Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Решение Коллегии от 09.12.2011 № 5-1

РАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

 

 

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

 

09.12.20115-1

 

О результатах комплексной проверки
деятельности СПбГУ «Центральный
государственный архив кинофотофонодокументов
Санкт-Петербурга»

 

В соответствии с планом мероприятий Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Комитет) с 11 по 18 октября 2011 года проведена  комплексная проверка Санкт-Петербургского государственного учреждения «Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга» (далее – ЦГАКФФД СПб) с целью анализа состояния работы архива по вопросам обеспечения сохранности, формирования Архивного фонда Санкт-Петербурга, использования архивных документов, состояния материально-технической базы архива, бухгалтерского учета и  отчетности, выработки конкретных предложений по разрешению возникающих проблем.

ЦГАКФФД СПб  создан в 1966 году на базе фотоотдела ГАОРСС Ленинграда (ныне – ЦГА СПб) и является одним из крупнейших специализированных государственных архивов, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование аудиовизуальных документов, значительная часть которых отражает историю развития нашего города, ряда других регионов России с 1850-х годов до настоящего времени.

По состоянию на 01.01.2011 на государственном учете находится 579 456 ед.хр., размещенных в специализированном  здании по Таврической ул., 39, куда архив переехал в 2004 году из приспособленного здания на Мучном пер., 2. Степень загруженности архивохранилищ составляет 34,2%. Архив оборудован современными средствами охранной и пожарной сигнализации, а также модернизированной в 2010 году системой автоматического пожаротушения. Администрацией архива постоянно проводятся мероприятия по улучшению условий хранения документов, заслуживающие положительной оценки: создание особого помещения, отвечающего требованиям к хранению фотодокументов на нитроцеллюлозной основе, оборудование хранилища для документов, не прошедших экспертизу ценности, принятых по сдаточным описям и ряд других.          

ЦГАКФФД СПб действует на основании устава, утвержденного на сегодняшний день в новой редакции в связи с изменением организационной формы учреждения на казенное. Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников, положения о совещательных органах утверждены в основном в 2008 году, частично в 2009 - 2011 годах. Они требуют переработки и приведения в соответствие новому уставу.

 Штат архива почти полностью укомплектован. Утвержденная штатная численность – 35 единиц; фактическая численность - 34; вакансия – фотограф-реставратор. Ведение общего и кадрового  делопроизводства, воинского учета, организация проведения конкурсных и внеконкурсных процедур по закупке товаров, работ и услуг осуществляются в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами.

Большое внимание уделяется в архиве методической работе, регулярно проводятся занятия по  повышению квалификации кадров в структурных подразделениях.

В ЦГАКФФД СПб в целом обеспечены необходимые условия для сохранности документов: контролируется и поддерживается противопожарный режим,  в основном соблюдается и постоянно контролируется температурно-влажностный режим хранения архивных документов. В двух помещениях установлены автономные системы кондиционирования воздуха, приобретены электронные приборы для измерения климатических параметров в хранилище. При в целом нормативной влажности воздуха отмечается незначительное отклонение температуры воздуха от нормативных параметров. Санитарно-гигиенический режим хранения находится на должном уровне. Положительной оценки заслуживают подготовленные архивом «Перспективный план проверки наличия и состояния архивных документов на 2009 – 2033 годы», а также «Анализ состояния работ по созданию, хранению, учету и использованию страхового фонда на особо ценные и уникальные документы» и ряд методических разработок по проблемам обеспечения сохранности архивных документов. Однако, требуют корректировки приказы по архиву о назначении ответственных за вскрытие и опечатывание помещений, а также указание степени пожаростойкости и взрывоопасности хранилищ. В ЦГАКФФД СПб в соответствии с нормативными требованиями организовано хранение документов, содержащих в оформлении драгоценные металлы.

