Итоги анализа результатов реализации
Комплексной программы развития
системы научно-справочного аппарата
государственных архивов на 2007 - 2010 гг.
и подготовка новой Программы комплексного
развития системы научно-справочного
аппарата государственных архивов
Санкт-Петербурга на 2011-2015 гг.

Комплексная программа развития системы научно-справочного аппарата государственных архивов Санкт-Петербурга на 2007-2010 гг. (далее - Программа НСА) была разработана в соответствии с решением Коллегии  Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет) от 11.10.2005 в целях планомерного развития системы НСА государственных архивов Санкт-Петербурга.

Анализ выполнения Программы НСА показал, что основные направления развития были определены правильно, по всем из них удалось добиться определенных результатов, а  количественные показатели выполнения Программы реализованы в запланированных объемах, а зачастую и с превышением плановых показателей (Приложение 1).

Необходимо отметить, что столь высокие итоги реализации Программы НСА стали возможны благодаря  наличию во всех без исключения архивах высокого уровня специалистов в области создания и развития НСА..

Научное описание архивных документов являлось приоритетным направлением в создании системы НСА, т.к.  позволяет вводить в научный и практический оборот новые комплексы исторических источников и способствует расширению доступа к информации. 

Научное описание личных фондов ЦГАЛИ СПб проводил в соответствии с подготовленным списком наиболее значимых и содержательных фондов из числа требующих описания, в результате за 2007-2010 годы  завершено научное описание 41 фонда - 32% от требуемого объема.    ЦГАИПД СПб, хотя и не завершил работу по описанию документов КПСС, поступивших в россыпи в 1991 году, как планировалось  Программой НСА, тем не менее, добился определенного «прорыва» в описании: было сформировано 4662 ед.хр., что  составляет  166,5 % плана. Хорошие темпы взяты архивом по описанию  трех коллекций подлинных партийных и комсомольских документов: за 2 года архивом была описана первая из трех коллекций. К сожалению, не удалось архиву преодолеть отставание по описанию  документов политических партий и организаций, поступивших в архив в последние годы. Из 20 фондов, намеченных к описанию – описано 7 (27,8% плана).

ЦГАНТД СПб в соответствии с Программой НСА  должен был провести научное  описание двух личных фондов, один из которых  по решению ЦЭПМК Комитета архив передал в ЦГАЛИ СПб  в 2009 году, работа над вторым была отложена в виду необходимости завершить описание фонда архитектора-реставратора А.Э.Гессена. С 2009 года в план научного описания было включено описание проектной документации фонда Ленинградского филиала Государственного института по проектированию театрально-зрелищных предприятий (ЛФ «Гипротеатр»), принятой в архив в необработанном виде. В течение двух лет силами сотрудников отдела комплектования проведено научное описание и составлены 4 описи.

ЦГА СПб, в связи с большим объемом работ по подготовке и созданию автоматизированной информационной системы в архиве, только на 50% выполнил план по описанию документов, которое прошли 4 фонда.

ЦГАКФФД  СПб были составлены описи (книги учета и описания) на все принятые от организаций списка источников комплектования  и частных лиц фотодокументы (негативы и позитивы). Недовыполнение плана по описанию фонодокументов (грампластинок)  - 87%, объясняется тем, что большую часть принятых грампластинок составили долгоиграющие, потребовавшие большего бюджета рабочего времени. Описи на  поступившие за 2007-2010 годы фотодокументы  полностью сформированы в электронном виде, а с 2010 года – электронные описи создаются  и  на фонодокументы. (грампластинки).

ЦГАЛС СПб  в предусмотренных Программой НСА объемах провел описание нотариальных документов фонда Первой государственной нотариальной конторы. Вне плана архивом проведены экспертиза ценности и описание документов по личному составу, принятых от  ликвидированных организаций в необработанном виде, составлена опись невостребованных трудовых книжек работников учреждений и предприятий торговли. Необходимость переработки описей бывшего архива «Сервис-Мода», вызванная их  низким качеством, потребовала от ЦГАЛС СПб проведения переработки описей по 55 фондам и переработки описей  5 фондов государственных нотариальных контор Санкт-Петербурга.

ЦГИА СПб вне плана вынужден был провести научное описание вновь поступивших в архив метрических книг церквей, документов домовых контор и личного фонда беллетриста О.И.Олоховой, а также  обнаруженных в процессе работы над путеводителем по фондам архива неописанных документов консульства Бельгии в Петрограде  и метрических книг нескольких церквей, всего в количестве 519 дел по 5 фондам.

