Справка об итогах работы по информатизации архивных учреждений, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга - Справка об итогах работы по информатизации архивных учреждений, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга - Архивы Санкт-Петербурга

1. Цели информатизации.

Информатизация архивной отрасли имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), а также защиту информационных ресурсов.

Среди основных задач важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы, что позволяет расширить доступ к архивной информации.

Процесс информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Содержание каждого из направлений, выполненные работы и достигнутые результаты являются предметом данного выступления.

2. Принципы информатизации

Информатизация архивного дела базируется на следующих основных принципах:

• преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
• преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
• системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
• внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
• сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

В период с 2008 по 2010 годы проводились работы по созданию и вводу  в действие Государственной информационной системы «Государственные архивы  Санкт-Петербурга»   (ГИС «Государственные архивы Санкт–Петербурга»).

Работы   осуществлялись на основании Постановления Правительства Санкт-Петербурга от 16.05.2008 № 567 «Об утверждении плана Мероприятий на 2008-2010 годы   по созданию и вводу в действие ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга».

Назначение  ГИС «Государственные архивы  Санкт-Петербурга»:

• Комплексная автоматизация  деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивов Санкт-Петербурга (поэтапное внедрение современных информационных  технологий в работу   государственных архивов)
• Формирование, ведение и использование массивов электронного  НСА и   массивов БД по документам государственных архивов  Санкт-Петербурга (комплекс работ, включающий  сканирование документов, формирование электронного массива отсканированных документов и поиск информации по сформированному электронному массиву)
• Интеграция государственных архивов  Санкт - Петербурга в единое информационное пространство Санкт – Петербурга.  

Комплексная автоматизация деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивов Санкт-Петербурга

В государственных архивах внедрена подсистема «АРМ сотрудника архива» с разработанными модулями: «Каталоги», «Картотеки», «Фонды и описи», «Страховой фонд», «Администрирование».  Подсистема «АРМ сотрудника архива» предназначена для автоматизации функций, выполняемых сотрудниками архива, связанных с поиском и использованием архивных документов.  В данной подсистеме  реализованы следующие функции:

• многоаспектный поиск документов по архивным фондам, каталогам, картотекам, страховому фонду и фонду пользования по различным параметрам запросов пользователя;
• ввод и редактирование каталожных карточек;
• формирование пользователем собственных папок и сохранение в них выбранных каталожных карточек с возможностью их последующей печати;
• формирование отчетов.

В соответствии с планом Мероприятий   2008-2010 года   по созданию и вводу в действие ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» не разработаны полностью модули «Запросы» и «Читальный зал».

Формирование, ведение и использование массивов электронного  НСА и   массивов БД по документам государственных архивов  Санкт-Петербурга.

Для формирования, ведения и использования массивов электронного  НСА и   массивов БД по документам государственных архивов  Санкт-Петербурга необходим    комплекс работ, включающий  сканирование документов, формирование электронного массива отсканированных документов и организации поиска информации по данному электронному массиву.

Для сканирования карточек каталогов и картотек использовались поточные сканеры. В рамках проекта закуплены профессиональные книжные сканеры для сканирования архивных документов. К сожалению, при закупке сканеров не предусмотрели, что в архивах имеются  документы больших форматов. Эта проблема касается в большей степени ЦГАНТД. Для документов большого формата  пришлось изыскивать деньги на аренду большеформатных сканеров.

Электронный НСА и электронные массивы  документов из фондов архива с возможностью полнотекстового поиска сформированы  в следующем объеме:

• каталоги (систематический, именной, географический и тематический)   ЦГА СПб, ЦГИА, ЦГАЛИ и ЦГАНТД;
• картотеки ЦГА СПб («Лица, представленные к награждению медалью «За оборону Ленинграда», «Лица, эвакуированные из Ленинграда и лица получившие разрешение  на въезд в Ленинград после снятия блокады  за 1941-1946 годы», «Лица, проживающие на оккупированной территории Ленинграда и области  за 1941-1944 годы») и «Учетно–справочная» картотека  ЦГИА
• географические указатели для описей   к   фондам ЦГА СПб «Санкт-Петербургский городской Совет народных депутатов»  и  «Коллекции записей актов гражданского состояния Ленинграда и Ленинградской области за 1917-1924 годы» .
• документы из фонда ЦГА СПб «Коллекция актов гражданского состояния Ленинграда и Ленинградской области за 1917-1924 годы»

