Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Справка об итогах работы по информатизации архивных учреждений, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга

1. Цели информатизации.

Информатизация архивной отрасли имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), а также защиту информационных ресурсов.

Среди основных задач важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы, что позволяет расширить доступ к архивной информации.

Процесс информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Содержание каждого из направлений, выполненные работы и достигнутые результаты являются предметом данного выступления.

2. Принципы информатизации

Информатизация архивного дела базируется на следующих основных принципах:

  • преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
  • преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
  • системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
  • внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
  • сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

В период с 2008 по 2010 годы проводились работы по созданию и вводу  в действие Государственной информационной системы «Государственные архивы  Санкт-Петербурга»   (ГИС «Государственные архивы Санкт–Петербурга»).

Работы   осуществлялись на основании Постановления Правительства Санкт-Петербурга от 16.05.2008 № 567 «Об утверждении плана Мероприятий на 2008-2010 годы   по созданию и вводу в действие ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга».

Назначение  ГИС «Государственные архивы  Санкт-Петербурга»:

  • Комплексная автоматизация  деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивов Санкт-Петербурга (поэтапное внедрение современных информационных  технологий в работу   государственных архивов)
  • Формирование, ведение и использование массивов электронного  НСА и   массивов БД по документам государственных архивов  Санкт-Петербурга (комплекс работ, включающий  сканирование документов, формирование электронного массива отсканированных документов и поиск информации по сформированному электронному массиву)
  • Интеграция государственных архивов  Санкт - Петербурга в единое информационное пространство Санкт – Петербурга.  

Комплексная автоматизация деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивов Санкт-Петербурга

В государственных архивах внедрена подсистема «АРМ сотрудника архива» с разработанными модулями: «Каталоги», «Картотеки», «Фонды и описи», «Страховой фонд», «Администрирование».  Подсистема «АРМ сотрудника архива» предназначена для автоматизации функций, выполняемых сотрудниками архива, связанных с поиском и использованием архивных документов.  В данной подсистеме  реализованы следующие функции:

  • многоаспектный поиск документов по архивным фондам, каталогам, картотекам, страховому фонду и фонду пользования по различным параметрам запросов пользователя;
  • ввод и редактирование каталожных карточек;
  • формирование пользователем собственных папок и сохранение в них выбранных каталожных карточек с возможностью их последующей печати;
  • формирование отчетов.

В соответствии с планом Мероприятий   2008-2010 года   по созданию и вводу в действие ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» не разработаны полностью модули «Запросы» и «Читальный зал».

Формирование, ведение и использование массивов электронного  НСА и   массивов БД по документам государственных архивов  Санкт-Петербурга.

Для формирования, ведения и использования массивов электронного  НСА и   массивов БД по документам государственных архивов  Санкт-Петербурга необходим    комплекс работ, включающий  сканирование документов, формирование электронного массива отсканированных документов и организации поиска информации по данному электронному массиву.

Для сканирования карточек каталогов и картотек использовались поточные сканеры. В рамках проекта закуплены профессиональные книжные сканеры для сканирования архивных документов. К сожалению, при закупке сканеров не предусмотрели, что в архивах имеются  документы больших форматов. Эта проблема касается в большей степени ЦГАНТД. Для документов большого формата  пришлось изыскивать деньги на аренду большеформатных сканеров.

Электронный НСА и электронные массивы  документов из фондов архива с возможностью полнотекстового поиска сформированы  в следующем объеме:

  • каталоги (систематический, именной, географический и тематический)   ЦГА СПб, ЦГИА, ЦГАЛИ и ЦГАНТД;
  • картотеки ЦГА СПб («Лица, представленные к награждению медалью «За оборону Ленинграда», «Лица, эвакуированные из Ленинграда и лица получившие разрешение  на въезд в Ленинград после снятия блокады  за 1941-1946 годы», «Лица, проживающие на оккупированной территории Ленинграда и области  за 1941-1944 годы») и «Учетно–справочная» картотека  ЦГИА
  • географические указатели для описей   к   фондам ЦГА СПб «Санкт-Петербургский городской Совет народных депутатов»  и  «Коллекции записей актов гражданского состояния Ленинграда и Ленинградской области за 1917-1924 годы» .
  • документы из фонда ЦГА СПб «Коллекция актов гражданского состояния Ленинграда и Ленинградской области за 1917-1924 годы»

Для  формирования электронного  НСА   архивов проводились работы по сканированию описей. Объем отсканированных описей:

  • ЦГА СПб – 12 791 опись
  • ЦГАЛИ  –   1422 описи
  • ЦГАНТД   – 1626   описей
  • ЦГАЛС –  2336  описей 
  • ЦГИА сформировано более 2000 описей в электронном виде

