Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Решение Коллегии от 13.05.2011 г. №2-1

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

 

 

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

 

11.03.20111-2

 

Об итогах мониторинга состояния и
использования документов Архивного
фонда Санкт-Петербурга, хранящихся
в государственных архивах, подведомственных
Архивному комитету Санкт-Петербурга

 

Коллегия Архивного комитета рассмотрела информацию «Об итогах мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, хранящихся в государственных архивах, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга», подготовленную отделом обеспечения сохранности, использования архивных документов и  методической работы  Комитета.

Результаты проведенного мониторинга свидетельствуют, что положение с сохранностью архивных фондов в нашем регионе значительно улучшилось. В настоящее время в семи государственных архивах сосредоточено 11,3 млн. единиц хранения, содержащих ценную и информационно насыщенную часть историко – документального наследия страны. Ежегодно услугами архивов, в том числе в режиме удаленного доступа, пользуются десятки тысяч российских граждан, а также иностранные граждане. 

Работа в области обеспечения сохранности документов характеризуется комплексным подходом. Осуществляются меры по поддержанию нормативных режимов хранения документов. Усилено внимание к вопросам поддержания на необходимом уровне охранного и противопожарного режимов хранения. Регламентирован порядок доступа в хранилища, их опечатывания, хранения ключей. Осуществляется комплекс мероприятий по улучшению организации хранения архивных документов. Проведенные мероприятия позволяют обеспечивать сохранность и безопасность документов Архивного фонда Санкт-Петербурга.

В области использования  документов Архивного фонда Санкт-Петербурга усилия архивных учреждений направлены на расширение доступа разных категорий пользователей к хранящимся в архивах информационным ресурсам как через читальные залы, так и путем организации историко-документальных выставок, подготовки сборников архивных документов и других информационных мероприятий.

Наряду с положительными моментами в создании условий по обеспечению сохранности документов, а также в организации доступа пользователей к документам Архивного фонда Санкт-Петербурга, хранящимся в государственных архивах, имеются недостатки и нерешенные проблемы, требующие дальнейшего совершенствования работы в этих направлениях:

  • Необходимо уточнение организационно-правовых основ пользования зданиями и помещениями (архивохранилищами) по пер. Пирогова,5 (ЦГИА СПб), Шпалерная ул., 34 (ЦГА СПб), Таврическая ул., 39 (ЦГА СПб, ЦГАНТД, ЦГАЛС СПб).
  • Не оборудованы системами охранной сигнализации помещения двух архивохранилищ: ЦГАКФФД (площадью –  20,7 кв.м.), ЦГАЛС (Галерная ул.,35) площадью – 455,8 кв.м.
  • Частично демонтированы  и не восстановлены решетки на окнах первого этажа ЦГАЛИ (Шпалерная ул., 34).
  • Отсутствуют посты охраны зданий ЦГАЛС (Галерная ул., 35 и Сиреневый бульвар,18).  Не оборудованы системами пожарной сигнализации  архивохранилище ЦГАЛС (Галерная ул., 35),  а также чердачное помещение ЦГАЛИ (Шпалерная ул., 34) площадью 167 кв.м. Требует модернизации пожарная сигнализация,  установленная в ЦГАНТД (5 Советская ул., 33) в 1978 году.
  • Необходимо наладить в архивах температурно – влажностный режим хранения документов. Закупить контрольно-измерительные приборы температуры и влажности, отсутствующие в архивохранилищах ЦГАЛС (Мучной  пер.,2).
  • Следует не допускать необоснованных ограничений в выдаче архивных документов пользователям читальных залов, строго руководствоваться требованиями нормативных документов.

Совершенствование работы по сохранению и расширению доступа пользователей к документам Архивного фонда Санкт-Петербурга, создание комфортных условий их работы во многом будет зависеть как от уровня бюджетного финансирования архивной отрасли, так и от умения руководителей архивов грамотно и эффективно распорядиться полученными средствами.

