ВВЕДЕНИЕ - ВВЕДЕНИЕ - Архивы Санкт-Петербурга

Архивная опись дел (далее – опись) является одним из обязательных архивных справочников в системе научно-справочного аппарата (далее – НСА) архивного учреждения и представляет собой систематизированный перечень описательных статей и НСА к описи.

И если описи, содержащие управленческую документацию, составляются в учреждениях и организациях – источниках комплектования архивных учреждений, то описи документов личного происхождения создаются непосредственно в архивных учреждениях и имеют свои особенности составления в силу специфики самих документов.

В ЦГАЛИ СПб документы личного происхождения поступают от деятелей литературы и искусства или их наследников, как правило, в виде документальных комплексов разных по объему и составу. Уже в архиве из этих комплексов документов организуются фонды личного происхождения.

Документы в фондах личного происхождения отличаются типовым и видовым многообразием (рукописные, машинописные, графические, печатные документы, произведения изобразительного искусства, фотодокументы и др.). Кроме того, наряду с документами личного происхождения (рукописями произведений, письмами, нотными рукописями, рисунками и др.), в фондах имеются документы официального происхождения (удостоверения, членские билеты, характеристики, анкеты, справки, грамоты, договоры, письма учреждений и организаций и др.), печатные документы (афиши, программы, приглашения, брошюры, буклеты, газетные и журнальные вырезки и др.). Состав и содержание документов каждого фонда зависит от диапазона творческой и общественной деятельности фондообразователя, круга его общения и интересов. Именно поэтому так сложно стандартизировать научное описание документов личного происхождения, являющееся начальным этапом в составлении описи дел фонда.

В отличие от описей фондов учреждений и организаций, оформление которых строго регламентировано, описи фондов личного происхождения не имеют таких четких правил в вопросе оформления описей.

Задача настоящих методических рекомендаций − способствовать выработке единообразия в оформлении листовых описей с графлением при внесении в них элементов описательных статей дел, учитывая при этом особенности состава и содержания фонда.

Научное описание и составление описей дел фондов личного происхождения начались в ЦГАЛИ СПб в 1970 г.[1] Методической основой при становлении этой работы являлись вначале «Инструкция по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения» (М., 1958) и «Методические указания по работе с фондами личного происхождения» (М., 1967), а затем «Методические рекомендации по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения» (М., 1971), составленные государственными архивами и рукописными отделами музеев и библиотек. Данные методические пособия составлялись в соответствии с тем практическим опытом работы с документами личного происхождения, который имелся у составителей на определенный момент времени. Но не все положения этих методических пособий последовательно дополняли друг друга − некоторые из них входили во взаимное противоречие. Поэтому постепенно, методом проб и ошибок ЦГАЛИ СПб начал опираться в работе по научному описанию и составлению описей фондов личного происхождения на собственный опыт и те положения из вышеназваных методических пособий и «Методических рекомендаций по работе с документами личного происхождения (литература и искусство)» (М., 1990), которые наиболее соответствовали составу и содержанию документов личного происхождения, поступающих в ЦГАЛИ СПб.

В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (далее – ЕГСД), а в 1973 году «Основные положения ЕГСД», одобренные Госкомитет СМ СССР по науке и технике, которые были использованы в работе министерств, ведомств, учреждений и организаций.

На начальном этапе организации работы по научному описанию и составлению описей дел фондов личного происхождения ЦГАЛИ СПб опирался также на «Основные положения ЕГСД». В частности, это коснулось оформления титульного листа описи фонда личного происхождения. 

Поскольку в приложениях к актуальным на тот момент «Основным правилам работы государственных архивов» отсутствовала форма заглавного (титульного) листа описи[2], титульный лист к описям дел фондов личного происхождения был разработан ЦГАЛИ СПб на основании    «Методических указаний по работе с фондами личного происхождения»[3] (верхняя часть титульного листа) и образца  из «Основных положений ЕГСД» (1973)  (нижняя часть титульного  листа). Данная форма титульного листа не противоречила форме в приложениях к «Основным правилам работы государственных архивов СССР», введенным в действие в 1984 году[4]. Актуальные в настоящее время Правила предписывают оформление титульного листа «в установленном порядке» [5]. Исходя из этого, титульный лист описи дел фонда личного происхождения составляется в ЦГАЛИ СПб в настоящее время также как и в прежние годы.