Для формирования электронных массивов  документов сканировались дела из фондов  архивов

  • «Метрические книги» ЦГИА
  • Дела из  разных фондов ЦГАЛИ
  • Табели учета и использования рабочего времени ЦГАЛС
  • Дела из фонда ЦГАНТД «Главное архитектурно-планировочное управление Исполкома Ленгорсовета»

Выше перечисленные массивы оцифрованных образов доступны для  просмотра и поиска информации через подсистему «АРМ сотрудника архива», установленную во всех архивах кроме ЦГАИПД и ЦГАКФФД. Подсистему «АРМ сотрудника архива» планируют установить в ЦГАИПД в ближайшее время. Стоит отметить тот факт, что объем отсканированных образов  гораздо больше, чем информационный массив, доступный для просмотра и поиска через подсистему «АРМ сотрудника архива».

В ЦГАКФФД успешно функционирует  информационная система КАИСА «АРХИВ», В дальнейших планах рассматривается интеграция  данной системы с   ГИС  «Государственные архивы Санкт–Петербурга»

В рамках проекта также планировалась интеграция в ГИС «Государственные Архивы Санкт–Петербурга» информационных массивов тематических БД, созданных  архивами самостоятельно, но на данный момент через подсистему «АРМ сотрудника архива» доступ к этим  ресурсам не обеспечен.

Массив БД «Архивный фонд», с которой архивы работают на протяжении многих лет,  загружен в единое  хранилище  и через  модуль «Фонды и описи» подсистемы «АРМ сотрудника архива» можно получить статистику  количественных показателей, введенных в БД «Архивный фонд»

  •  фондов 
  •  описей
  •  единиц  хранения
  •   документов

Специалистами ИАЦ  проводилось  обучение сотрудников государственных архивов:

  1. Работе с  программным комплексом «Архивный фонд» версии 4.1 в режиме пользовательского интерфейса в разделах: « УЧЕТ» и «НСА» в период с 23 по 24 ноября 2010 года
  2. Работе с подсистемой  «Электронный каталог» (обучение проводилось в два этапа: в период  с 14 по 15 февраля  и   с 21 по 22 апреля 2011 года);

Кроме того, специалисты ИАЦ постоянно проводят консультации для сотрудников архивов при обновлении версии «АРМ сотрудника архива» на рабочих местах и по телефону.

Для решения вопросов, связанных с информатизацией архивной деятельности, в Архивном комитете Санкт–Петербурга создан сектор автоматизированных архивных технологий и информатизации.

В Технической дирекции создан отдел информатизации и связи для   обеспечения и контроля выполнения работ:

  • по администрированию, сопровождению и эксплуатации локальных вычислительных сетей, каналов связи, мобильных устройств связи, серверного и пользовательского аппаратно-программного комплекса, телекоммуникационных систем для Архивного комитета и подведомственных ему архивных учреждениях;
  • по администрированию, сопровождению и эксплуатации информационных систем используемых в Комитете и архивных учреждениях;
  • по бесперебойному функционированию аппаратно-программного комплекса, телекоммуникационного оборудования  и систем передачи данных;
  • для обеспечения контроля по технической поддержке пользователей при эксплуатации аппаратно-программных комплексов   и информационных систем, используемых в Комитете и архивных учреждениях.

3. Состояние информатизации архивной отрасли Санкт-Петербурга на 01.01.2011 года.

Для всесторонней оценки, проведенных за 2011 год мероприятий, предлагаю ознакомиться с состоянием дел в области информатизации на 01.01.2011:

1. Общие сведения по существующим серверным помещениям


п/п

Ведомственность

Территориальная площадка

1.

ЦГА КФФД  СПб

Таврическая ул., д.39

2.

ЦГА СПб

Варфоломеевская ул., д.15

3.

ЦГИА СПб

Псковская ул., д.18

4.

ЦГАЛС СПб

Днепропетровская ул., д.9а

5.

ЦГАЛИ СПб

Шпалерная ул., д.34

6.

Архивный комитет  СПб

Таврическая ул., д.39

7.

Архивный комитет  СПб (площадка ввода)

Таврическая ул., д.39

 

Техническое состояние существующих серверных помещений на IV к. 2011г.

№ п/п

Ведомственность

СЭП

КУ

ОСГ

АПК

СПД

1.

ЦГА КФФД  СПб

-

±

-

±

+

2.

ЦГА СПб

±

+

+

±

+

3.

ЦГИА СПб

±

+

+

±

+

4.

ЦГАЛС СПб

±

+

±

±

+

5.

ЦГАЛИ СПб

-

-

-

±

+

6.

Архивный комитет  СПб

-

±

-

±

±

7.