Заслушав и обсудив информацию М.Г.Ершовой, главного специалиста отдела обеспечения сохранности, использования архивных документов и методической работы Комитета, Коллегия РЕШИЛА:  

  1.  Одобрить работу государственных архивов по сохранению  документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также по организации доступа  пользователей к вышеуказанным документам.
  2.  Определить приоритетными задачами работы Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных государственных архивных учреждений на 2012 и последующие годы:
  • Ускорение строительства нового здания Центрального государственного архива Санкт-Петербурга и Лаборатории обеспечения сохранности документов;
  • Реализацию планов мероприятий по  созданию АИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга».
  1. Направить в архивные учреждения информацию «Об итогах мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, хранящихся в государственных архивах, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга».
  2. Рекомендовать директорам государственных архивов:
  • Рассмотреть итоги  мониторинга на заседаниях совещательных органов архивов, используя его результаты при выработке обоснованных управленческих решений, направленных на ликвидацию выявленных недостатков, а также при определении плановых заданий на последующие годы.
  • Усилить контроль за состоянием систем жизнеобеспечения архивных зданий, соблюдением правил пожарной безопасности и исправностью технических средств  противопожарной защиты на объектах.
  • Рассмотреть вопрос о модернизации существующих систем, регулирующих температурно-влажностный режим в хранилищах  или установке локальных систем. Подготовить обоснованные предложения по его улучшению для включения в планы на 2012 –2016 гг.

Срок: 01.06.2011 г.

  • Не допускать неправомерных отказов в выдаче дел пользователям, строго следовать требованиям законодательства в сфере архивного дела.
  • Шире использовать практику опечатывания (после проверки наличия и состояния архивных документов) первичных средств хранения  малоиспользуемых и неиспользуемых фондов, исключая их в дальнейшем из цикла проверки наличия.
  1. Директорам  ЦГА СПб (Бойцовой А.В.) и ЦГИА СПб (Шелухиной И.Б.):
  • Предусмотреть включение в показатели бюджета 2012 года  расходов на антибактериальную обработку помещений архивов (Шпалерная ул., 34 – 3-е архивохранилище ЦГА СПб и Псковская ул., 18 – 1-е архивохранилище ЦГИА),  зараженных биологическими вредителями.
  1. Директорам ЦГА СПб (Бойцовой А.В.), ЦГАИПД СПб (Тарадину В.В.) и ЦГАЛИ СПб (Георгиевской Л.С.):
  • Предусмотреть  включение в показатели бюджета 2012 и последующие годы расходов на оснащение читальных залов архивов  системами видеонаблюдения с блоком хранения информации.
  1. Директорам ЦГАИПД СПб (Тарадину В.В.) и ЦГАЛИ СПб (Георгиевской Л.С.):
  • Подготовить предложения для включения в  распоряжение Архивного комитета Санкт-Петербурга о закреплении архивохранилищ, находящихся в пользовании ЦГА СПб, ЦГАНТД и ЦГАЛС по Таврической ул., 39 и ЦГА СПб по Шпалерной ул., 34.

Срок: 01.07.2011 г.

  1. Директору  ЦГИА СПб (Шелухиной И.Б.) совместно с отделом комплексного развития и размещения государственного заказа Комитета:
  • Привести документы, регламентирующие организационно-правовые основы  пользования зданием (пер. Пирогова,5), в соответствие  с действующим законодательством.

Срок 30.12.2011 г.

  1. Директору  ЦГАЛС (Ивановой Л.П.):
  • Предусмотреть  включение в показатели бюджета 2012 года   расходов на оснащение хранилищ, размещенных в здании по Мучному пер.,2, приборами для измерения температуры и влажности. Организовать систематический контроль за состоянием микроклимата в хранилищах в соответствии с установленным порядком.
  1. Начальникам отделов Комитета: обеспечения сохранности, использования архивных документов и методической работы (Мишенковой М.В.), комплексного развития и размещения государственного заказа (Бердышеву А.М.), а также юрисконсульту Комитета (Полянской Е.А.):
  • Оказать архивам необходимую методическую и юридическую помощь для решения проблем, связанных с обеспечением сохранности документов в процессе их использования; подготовки необходимых документов, регламентирующих организационно-правовые основы  пользования зданиями и помещениями.
  1. Контроль за исполнением решения Коллегии  возложить на заместителей Председателя Комитета Е.Ю.Захарову и С.А.Соколова по принадлежности вопросов.

 

Председатель                                                                                             С.В.Штукова

 Секретарь                                                                                                   И.О.Гарькуша