Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Справка об итогах проверок обеспечения сохранности и упорядочения документов комиссий и советов, образованных Губернатором (Правительством) Санкт-Петербурга

В 2010 году были завершены проверки исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее – ИОГВ) в целях реализации решения Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Архивного комитет) от 28.04.2006 № 4 п. 6 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов комиссий и советов, образованных при Губернаторе (Правительстве) Санкт-Петербурга».

Работа по выявлению комиссий и советов, созданных в соответствии с правовыми актами Губернатора, Правительства и Администрации Санкт-Петербурга, была проведена Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Предварительный анализ и изучение правовых актов о создании  комиссий, советов, проведенный Архивным комитетом, показал, что деятельность данных органов, имеющих статут коллегиальных совещательных, консультативных совещательных, общественно-консультативных,  координационных и  действовавших на  постоянной  или  временной основе,   должна была способствовать   решению актуальных и важнейших задач  во всех сферах    жизнедеятельности Санкт-Петербурга: экономической, научной, градостроительной, культурной, социальной. К участию в их работе  могли быть  привлечены специалисты заинтересованных ведомств и организаций. Возглавлялись комиссии и советы руководителями первого ранга - вице-губернаторами, председателями комитетов или их заместителями. Решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, носили,  как правило, рекомендательный характер.     

По  сложившийся  практике документы, образующиеся в процессе документирования деятельности этих органов, откладываются в составе документальных фондов тех комитетов, где работает назначенный в соответствии с положением о той или иной комиссии (совете) секретарь, в редких случаях – в аппарате вице-губернатора (в подлинниках) и комитете (в копиях).

 В соответствии с этим принципом работы коллегиальных органов Архивным комитетом были организованы проверки соответствующих комитетов.

Проверки проводились с 2007 по 2010 год. В них принимали участие: по согласованию с Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга  (далее – Секретариат) -  сектор служебной документации отдела документационного обеспечения Секретариата и центральные государственные архивы Санкт-Петербурга, в списках организаций-источников комплектования которых состояли на учете проверяемые  ИОГВ - ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб.

Итоги проверок, проведенных в период с 2007 по 2009 год,  были подведены на заседании Коллегии Архивного комитета в 2009 году.

В соответствии с планом проведения проверок на 2010 год проверки должны были пройти в 6 ИОГВ, однако были проведены только в 5-ти.  В связи с обращением Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности проверка этого Комитета была перенесена на 2011 год и не проведена до настоящего времени по его просьбе.

Общее количество коллегиальных органов, созданных при участии проверенных в 2010 году ИОГВ, - 24, из них действующих - 7, прекративших свою работу, - 5,  не осуществлявших ее – 12. Соотношение действующих, в том числе прекративших работу, и не работавших комиссий и советов распределилось поровну - 12 коллегиальных органов с той и другой стороны.

Проверки, проведенные в прошлом году выявили те же проблемы, которые были характерны для проверок предшествующего периода: документы о работе комиссий и советов не всегда включались в номенклатуры дел ИОГВ, отсутствие должного учета на стадии делопроизводства негативным образом влияло на организацию работы по упорядочению этих документов: в описи дел постоянного хранения они не включались и могли быть утрачены. Работа по упорядочению документов комиссий и советов проводилась без учета действующих требований к порядку ее проведения. На хранение отбирались только протоколы заседаний коллегиальных органов, документы, послужившие основанием для обсуждения и принятия тех или иных решений, итоговых документов, – доклады, отчеты, информации, справки, другие материалы, отражающие работу коллегиального органа, в дела не включались.

Поэтому можно подвести общие итоги и сделать выводы о проведенных проверках за весь период  с 2007 по 2010 год. За указанный период времени было проверено 18 ИОГВ, при участии которых сформировано 142 комиссии и совета. Свою жизнеспособность подтвердил 71 коллегиальный орган, что составило 50% от общего количества созданных в свое время комиссий и советов. Продолжают деятельность 54 комиссии и совета, завершили свою работу 17. Не осуществлял деятельности и ее документирование 71 коллегиальный орган.   

Анализ проведенных проверок позволяет сделать следующие выводы. Документы комиссий и советов, созданных в целях обсуждения и решения отдельных задач в финансовой, экономической, градостроительной, образовательной, культурной, социальной и иных сферах жизнедеятельности Санкт-Петербурга, имеют историческое значение и отражают деятельность ИОГВ Санкт-Петербурга. К участию в работе  этих органов привлекаются ведущие специалисты заинтересованных ведомств, возглавляются комиссии и советы руководителями высшей группы должностей государственной службы – вице-губернаторами, председателями комитетов или их заместителями.

Соответственно  в целях обеспечения сохранности данных документов по результатам каждой проверки Архивным комитетом готовилась справка с рекомендациями по устранению выявленных недостатков по учету документов комиссий и советов в делопроизводстве, обеспечению их сохранности,  упорядочению и подготовке к архивному хранению.  Справка в обязательном порядке согласовывалась всеми участниками проверки. 

Серьезным  результатом проверок можно назвать начавшуюся работу ИОГВ по признанию утратившими силу ранее изданных правовых актов о создании комиссий и советов, прекративших (не ведущих) деятельность. Осуществление этого мероприятия являлось  также  рекомендаций Архивного комитета. Подготовлено 48 таких актов, по 3 комиссиям ведется соответствующая работа.

В заключение необходимо отметить, что обеспечение сохранности, учета и последующего использования документов, созданных в процессе деятельности комиссий, советов,  в интересах пользователей архивной информации - общая задача ИОГВ и архивных учреждений Санкт-Петербурга.

Соответственно Коллегия будет принимать решения, необходимые для реализации этой задачи.

 

Главный специалист отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства
Архивного комитета                                                                 В.А.Воробьева