Архивный комитет  СПб (площадка ввода)

±

+

±

+

±

 

± отсутствует часть оборудования, нет резервирования, отказоустойчивости, масштабируемости.

СЭП – Система электропитания (основное электропитание + ИПБ)

КУ – Климатические установки

ОСГ – Общестроительная готовность (соответствие ГОСТ и требованиям)

АПК – Аппаратно-программный комплекс

СПД – Сеть передачи данных ИОГВ ЕМТС

 

Состояние СКС (ЛВС) по адресу: Таврическая ул.,  39

  • Более 4 раздельных одноранговых сетей в 5 учреждениях
  • Отсутствие возможности мониторинга состояния сети.
  • Отсутствие возможности логического разделения ресурсов и защиты сети
  • Дублирование сервисов без должного качества

 

Состояние ИТ инфраструктуры в Архивной отрасли СПб

  • Отсутствие единого корпоративного ИТ стандарта
  • Отсутствие единой политики ИТ безопасности, возможности наблюдения в реальном времени
  • Работа организована на уровне рабочих групп, без использования единой доменной инфраструктуры
  • Основные (ключевые) узлы ИТ инфраструктуры не резервируются
  • Уровень используемых аппаратно-программных средств не позволяет достичь желаемого (необходимого) уровня работы

 

Количественные показатели АПК Архивной отрасли Санкт-Петербурга

Наименование

Количественные показатели на III кв. 2011 г.

Потребность на I кв. 2012 г.

Планируемая поставка оборудования  в IV кв. 2011 г.

Серверное оборудование

11

225%

16

Пользовательское оборудование

329

40%

162

Оргтехника

293

15%

41

Активное сетевое оборудование

2

 

63

 

Даже поверхностный анализ представленной информации показывает отсутствие на конец 2010 года инфраструктуры, позволяющей обеспечить стабильное функционирование аппаратно-программного комплекса отрасли.

Для достижения указанных в п.2 -3 целей и принципов руководством Комитета было принято решение осуществлять процесс системной интеграции компьютерных средств, информационных и коммуникационных технологий с целью получения новых общесистемных свойств, позволяющих более эффективно организовать продуктивную деятельность архивной отрасли в рамках выполнения работ, по развитию и сопровождению государственной информационной системы "Государственные архивы Санкт-Петербурга" (далее – ГИС).

ГИС - интегрированная система, являющаяся совокупностью взаимодействующих автоматизированных систем, функционирующих на каждом объекте внедрения. В процессе создания ГИС была обеспечена интеграция ранее разработанных и используемых в Архивном комитете Санкт-Петербурга и подведомственных ему архивах программных комплексов.

Главную роль в вышеуказанных мероприятиях занимает создание центра обработки данных (далее - ЦОД). Посредством технологии ЦОД обеспечивается организация единого, целостного информационного ресурса Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему архивов с гарантированными уровнями достоверности, доступности и безопасности хранимых данных. Создание ЦОД позволят обеспечить централизованный прием, обработку, хранение и предоставление информации пользователям ГИС, то есть предоставление пользователям данных, прикладных сервисов и функционирование приложений с оптимальным использованием всех ресурсов. В ЦОД все данные, сервисы и приложения хранятся и исполняются централизованным образом.

Считаю необходимым обратить внимание на то, что ЦОД позволяет, кроме того, осуществить переход на новый уровень взаимодействия с федеральными информационными системами, консолидировать и эффективно использовать данные различных городских информационных систем, в частности систему электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Санкт–Петербурга, что в свою очередь позволяет в кратчайшие сроки реализовать мероприятия, предусмотренные планом по развитию информационного общества и формированию Электронного Правительства в Санкт-Петербурге на 2010-2012 годы.

Финансирование вышеуказанных мероприятий составило:

  • Проектирование системы хранения и передачи информации – 17 000 тыс. руб.
  • Закупка, монтаж и наладка оборудования системы комплекса хранения – 92 000 тыс.руб.
  • Создание инженерной инфраструктуры – 25 000 тыс. руб.

Этапы создания единого ЦОД Архивной отрасли  Санкт-Петербурга

№ п/п

Наименование этапа

Готовность

1.

Проект ЦОД

100%

2.

Строительные работы

20%

3.

СКС Таврическая 39

20%

4.

Закупка инженерных систем ЦОД

100%

5.

Монтаж и запуск инженерных систем ЦОД

0%

6.

Закупка серверного компьютерного оборудования ЦОД

100%

7.

Монтаж и запуск компьютерного оборудования ЦОД

0%

8.

Разработка единой ИТ политики Архивной отрасли СПб

80%

9.

Внедрение единой ИТ политики СПб

0%

 

Начальник сектора ААТ и И                                                                                А.Е. Давыдкин