Кроме того, в процессе работы над Путеводителем ЦГИА СПб обнаружено значительное количество ошибок в фондировании, поэтому архив был вынужден провести работу по переработке описей, хотя она и не планировалась.                     

Программа НСА предусматривала проведение каталогизации документов, как целевой, так и в процессе выполнения иных архивных работ (попутной), всеми архивными учреждениями, имеющими систему каталогов. В целом, намеченные показатели по каталогизации дел и составлению карточек каталогов выполнены, а в отдельных случаях  значительно  перевыполнены. 

Хотя в Программе НСА  говорилось о необходимости разработки единого для всех архивов программного обеспечения по каталогизации документов в электронном виде и постепенном переходе архивов на ведение этой программы, никаких конкретных разработок и планов в этом направлении в тот момент не было. В конце 2007 года  по инициативе Комитета Комитет по информатизации и связи заключил контракт на создание и ввод в действие Государственной информационной системы (ГИС) «Государственные архивы Санкт-Петербурга», по которому исполнителем работ являлось Санкт-Петербургское унитарное предприятие «Информационно-аналитический центр» (СПб ИАЦ), подведомственное Комитету по информатизации и связи.

В 2007-2008 годах сотрудники Комитета, архивных учреждений совместно с работниками СПб ИАЦ и их подрядчиками принимали участие в определении основных направлений автоматизации в архивах, составлении технических заданий при разработке программных продуктов и других подготовительных работах. Одним из первых направлений в создании ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» стало сканирование каталогов ЦГА СПб, ЦГИА СПб, ЦГАЛИ СПб, ЦГАНТД СПб, разбор отсканированных образов и создание поисковой системы по БД каталогов. Проведение этих работ потребовало от всех задействованных в этом процессе архивов значительных и незапланированных затрат рабочего времени на подготовку каталогов к сканированию.

На  конец 2010 года  были в полном объеме отсканированы, разобраны и введены в базу данных электронного каталога систематический, именной, географический, тематический (по истории госучреждений) каталоги ЦГА СПб, ЦГАЛИ СПб, ЦГИА СПб, отсканирован каталог управленческой и научно-технической документации ЦГАНТД СПб. При этом  вливание вновь составленных в 2009 - 2010 году каталожных карточек не проводилось. Указанные карточки предполагается включать уже в электронный каталог архивов в рамках тестирования и опытной эксплуатации подсистемы «Электронный каталог» ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга».

Что касается программного обеспечения для ведения электронной каталогизации документов, то его создание затянулось, тестовая версия была представлена в начале 2011 года, сотрудники четырех архивов прошли обучение и до начала июня должны дать свои замечания по ведению программы.                          

ЦГАКФФД СПб,  имея большой опыт по созданию автоматизированного каталога, продолжает  ведение и пополнение традиционного карточного каталога. Каталожные карточки составлены на все принятые в архив фото и фонодокументы. Поскольку традиционный каталог очень активно используется исследователями и сотрудниками архива,  работы по его ревизии и усовершенствованию занимают значительный бюджет рабочего времени в этом архиве.

Большую работу по усовершенствованию системы каталогов провели также ЦГАЛИ СПб,  ЦГАНТД СПб и ЦГИА СПб в связи с подготовкой каталогов к сканированию. 

Программой было запланировано создание двух путеводителей по фондам ЦГАЛИ СПб и ЦГАНТД СПб  и краткого справочника по фондам ЦГИА СПб. Однако,  в процессе  работы над справочником ЦГИА СПб принял  решение доработать его до полного путеводителя по фондам, и хотя работа над путеводителем затянулась еще на 2 года, это решение было правильным,  а трудозатраты – оправданными, т.к. документы исторического архива чрезвычайно востребованы.

В соответствии с программой, в 2007 году была завершена  работа по подготовке путеводителя по фондам ЦГАЛИ СПб, начатая тремя годами ранее. Путеводитель содержит полные характеристики 771 фонда архива, стоявших на учете  в архиве на 01.01.2005, и сведения о новых поступлениях на 01.01.2007. 

К сожалению, из-за недостатков в организации работы, слабых исторических справок, подготовка путеводителя по фондам ЦГАНТД  СПб затянулась. В итоге, вместо завершения путеводителя в 2008 году в соответствии с Программой НСА, работа над ним была закончена к концу 2010 года, хотя, как положительный момент, следует отметить то, что архив  дополнил первоначальный вариант путеводителя, включив в него фонды по состоянию на 01.01.2010 – всего  429 фондов.  Тем не менее, путеводитель  издан не был, его издание планируется в 2011 году.

