состав Коллегии, утвержденный распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга.

Годовой план работы Коллегии – документ, содержащий даты и перечень вопросов, предлагаемых для рассмотрения на заседаниях Коллегии, который утверждается решением Коллегии.

Повестка дня заседания Коллегии – перечень вопросов, вынесенных для рассмотрения на заседание Коллегии, с указанием докладчиков, содокладчиков и выступающих.

Порядок ведения заседания Коллегии – сценарный план проведения заседания Коллегии, включающий в себя перечень вопросов повестки дня, регламент их обсуждения, порядок выступления докладчиков, содокладчиков и выступающих.

Материалы Коллегии – состоят из проекта повестки дня, информационных справок, проекта решения Коллегии по рассматриваемому вопросу или проекта распоряжения Комитета; программы выездного заседания Коллегии и справок по объектам – в случае проведения выездного заседания Коллегии.

Презентационный материал – состоит из видеоматериалов, слайдов, диаграмм, фотографий; готовится докладчиком или членами рабочей группы для наглядного сопровождения доклада на заседании Коллегии.

Выездное заседание Коллегии – заседание Коллегии, в рамках которого проводится выезд на территорию к месту проведения, в том числе с объездом объектов с целью ознакомления на месте с тематикой рассматриваемого на заседании Коллегии вопроса. Как правило, выездное заседание проводится вне здания Комитета.

Программа выездного заседания Коллегии – документ, включающий в себя порядок объезда объектов, запланированных для посещения; регламент посещения объектов; ответственных лиц, дающих пояснения по ходу ознакомления с осматриваемыми объектами; готовится членами рабочей группы.

Рабочая группа – совещательный орган, который формируется для подготовки основных вопросов для рассмотрения на заседании Коллегии.

Докладчик – лицо, выступающее с докладом на заседании Коллегии (определяется заместителем председателя Комитета, курирующим направление деятельности Комитета по рассматриваемому вопросу, либо членами рабочей группы).

Содокладчик – лицо, выступающее на заседании Коллегии с содокладом, дополняющим или конкретизирующим выступление докладчика.

Выступающий – лицо, выступающее на заседании Коллегии с информацией, ранее не содержащейся в докладе и содокладе.

Решение Коллегии – документ, который принимается членами Коллегии на заседании путем голосования и содержит оценку работы, проделанной по рассматриваемому вопросу, а также содержит перечень поручений с указанием ответственного лица (ответственных лиц) и срока исполнения, носит рекомендательный характер.

Список приглашенных – документ, содержащий сведения об участниках заседания Коллегии по вопросу (ФИО, место работы, должность) в алфавитном порядке. Список формируется начальником отдела, ответственным за подготовку вопроса и представляется в отдел организационной работы, государственной службы и кадров за 10 дней до проведения Коллегии. Приглашение осуществляет отдел, ответственный за подготовку вопроса. За 1 день до проведения итоговый список корректируется начальником отдела, ответственным за подготовку вопроса, и представляется в отдел организационной работы, государственной службы и кадров.

Список выступающих – документ, содержащий сведения о выступающих на заседании Коллегии по вопросу (ФИО, место работы, должность). Список выступающих составляется в зависимости от очередности выступлений.

Основной вопрос – вопрос, рассмотрение и принятие решения по которому относится к наиболее важным вопросам развития архивной отрасли и требует коллегиального рассмотрения. На заседании Коллегии может рассматриваться от одного до трех основных вопросов.

Контрольный вопрос – вопрос, в рамках которого рассматривается ход или результаты выполнения ранее принятого решения Коллегии, указывается в соответствии с повесткой дня, как правило, вторым. Включение контрольного вопроса в повестку дня происходит по инициативе председательствующего, срок рассмотрения контрольного вопроса может быть указан в предыдущем решении Коллегии по данному вопросу.

Информационный вопрос – вопрос, который носит информационный характер, указывается и рассматривается в соответствии с повесткой дня после рассмотрения основных и контрольных вопросов; решение по данному вопросу, как правило, содержит фразу: «Информацию принять к сведению».

Протокол заседания Коллегии – документ, который готовится секретарем Коллегии после проведения заседания.

Страницы: 1  2  3  4