Архивом осуществляется работа  по розыску дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия. По состоянию на 01.01.2011 выявлено отсутствие четырех фотодокументов.  В целом выдача дел осуществляется четко и организованно в соответствии с требованиями нормативных документов. ЦГАКФФД СПб проводит существенный комплекс работ, направленных на улучшение физического состояния документов, включая подготовку документов к реставрационно-профилактической и консервационно-профилактической обработке, определение основы фотодокументов и перевод на безопасную основу. Серьезные усилия прилагаются к созданию страхового и пользовательского фонда на особо ценные документы, в том числе, на электронных носителях.

Порядок учета документов в архиве регламентируется Инструкцией по учету фотодокументов 1997 года, которая требует переработки в соответствии с современной законодательной и нормативной базой.

В составе ЦГАКФФД СПб на правах структурного подразделения существует фотолаборатория, основное назначение которой – улучшение физического состояния документов, создание страхового фонда на них. Кроме того, лаборатория выполняет все виды фоторабот для нужд самого архива, исполняет заказы на изготовление копий документов, осуществляет выездную съемку для пополнения фондов в порядке инициативного документирования. Лаборатория оснащена необходимым для проведения работ оборудованием, однако, часть его технически устарела. Кроме того, имеются проблемы при закупке пленки для создания страхового фонда. Одним из проблемных направлений деятельности ЦГАКФФД СПб, как и всех других комплектующихся архивов, является работа по осуществлению взаимодействия с организациями – источниками комплектования. В списке № 1, согласованном ЦЭПМК Архивного комитета в 2006 году, состоят 52 организации, в том числе – 13 негосударственной формы собственности, из которых только с двумя имеются заключенные договоры о сотрудничестве.

При проведении последней паспортизации в 2009 году паспорта были получены от 27 из 52 организаций – источников комплектования. Анализ даже этих паспортов (чуть более 50% организаций) позволяет сделать вывод о необходимости приема более 200 тысяч фотодокументов, требующих проведения первичной экспертизы ценности, поскольку с ликвидацией в ведомствах фотолабораторий и отсутствием в большинстве случае ответственных за обеспечение сохранности документов есть реальная угроза их утраты. Однако, при существующих темпах проведения этой работы (порядка 4 тысяч единиц хранения ежегодно) задача становится невыполнимой. Половина бюджета рабочего времени отдела комплектования затрачивается на проведение вторичной экспертизы ценности документов и их научное описание. Кроме того, на сегодняшний день уже в архиве находится 205 тысяч единиц хранения фотодокументов, не прошедших описания и учтенных только во внутренних документах отдела комплектования. Это одна из наиболее сложных проблем, стоящих перед руководством ЦГАКФФД СПб, решением которой надо заниматься в кратчайшие сроки. Более того, необходимо учитывать уже фактически сложившийся повсеместно переход на новые цифровые технологии и наличие в организациях значительных массивов фоно и кино документов, прием которых архив на сегодняшний день не осуществляет и осуществить не может.

Работа по организации использования документов и созданию и развитию системы НСА в части ведения и усовершенствования систем каталогов архива и организации работы в ПИК «КАИСА-Архив»  осуществляется соответствующим отделом, анализ планово-отчетной документации которого показал  сбалансированность плановых показателей в соответствии с происходящими изменениями (снижение количества посетителей  читального зала, рост количества тематических запросов), а также их выполнение и в ряде случаев перевыполнение.

С 2000 года создание автоматизированных информационно-поисковых систем в ЦГАКФФД СПб началось при  финансовой поддержке  Фонда Форда. Разработанный   ОАО «Альт–Софт»  при непосредственном участии архива  

Программно-информационный комплекс  (ПИК) «КАИСА–АРХИВ» является многофункциональной системой, решающей задачи учета, описания, поиска информации, через создание образов фотодокументов расширяет возможности  доступа, обеспечивая при этом сохранность подлинных фотодокументов архива.  К 2011 году в информационный массив включена информация на 18% от общего количества фотодокументов и 100% фонодокументов. Информационный ресурс представлен на сайте ЦГАКФФД СПб в Интернет, основу которого составляет электронный каталог.