Для  формирования электронного  НСА   архивов проводились работы по сканированию описей. Объем отсканированных описей:

• ЦГА СПб – 12 791 опись
• ЦГАЛИ  –   1422 описи
• ЦГАНТД   – 1626   описей
• ЦГАЛС –  2336  описей 
• ЦГИА сформировано более 2000 описей в электронном виде

Для формирования электронных массивов  документов сканировались дела из фондов  архивов

• «Метрические книги» ЦГИА
• Дела из  разных фондов ЦГАЛИ
• Табели учета и использования рабочего времени ЦГАЛС
• Дела из фонда ЦГАНТД «Главное архитектурно-планировочное управление Исполкома Ленгорсовета»

Выше перечисленные массивы оцифрованных образов доступны для  просмотра и поиска информации через подсистему «АРМ сотрудника архива», установленную во всех архивах кроме ЦГАИПД и ЦГАКФФД. Подсистему «АРМ сотрудника архива» планируют установить в ЦГАИПД в ближайшее время. Стоит отметить тот факт, что объем отсканированных образов  гораздо больше, чем информационный массив, доступный для просмотра и поиска через подсистему «АРМ сотрудника архива».

В ЦГАКФФД успешно функционирует  информационная система КАИСА «АРХИВ», В дальнейших планах рассматривается интеграция  данной системы с   ГИС  «Государственные архивы Санкт–Петербурга»

В рамках проекта также планировалась интеграция в ГИС «Государственные Архивы Санкт–Петербурга» информационных массивов тематических БД, созданных  архивами самостоятельно, но на данный момент через подсистему «АРМ сотрудника архива» доступ к этим  ресурсам не обеспечен.

Массив БД «Архивный фонд», с которой архивы работают на протяжении многих лет,  загружен в единое  хранилище  и через  модуль «Фонды и описи» подсистемы «АРМ сотрудника архива» можно получить статистику  количественных показателей, введенных в БД «Архивный фонд»

•  фондов 
•  описей
•  единиц  хранения
•   документов

Специалистами ИАЦ  проводилось  обучение сотрудников государственных архивов:

1. Работе с  программным комплексом «Архивный фонд» версии 4.1 в режиме пользовательского интерфейса в разделах: « УЧЕТ» и «НСА» в период с 23 по 24 ноября 2010 года
2. Работе с подсистемой  «Электронный каталог» (обучение проводилось в два этапа: в период  с 14 по 15 февраля  и   с 21 по 22 апреля 2011 года);

Кроме того, специалисты ИАЦ постоянно проводят консультации для сотрудников архивов при обновлении версии «АРМ сотрудника архива» на рабочих местах и по телефону.

Для решения вопросов, связанных с информатизацией архивной деятельности, в Архивном комитете Санкт–Петербурга создан сектор автоматизированных архивных технологий и информатизации.

В Технической дирекции создан отдел информатизации и связи для   обеспечения и контроля выполнения работ:

• по администрированию, сопровождению и эксплуатации локальных вычислительных сетей, каналов связи, мобильных устройств связи, серверного и пользовательского аппаратно-программного комплекса, телекоммуникационных систем для Архивного комитета и подведомственных ему архивных учреждениях;
• по администрированию, сопровождению и эксплуатации информационных систем используемых в Комитете и архивных учреждениях;
• по бесперебойному функционированию аппаратно-программного комплекса, телекоммуникационного оборудования  и систем передачи данных;
• для обеспечения контроля по технической поддержке пользователей при эксплуатации аппаратно-программных комплексов   и информационных систем, используемых в Комитете и архивных учреждениях.

3. Состояние информатизации архивной отрасли Санкт-Петербурга на 01.01.2011 года.