Помимо издания указанных путеводителей в традиционной форме Программа НСА предусматривала последующий перевод текстов справочников в гипертекстовую версию для размещения в сети Интернет. Эта задача была поставлена перед специалистами СПб ИАЦ в рамках создания ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» и к 2010 году предполагалось, что путеводители по всем государственным архивам, включая изданные ранее путеводители по фондам ЦГА СПб и ЦГАИПД СПб, будут представлены на портале государственных архивов Санкт-Петербурга, чего, к сожалению, не произошло. Тем не менее, на сайте «Архивы Санкт-Петербурга» в 2008 году была размещена гипертекстовая версия путеводителя по фондам ЦГА СПб, созданная и размещенная сторонней организацией за счет средств бюджета.

Наряду с написанием путеводителей, в государственных архивах проводилась большая и серьезная работа по созданию внутриархивных вспомогательных видов справочников – указателей, перечней, обзоров, которые не столь «публичны», как путеводители, но, тем не менее, способствуют более  быстрому и качественному поиску информации.

Настоящий перелом в создании автоматизированных информационно-поисковых систем в архивных учреждениях Санкт-Петербурга произошел в конце 2007 года, когда было принято решение о создании ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» и началось сотрудничество архивных учреждений со специалистами СПб ИАЦ: отсканированы каталоги четырех архивов, в течение  2009 года завершены работы по вводу данных отсканированных каталогов (конвертирование в форматы базы данных и загрузка подсистему «Электронный каталог»)  трех архивов, на конец 2010 года осуществлен ввод данных по описям ЦГА СПб (586 описей).

ЦГИА СПб совместно со специалистами СПб ИАЦ продолжал ввод информации в БД архива «Фонды и описи»: на 01.01.2011 по учетным документам архива  введены сведения по 2432 описям на 1 201904 заголовка, которые затем инсталлируются в ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга».

Электронный каталог на фото и фонодокументы  ЦГАКФФД СПб  реализован в программно-информационном комплексе (ПИК) «КАИСА-АРХИВ», наполняемом по тематическому принципу с созданием базы данных для фото и фонодокументов и банка изображений для фото, причем сведения в ПИК вносятся на принимаемые на госхранение  фото и фонодокументы, на документы позитивного фонда и разделы систематического каталога дореволюционного и советского периодов. 

Тематические базы данных, разрабатываемые в архивах,  пополнялись как силами архивистов,  так и при участии специалистов СПб ИАЦ.

ЦГА СПб  в целях создания поисковой БД по документам ЗАГС была начата оцифровка «алфавитных книг», оцифровано 98 ед.хр., ИАЦ отсканировано  7716 ед.хр.

БД «Перечни» сотрудниками отдела ЦГА СПб создавалась в программе Microsoft Word при переводе  в электронный вид рукописных и машинописных перечней вопросов, рассмотренных на заседаниях исполнительных комитетов Советов народных депутатов. Всего за 2007-2010 гг. составлено 50 перечней на почти 50 тысяч вопросов. Сотрудники СПб ИАЦ переводят эти перечни в формат Microsoft Exsel и загружают в подсистему «АРМ» (автоматизированное рабочее место) ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга».

В ЦГАНТД СПб в 2007-2010 гг. продолжалось пополнение информацией систематических каталогов УД и НТД тематической БД по жилищно-гражданскому строительству.

В ЦГАЛС СПб в отделе нотариальных документов для оперативного исполнения запросов ведется БД «Учет записей наследственных дел и завещаний», которая пополняется, в том числе и в процессе описания документов государственных нотариальных контор. 

За весь период реализации Программы НСА отдел обеспечения сохранности, использования архивных документов и НИР Комитет осуществлял контроль исполнения основных направлений создания НСА в процессе анализа планово-отчетной документации архивных учреждений,  при проведении комплексных проверок деятельности ЦГАНТД СПб и ЦГАИПД СПб. Результаты работы по созданию НСА регулярно рассматривались на заседаниях ЦЭПМК Архивного комитета: за период 2007-2010 гг.  рассмотрены и составлены заключения на 85 описей, представленные по результатам научного описания документов ЦГА СПб, ЦГИА СПб, ЦГАЛИ СПб, ЦГАИПД СПб. Рассмотрены и одобрены 7  инструкций, памяток и   методических рекомендаций по совершенствованию системы НСА.    