В настоящий момент ведется доработка программного обеспечения (ПО) системы для  приема на государственное хранение фонодокументов в электронном виде, а в 2012 году планируется доработка ПО для приема на государственное хранение документов на магнитной основе.

Работа по научному описанию фотодокументов в ЦГАКФФД СПб отличается определенной спецификой, связанной с тесным взаимодействием в процессе ее осуществления сразу нескольких структурных подразделений архива. Особенности принимаемых на хранение документов диктуют определенные методы и приемы их описания. Сложный процесс прохождения фотодокумента от первичного учета в отделе комплектования  до передачи его в архивохранилище, а информации о нем – в каталоги, возможно сделать более рациональным по аналогии с процессом описания фонодокументов. Также следует добиваться оптимального взаимодействия структурных подразделений в процессе работы и дифференцированно подходить к нормированию при планировании описания. Высокий уровень научного описания документов, достигнутый ЦГАККФД СПб, не должен снижаться за счет увеличения количества составляемых карточек.

Реальная проблема сегодняшнего дня -  наличие свыше 200 тысяч ед.хр. фотодокументов, поступавших в архив, начиная  с 1996 года, не прошедших экспертизу ценности. Даже если предположить, что после экспертизы от этого количества  останется 25% фотодокументов, т.е. порядка 50000 ед.хр.фотодокументов, требующих описания, при существующих темпах и с учетом продолжающегося комплектования архива  это займет 10-15 лет. При этом, одним только возможным увеличением штатной численности отдела комплектования эту проблему не решить, поскольку увеличение объемов описания сразу же увеличит нагрузку на другие структурные подразделения архива, прежде всего фотолабораторию и отдел учета, и вместо решения проблемы создаст дополнительные. Кардинально изменить ситуацию возможно только при увеличении штатной численности архива пропорционально по всем структурным подразделениям, вовлеченным в процесс научного описания и приема документов на государственное хранение.

Систему каталогов архива образуют систематический (раздельно советского/постсоветсткого и досоветского периода), именной и  географический каталоги на фотодокументы и систематический каталог фонодокументов (грампластинок).  Закаталогизированными числятся 93% фотодокументов и 100%  фонодокументов.

Приоритетным направлением в развитии и совершенствовании системы НСА будет являться дальнейшее формирование электронной базы данных и банка изображений на хранящиеся в архиве и вновь принимаемые на госхранение фото и фоно документы.        На сегодняшний день в электронный каталог архива введено 100% фотодокументов именного каталога, части  систематического каталога досоветского и советского периодов, 388 фотоальбомов, свыше 30 тысяч записей фонодокументов (магнитная лента, аудиозаписи и грампластинки).

Работа по использованию архивных документов осуществляется в традиционных формах: предоставление фотокаталога архива для просмотра  пользователям в читальном  зале и прием заявок на изготовление фотоотпечатков отобранных фотодокументов;  исполнение тематических запросов граждан и организаций;   экспонирование фотодокументов на выставках;  подготовка документальных публикаций в т.ч.электронных изданий. Фонодокументы пока остаются недоступными для использования, поскольку требуют специальной звуковоспроизводящей аппаратуры и отдельных помещений для прослушивания. Перспективой развития данного направления может стать оцифровка фонодокументов и возможность вести поиск и прослушивать их полностью (в читальном зале) или частично (через Интернет)  по создаваемому в настоящее время электронному каталогу фонодокументов.

С апреля 2010 года архив внедряет новые формы работы с пользователями по всем направлениям использования – заключение договоров с физическими лицами на использование  предоставляемых материалов, до этого договоры заключались только с юридическими лицами.

Работа читального зала организована в соответствии с существующими правилами. Он рассчитан на 10 - 12 человек и работает три  раза в неделю. Исследователям предоставляется возможность поиска   по электронному каталогу архива (в читальном зале имеется три компьютера для работы пользователей,  в 2006 году разработана и утверждена Памятка пользователю читального зала по работе с электронным каталогом ЦГАКФФД СПб), выдаются для просмотра каталожные ящики, также, по просьбе исследователей, им может быть предоставлен доступ к  справочно-информационным изданиям, хранящимся в библиотеке архива.

