Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Решение Коллегии от 11.03.2011 г. №1-1

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

 

 

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

 

11.03.20111-1

 

О развитии архивного дела в Санкт-Петербурге,
финансовой деятельности Архивного Комитета и
подведомственных государственных учреждений
в 2010 году и основных направлениях
деятельности  на 2011 год

 

Рассмотрев итоги работы государственных учреждений, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга в 2010 году, Коллегия отмечает, что плановые задания по всем направлениям деятельности ими в основном выполнены. Часть показателей, прежде всего по исполнению тематических и социально-правовых запросов  значительно превысила плановые, также перевыполнен план по выдаче дел, описанию особо ценных документов, созданию страхового фонда, приему управленческих, нотариальных и фото документов, утверждению описей дел.

В числе организационных мероприятий подготовлено и проведено в Петрозаводске (Республика Карелия) заседание Научно-методического Совета архивных учреждений Северо-Западного федерального округа. Организовано 3 заседания Коллегии Архивного комитета, рассмотрено 6 вопросов, а также 12 заседаний ЦЭПМК Архивного комитета, на которых  рассмотрено 113 вопросов, принято 315 решений по основным направлениям деятельности государственных и ведомственных архивов. В целях совершенствования деятельности по обеспечению сохранности документов и распространения передового опыта проводились заседания Реставрационного совета.  В рамках проходивших в Петербурге дней Вологодской области состоялось заседание Круглого стола на тему: «Документы Вологодских и Петербургских государственных архивов об исторических и культурных связях Санкт-Петербурга (Петрограда-Ленинграда) и Вологодской области», участие в котором приняли архивисты Вологодской области и Санкт-Петербурга.

На июнь 2011 года в Архангельске запланировано проведение заседания Научно-методического  совета  архивных учреждений Северо-Западного федерального округа. Планом работы Совета предусмотрен семинар «Проблемы обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе (в том числе в процессе их перемещения)», а также обсуждение методических разработок архивных учреждений, особенностей работы по комплектованию государственных архивов, вопросов выявления особо ценных документов.

В рамках Договора о сотрудничестве  с  Управлением по делам архивов Республики Башкортостан предполагается участие башкирских коллег в мероприятиях, запланированных Организационно-методическим центром Северо-Западного федерального округа по работе с документами личного происхождения.

В целях реализации Плана мероприятий по проведению административной реформы в Санкт-Петербурге в 2009-2010 годах, утвержденного  Постановлением Правительства Санкт-Петербурга  от 14 апреля 2009 года N 381, были разработаны, прошли согласования и утверждены следующие административные регламенты:  исполнения Архивным комитетом Санкт-Петербурга (далее – Комитет) государственных функций: «Утверждение положений и персонального состава комиссий государственных архивов Санкт-Петербурга по рассекречиванию в установленном порядке архивных документов, имеющих грифы секретности»; и оказания услуг: «Выдача разрешения государственным архивам Санкт-Петербурга на временный вывоз документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, заявленных к временному вывозу за пределы Российской Федерации, для получения в установленном порядке свидетельства на право вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации». Кроме того, для обеспечения деятельности органов государственной власти Санкт-Петербурга был разработан, прошел согласование типовой административный регламент «По осуществлению в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга». В связи с изменениями законодательных и нормативных актов Российской Федерации, Санкт-Петербурга вносились необходимые поправки в разработанные ранее Комитетом административные регламенты.

В соответствии с Постановлениями Правительства Санкт-Петербурга  от 15 апреля 2010 года N 354 и от 27 октября 2010 года № 1452.  планируется разработка административных регламентов исполнения Комитетом государственных функций (предоставления государственных услуг):

  • Утверждение перечня должностных лиц Комитета, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях.
  • Организация проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных  в соответствии с нормативными требованиями.

В  связи с совершенствованием правового положения государственных учреждений предполагается внесение изменений в Положение об Архивном комитете Санкт-Петербурга, в правоустанавливающие документы государственных учреждений, подведомственных Комитету, разработка иных правовых и нормативных документов.

Реализация государственной политики в области архивного дела в Санкт-Петербурге осуществляется по трем основным направлениям: формирование Архивного фонда Санкт-Петербурга, обеспечение сохранности документов, предоставление информационных услуг.