В связи с быстрым развитием информационных технологий,  в том числе в архивной сфере, и в целях  координации деятельности подведомственных Комитету государственных учреждений в сфере информатизации, информационных технологий, связи и защиты информации, а также  для  централизованного  обеспечения товарами, работами и услугами в сфере связи и информационных технологий в марте 2011 года в Комитете Санкт-Петербурга создан  сектор автоматизированных архивных технологий и информатизации.

В 2008 году в Комитете организованы и проведены курсы повышения квалификации сотрудников государственных архивов Санкт-Петербурга, не имеющих специального образования в области архивного дела, с целью совершенствования   профессиональных навыков, в том числе и в области создания и развития системы НСА.

В 2010 году для сотрудников ЦГАИПД СПб  отделом обеспечения сохранности использования архивных документов и НИР был организован и проведен обучающий семинар по составлению и оформлению описей, составленных в результате научного описания документов.

Таким образом, реализация Программы НСА  по тем направлениям, о которых шла речь выше, безусловно,  сказалась на качественном улучшении деятельности архивных учреждений в области создания и развития системы НСА, позволила снизить трудовые затраты на выполнение ряда работ, повысить доступность информационных ресурсов архива и оперативность получения архивной информации  гражданами и учреждениями.

Вместе с тем, совершенно  очевидно, что дальнейшие перспективы развития системы НСА напрямую зависят от уровня развития и оперативности внедрения в практику работы архивов автоматизированных информационно-поисковых систем, и должны обеспечить качественные изменения в  обеспечении широкого доступа к информации о составе и содержании фондов и документов архива и  возможности оперативного и многоаспектного поиска информации. 

Поэтому основная цель новой Программы комплексного  развития системы  научно-справочного аппарата государственных архивов Санкт-Петербурга на 2011-2015 гг. (далее – Программа) - повышение качества и степени доступности предоставляемых государственными архивами Санкт-Петербурга информационных услуг на основе планомерного и интенсивного развития системы научно-справочного аппарата (далее  - система НСА) и поэтапного  внедрения в практику работы архивов современных информационных технологий.

Программа разрабатывалась на основании решения Коллегии Архивного комитета Санкт-Петербурга от 11.03.2011 № 1-1 и в соответствии с Основными  направлениями  развития архивного дела в Санкт-Петербурге на 2011 год. В течение апреля 2011 года от всех архивных учреждений Санкт-Петербурга  поступили предложения для включения в Программу, которые были тщательно проанализированы и в результате составлена новая Программа (Приложение 2).

Рассмотрев итоги реализации Комплексной программы развития системы научно-справочного аппарата государственных архивов на 2007 - 2010 гг. и проект новой Программы на 2011-2015 гг. Коллегия РЕШИЛА:

1. Считать, что основные задачи и направления Комплексной   программы развития  системы научно-справочного аппарата Центральных государственных архивов Санкт-Петербурга на 2007-2010 гг.  архивными учреждениями были выполнены.

2. Одобрить проект Программы комплексного развития системы научно-справочного аппарата государственных архивов Санкт-Петербурга на 2011-2015 гг.

3. Отделу обеспечения сохранности, использования документов и методической работы  Архивного комитета обеспечить контроль за исполнением государственными архивами  основных направлений Программы и качеством  работы по развитию НСА, соответствию  ее требованиям правил, методических рекомендаций, регулярно рассматривать ход реализации Программы на заседаниях ЦЭПМК, своевременно вносить в нее  необходимые изменения и уточнения.

Срок: в течение 2011-2015 гг.

4. Сектору    автоматизированных   архивных  технологий  и  информатизации Архивного комитета    

• обеспечить выполнение  Программы посредством развития информационно-поисковых систем архивных учреждений 

Срок: в течение 2011-2015 гг.

• осуществлять контроль выполнения исполнителем работ по созданию ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга»  договорных обязательств по развитию информационно-поисковых систем архивных учреждений в установленные сроки и в запланированных объемах

      Срок: в течение 2011-2015 гг.

• обеспечить  выполнение работ по размещению электронных версий путеводителей по фондам архивов в сети Интернет и доработке подсистемы «Электронный каталог»

                         Срок: до конца 2011 года

5. Директорам  государственных  архивов  обеспечить  выполнение основных направлений  работы, включенных в Программу.

                 Срок: в течение 2011-2015 гг.

6. Контроль за исполнением решения Коллегии  возложить  на  заместителей Председателя Комитета Е.Ю.Захарову и С.А.Соколова по принадлежности вопросов.        

Председатель Коллегии                                                                                С.В. Штукова

Секретарь Коллегии                                                                                        И.О. Гарькуша