На протяжении ряда лет в читальный зал архива обращалось  порядка 400 человек в год. Однако, последние два года количество исследователей, посещающих читальный зал, постепенно снижается. Эта тенденция связана, прежде всего, с созданием и развитием  электронного каталога архива в ПИК «КАИСА», его представлением в сети Интернет и внедрением функции подачи заказа на изготовление фотоотпечатков в электронной форме, что в свою очередь, объясняет увеличение количества тематических запросов, поступающих в архив.    

Наиболее яркой и популярной формой использования документов архива является выставочная деятельность. Год от года количество выставок, в которых принимает участие ЦГАКФФД СПб, возрастает: в 2008 году – 3 выставки, в 2009 – 7, а в 2010 – 14 выставок.

Архив участвует во всех без исключения выставках, организуемых в Выставочной галерее архивных учреждений, а также является инициатором проведения моновыставок. ЦГАКФФД СПб активно привлекается к участию в городских выставочных проектах, уже много лет являясь неизменным участником Санкт-Петербургского фотовернисажа, ежегодно проходящего  в ЦВЗ «Манеж», где имеет собственный ретроспективный раздел экспозиции. В числе других значимых для Санкт-Петербурга выставочных проектов: сотрудничество архива со Всероссийским музеем А.С.Пушкина и Центром петербургских искусств «АВИТ». С 2010 года архив стал активно  участвовать и в международных выставках.

В сфере публикаторской работы в последние годы ЦГАКФФДСПб развивает такую форму публикации документов, как издание тематических компакт-дисков. Являясь по сути тематической подборкой документов, данный вид публикации выполняет функции архивного справочника, позволяющего вести поиск документов по рубрикам, по авторству, с указанием поисковых шифров документов, и может рассматриваться как   наиболее  перспективный и востребованный путь популяризации архивных документов.

Долгое время ЦГАКФФД СПб сотрудничает с информационно-издательской фирмой «Лики России», благодаря чему документы архива публикуются  в фотоальбомах, выпускаемых данным издательством, имеющих большой общественный спрос. Однако участие  архива в подготовке  фотоальбомов нельзя назвать в полной мере совместным издательским проектом, поскольку сотрудники архива проводят тематическое выявление и аннотирование документов в плановом порядке, без заключения договора  с представителем  ИИФ «Лики России»,  который затем оплачивает изготовление фотоотпечатков выявленных документов как пользователь читального зала.  На 2011-2015 годы  в план подготовки документальных публикаций и архивных справочников  ЦГАКФФД СПб включено участие в подготовке 5 фотоальбомов, в связи с чем следует обратить внимание руководства архива на необходимость организовать эту работу в соответствии с решением ЦЭПМК Архивного комитета от 29.04.2011 № 4, п.2 «О выполнении Сводного плана документальных публикаций на 2006-2011 гг. и согласовании Плана документальных публикаций архивных учреждений Санкт-Петербурга на 2011-2015 гг.» .

 Количественные показатели других форм публикации и популяризации документов архива   - предоставление документов при подготовке телепередач и публикации статей и/или подборок документов остаются на среднем уровне – 3-4 радио-телепередачи, 5 статей, 15-20 подборок, и зависят либо от  уровня спроса, либо от имеющегося в архиве резерва времени на их подготовку.

Исходя из анализа основной деятельности ЦГАКФФД СПб, большого объема работ, выполнение которых нельзя откладывать на длительный срок, прежде всего это: постановка на государственный учет ранее принятых фотодокументов, их научное описание (205, 0 тыс. ед.хр.); качественное, в соответствии с нормативными требованиями, проведение проверки наличия и состояния аудиовизуальных документов, осуществление их консервационно-профилактических  и реставрационных мероприятий, связанных с особенностями носителей информации; необходимость осваивать прием, хранение, учет и использование аудиовизуальных документов, созданных в электронных форматах, необходимо как увеличение штатной численности архива, так и изменение его структуры.