С точки зрения социальной значимости приоритетным направлением является предоставление информационных услуг, что наглядно подтверждается   увеличивающимся объемом поступающих в архивы запросов граждан и организаций. Всего в течение 2010 года государственными архивами исполнено свыше 30 тысяч запросов, большая часть (83%) которых  - это  запросы социально-правового характера: о трудовом стаже, заработной плате, награждении орденами и медалями, в том числе «За оборону Ленинграда», о нахождении на оккупированной территории, прохождении службы в партизанских отрядах, истребительных батальонах и Ленинградской армии народного ополчения, об эвакуации из Ленинграда и др. Количество рассмотренных генеалогических запросов (1,7 тысячи) увеличилось на 33%, а тематических (3,3 тысячи) на 11% по сравнению с 2009 годом. Тематические запросы, как правило, сложны по поиску запрашиваемой информации, требуют высокой квалификации работников и значительного времени для просмотра большого объема документов.

Продолжена работа по обеспечению доступа пользователей через читальные залы к информационным ресурсам, сосредоточенным в хранилищах государственных архивов, количество которых в 2010 году увеличилось до 2100 человек, что хоть и незначительно, но превышает показатели предыдущих лет и также свидетельствует о растущем интересе к потенциалу государственных архивов города. Рост обращений к документам требует постоянного совершенствования научно-справочного аппарата, необходимого для  оперативного поиска информации. Главным  направлением становится создание автоматизированных систем поиска, которое осуществляется, в том числе и в рамках реализации мероприятий по созданию Государственной информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга».

Целям расширения доступа к историческим источникам служит рассекречивание документов Архивного фонда, содержащих информацию, отнесенную к государственной тайне: в 2010 году переведено на открытое хранение 4,1 тысячи дел, что почти в полтора раза превышает аналогичный показатель предыдущих лет.

В ходе реализации деятельности по формированию Архивного фонда Санкт-Петербурга обеспечен прием в государственные архивы Санкт-Петербурга 22,5  тысяч дел постоянного хранения  и 38,3 тысяч дел по личному составу. Увеличение количества документов постоянного хранения (на 3,3 тысячи по сравнению с 2009 годом) и уменьшение объема документов по личному составу (на 13,0 тысяч дел по сравнению с 2009 годом) – позитивная тенденция. Она свидетельствует о качественно ином видовом составе документов, принимаемых в архивы: росте числа исторически значимых материалов с одной стороны и с другой - снижении негативных экономических факторов, результатом которых было массовое банкротство предприятий и связанное с этим увеличение числа документов по личному составу, подлежащих приему от них.

В сфере обеспечения сохранности архивных документов уделялось значительное внимание созданию оптимальных условий их хранения, осуществлен комплекс мер по повышению безопасности архивных фондов и улучшению физической сохранности документов. Наиболее масштабными выполненными мероприятиями были работы: по ремонту автоматической станции газового пожаротушения с модернизацией имеющегося оборудования в здании архивного центра на Таврической улице, 39 (на эти цели израсходовано почти 19 млн. рублей); по ремонту системы вентиляции и кондиционирования в помещениях ЦГАКФФД СПб, предназначенных для хранения нитропленки, требующих особого режима хранения (выполнены работы на сумму 1,2 млн. рублей).           

Кадровая проблема в государственных архивах в последнее время приобрела постоянный характер в силу невысокой социальной привлекательности архивной работы и небольших зарплат. Молодые специалисты с базовым историческим или историко-архивным образованием, как правило, не задерживаются в архивах. Из работающих специалистов 24% являются пенсионерами, 35% - возрастной категории свыше 50 лет. Пока еще достаточно высоким остается образовательный уровень, так 50,5% работников имеют высшее образование, но без качественного изменения уровня заработной платы кадровая ситуация может стать критической. Поэтому одной из задач Комитета является решение вопросов социальной защищенности работников подведомственных организаций.

При реализации положений распоряжения Комитета от 22.03.10 №15-А «О порядке предоставления платных услуг (выполнения работ) государственными учреждениями, подведомственными Архивному комитету Санкт-Петербурга» архивными учреждениями были приведены в установленный вид положения об осуществлении предпринимательской деятельности, уточнены перечни оказываемых услуг в соответствии с уставами и задачами учреждений, произведен пересчет цен на оказываемые платные услуги. Однако последнее было сделано в основном только в отношении вновь вводимых в прейскуранты видов услуг. В связи с существенными изменениями производительности и норм труда, а также усовершенствования применяемой техники и технологий по сравнению соответствующими  показателями, имевшими место в соответствующем периоде разработки прежних цен услуги, считаем целесообразным произвести пересмотр цен на остальные услуги.