Для всесторонней оценки, проведенных за 2011 год мероприятий, предлагаю ознакомиться с состоянием дел в области информатизации на 01.01.2011:

1. Общие сведения по существующим серверным помещениям

Техническое состояние существующих серверных помещений на IV к. 2011г.

± отсутствует часть оборудования, нет резервирования, отказоустойчивости, масштабируемости.

СЭП – Система электропитания (основное электропитание + ИПБ)

КУ – Климатические установки

ОСГ – Общестроительная готовность (соответствие ГОСТ и требованиям)

АПК – Аппаратно-программный комплекс

СПД – Сеть передачи данных ИОГВ ЕМТС

Состояние СКС (ЛВС) по адресу: Таврическая ул.,  39

• Более 4 раздельных одноранговых сетей в 5 учреждениях
• Отсутствие возможности мониторинга состояния сети.
• Отсутствие возможности логического разделения ресурсов и защиты сети
• Дублирование сервисов без должного качества

Состояние ИТ инфраструктуры в Архивной отрасли СПб

• Отсутствие единого корпоративного ИТ стандарта
• Отсутствие единой политики ИТ безопасности, возможности наблюдения в реальном времени
• Работа организована на уровне рабочих групп, без использования единой доменной инфраструктуры
• Основные (ключевые) узлы ИТ инфраструктуры не резервируются
• Уровень используемых аппаратно-программных средств не позволяет достичь желаемого (необходимого) уровня работы

Количественные показатели АПК Архивной отрасли Санкт-Петербурга

Даже поверхностный анализ представленной информации показывает отсутствие на конец 2010 года инфраструктуры, позволяющей обеспечить стабильное функционирование аппаратно-программного комплекса отрасли.

Для достижения указанных в п.2 -3 целей и принципов руководством Комитета было принято решение осуществлять процесс системной интеграции компьютерных средств, информационных и коммуникационных технологий с целью получения новых общесистемных свойств, позволяющих более эффективно организовать продуктивную деятельность архивной отрасли в рамках выполнения работ, по развитию и сопровождению государственной информационной системы "Государственные архивы Санкт-Петербурга" (далее – ГИС).

ГИС - интегрированная система, являющаяся совокупностью взаимодействующих автоматизированных систем, функционирующих на каждом объекте внедрения. В процессе создания ГИС была обеспечена интеграция ранее разработанных и используемых в Архивном комитете Санкт-Петербурга и подведомственных ему архивах программных комплексов.

Главную роль в вышеуказанных мероприятиях занимает создание центра обработки данных (далее - ЦОД). Посредством технологии ЦОД обеспечивается организация единого, целостного информационного ресурса Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему архивов с гарантированными уровнями достоверности, доступности и безопасности хранимых данных. Создание ЦОД позволят обеспечить централизованный прием, обработку, хранение и предоставление информации пользователям ГИС, то есть предоставление пользователям данных, прикладных сервисов и функционирование приложений с оптимальным использованием всех ресурсов. В ЦОД все данные, сервисы и приложения хранятся и исполняются централизованным образом.

Считаю необходимым обратить внимание на то, что ЦОД позволяет, кроме того, осуществить переход на новый уровень взаимодействия с федеральными информационными системами, консолидировать и эффективно использовать данные различных городских информационных систем, в частности систему электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Санкт–Петербурга, что в свою очередь позволяет в кратчайшие сроки реализовать мероприятия, предусмотренные планом по развитию информационного общества и формированию Электронного Правительства в Санкт-Петербурге на 2010-2012 годы.

Финансирование вышеуказанных мероприятий составило:

• Проектирование системы хранения и передачи информации – 17 000 тыс. руб.
• Закупка, монтаж и наладка оборудования системы комплекса хранения – 92 000 тыс.руб.
• Создание инженерной инфраструктуры – 25 000 тыс. руб.

Этапы создания единого ЦОД Архивной отрасли  Санкт-Петербурга

Начальник сектора ААТ и И                                                                                А.Е. Давыдкин