В методической литературе, рассматривающей вопросы описания документов и составления описей дел, сформулированы положения, по-разному предписывающие установление некоторых элементов описания документов перед внесением заголовков в опись. В частности, это относится к установлению даты копийного документа. Во всех вышеназванных методических пособиях рекомендовалось считать датой копийного документа – дату подлинника. В практике работы ЦГАЛИ СПб были периоды разного понимания этого вопроса, но в настоящее время при датировке копийных документов основополагающим в определении даты документа является  дата создания именно того документа, который проходит описание. Если описание проходит копия документа, то датой документа является дата копии, а дата подлинника оговаривается в заголовке дела. Такой же подход к датировке копий предписывал и нормативно-методический документ, который до недавнего времени регламентировал работу государственных архивов[6].     

В 2000-е гг. в состав передаваемых на хранение в ЦГАЛИ СПб личных архивов все чаще стали входить документы с оттиском текста, предварительно набранного на компьютере. Появилась необходимость сформулировать и ввести в практику работы название элемента описания для обозначения способа воспроизведения таких документов. В «Издательском словаре-справочнике», составленном в соответствии с отраслевыми стандартами в области полиграфии, книжного и издательского дела, сформулировано следующее понятие и его определение: «Компьютерная распечатка – полученный на принтере оттиск набранного на компьютере текста»[7]. Исходя из этого, в практику работы по научному описанию ЦГАЛИ СПб был введен новый термин для указания способа воспроизведения документа − «Компьютерная распечатка» и его сокращение «Комп. распеч.».

Оформление описи дел фондов личного происхождения в настоящих методических рекомендациях рассматривается шире, чем это понятие («оформление описи») трактуется в «Нормах времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами»: «составление титульного листа, заверительной надписи к каждой описи, нумерация листов описи и составление листа-заверителя»[8].

Сформулированные в настоящих методических рекомендациях положения относятся к порядку расположения элементов описания в листовой описи с графлением и составлению НСА к описи. Оформление описи рассматривается от общего к частному: от оформления описи в целом до оформления ее составных частей: описательной статьи,  элементов описательной статьи и НСА к описи.

Несмотря на то, что предметом рассмотрения настоящих методических рекомендаций является именно оформление описи дел фонда личного происхождения после научного описания, в методических рекомендациях рассматриваются и отдельные принципы составления описи, которые связаны и влияют на ее внешнее оформление.

В настоящие методические рекомендации не включались те положения составления описей, которые достаточно подробно разработаны в научно-методической и учебной литературе новейшего времени.  Даны лишь определения каждому учетно-справочному элементу описи и приведены отдельные положения по их оформлению или составлению, сформулированные на основе обобщения опыта и сложившихся традиций этой работы в ЦГАЛИ СПб.

В состав основного текста настоящих методических рекомендаций вошли примеры из описей дел фондов личного происхождения, составленных в ЦГАЛИ СПб в 2002-2012 гг., иллюстрирующие сформулированные положения.

Методические рекомендации состоят из введения, списка сокращений, 3 разделов, списка источников и литературы и приложений.

В РАЗДЕЛЕ 1 рассматриваются особенности оформления описи в целом с учетом унификации заголовков.

РАЗДЕЛ 2 рассматривает  оформление элементов описательной статьи в листовой описи с графлением.

РАЗДЕЛ 3 кратко формулирует основные задачи НСА к описи и рассматривает отдельные вопросы его составления.

ПРИЛОЖЕНИЯ. В состав приложений вошли образцы документов, наглядно поясняющие оформление элементов описательной статьи в графах листовой описи и НСА к описи.