Анализ достижения задач, поставленных в решении Коллегии Архивного комитета Санкт-Петербурга по итогам работы в 2009 году и планам на 2010 год, показал, что в большинстве своем они были реализованы. По-прежнему, сложными остаются проблемы сокращения сроков исполнения запросов граждан, существенного увеличения объема документов, поступающих на государственное хранение, а также научного описания партийных документов и документов личного происхождения. Кроме этого, в 2011 году актуальными задачами архивных учреждений будут:

  • обеспечение контроля за состоянием  систем жизнеобеспечения архивных зданий, соблюдением правил пожарной безопасности и исправностью технических средств противопожарной защиты на объектах;
  • обеспечение соблюдения сроков исполнения запросов социально-правового характера (ЦГА СПб, ЦГАЛС СПб);
  • осуществление в постоянном режиме работы по оптимизации списков организаций - источников комплектования государственных архивов с учетом выявления новых источников комплектования; изменения   организационно-правовой формы, реорганизации и ликвидации действующих источников (все комплектующиеся государственные архивы), в том числе - подготовка новых списков организаций - источников комплектования (ЦГА СПб и ЦГАИПД СПб);
  • обеспечение участия работников в проверках соблюдения организациями обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, организуемых Архивным комитетом (ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб, ЦГАКФФД СПб);
  • организация планирования приема архивных документов с учетом возможностей   обеспечения их сохранности в организациях, предотвращения случаев  утраты документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также по личному составу в целях соблюдения социальных прав граждан (все комплектующиеся государственные архивы);
  • осуществление контроля за проведением организациями – источниками комплектования государственных архивов работы по разработке до конца 2011 года номенклатур дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М. 2010 (все комплектующиеся государственные архивы);
  • проведение анализа результатов  реализации  Комплексной программы развития системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов на 2007-2010 гг. и подготовка предложений по дальнейшему  развитию системы НСА государственных архивов на перспективу 2011-2015 гг., исходя из следующих приоритетов – завершение описания партийных документов (ЦГАИПД СПб), сохранение высоких темпов описания фондов личного происхождения (ЦГАЛИ СПб), завершение описания управленческих документов и фондов личного происхождения, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии или по сдаточным описям (ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб), постепенный переход к каталогизации документов в электронной форме  (ЦГА СПб, ЦГИА СПб, ЦГАЛИ СПб, ЦГАНТД СПб);
  • реализация планов мероприятий по  созданию Государственной информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга»;
  • активизация работы по вводу сведений в БД «Архивный фонд» с целью автоматизации системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;
  • Осуществление контроля за соблюдением финансовой дисциплины, целевым, экономным и рациональным расходованием бюджетных средств. Проводить работу по ревизии и списанию устаревших товарно-материальных ценностей.
  • Обеспечение пересмотра прейскурантов на платные услуги (работы) в части услуг (работ), базовая цена на которые формировалась на основе приказа Государственной архивной службы России от 08.02.1993 №10 «Об утверждении номенклатуры платных работ  и услуг и методических рекомендаций по расчету свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями  и организациями».

 

В целях обеспечения стабильного функционирования и дальнейшего развития архивных учреждений Санкт-Петербурга Коллегия РЕШИЛА:

  1. Одобрить основные направления развития архивного дела в Санкт-Петербурге на 2011 год.
  2. Руководителям подведомственных государственных учреждений обеспечить реализацию Планов работы государственных учреждений на 2011 год.
  3. Обеспечить эффективное использование выделяемых бюджетных средств, сохранение уровня социальной защищенности работников.
  4. Создать информационную систему ЦГАКФФД СПб на базе используемого в настоящее время ПИК «КАИСА-АРХИВ».
  5. Контроль за выполнением настоящего решения оставляю за собой.

 

Председатель Коллегии                                                                                С.В. Штукова

Секретарь Коллегии                                                                                        И.О. Гарькуша