null Решение Коллегии от 02.09.2011 г. №4-1
ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
| |||
РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ |
| ||
02.09.2011 № 4-1
|
Об итогах проверок обеспечения
сохранности и упорядочения
документов комиссий и советов,
образованных Губернатором
(Правительством) Санкт-Петербурга
В 2010 году были завершены проверки исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее – ИОГВ) в целях реализации решения Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет) от 28.04.2006 № 4 п. 6 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов комиссий и советов, образованных при Губернаторе (Правительстве) Санкт-Петербурга».
Проверки были организованы Комитетом и проводились с 2007 по 2010 год. В них также принимали участие: по согласованию с Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее – Секретариат) - сектор документационного обеспечения Секретариата и центральные государственные архивы Санкт-Петербурга, в списках организаций-источников комплектования которых состояли на учете проверяемые ИОГВ - ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб.
Итоги проверок, проведенных в период с 2007 по 2009 год, подведены на заседании Коллегии Комитета в 2009 году, по результатам обсуждения принято решение Коллегии от 15.12.2009 № 2.
В соответствии с планом проведения проверок на 2010 год проверки должны были пройти в 6 ИОГВ, однако были проведены только в 5-ти. В связи с обращением Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности проверка этого Комитета была перенесена на 2011 год и не проведена до настоящего времени по его просьбе. Итоги проведенных проверок приведены в приложении № 1 к настоящему решению.
Общее количество коллегиальных органов, созданных при участии проверенных в 2010 году ИОГВ, - 24, из них действующих - 7, прекративших свою работу, - 5, не осуществлявших ее – 12. Таким образом, соотношение действующих, в том числе прекративших работу, и не работавших комиссий и советов распределилось поровну - 12 коллегиальных органов с той и другой стороны.
Проведенные проверки выявили проблемы, которые были характерны для проверок предшествующего периода: документы о работе комиссий и советов не всегда включались в номенклатуры дел ИОГВ, отсутствие должного учета на стадии делопроизводства негативным образом влияло на организацию работы по упорядочению этих документов: в описи дел постоянного хранения они не включались и могли быть утрачены. Работа по упорядочению документов комиссий и советов проводилась без учета действующих требований к порядку ее проведения. На хранение отбирались только протоколы заседаний коллегиальных органов, документы, послужившие основанием для обсуждения и принятия тех или иных решений, итоговых документов, – доклады, отчеты, информации, справки, другие материалы, отражающие работу коллегиального органа, в дела не включались.
Общие итоги проверок, проведенных в 2007 - 2010 годах, приведены в приложении № 2 к настоящему решению. За указанный период времени было проверено 18 ИОГВ, при участии которых сформировано 142 комиссии и совета. Свою жизнеспособность подтвердил 71 коллегиальный орган, что составило 50% от общего количества созданных в свое время комиссий и советов. Продолжают деятельность 54 комиссии и совета, завершили свою работу 17. Не осуществлял деятельности и ее документирование 71 коллегиальный орган.
Анализ проведенных проверок позволяет сделать следующие выводы. Документы комиссий и советов, созданных в целях обсуждения и решения отдельных задач в финансовой, экономической, градостроительной, образовательной, культурной, социальной и иных сферах жизнедеятельности Санкт-Петербурга, имеют историческое значение и отражают деятельность ИОГВ Санкт-Петербурга. К участию в работе этих органов привлекаются ведущие специалисты заинтересованных ведомств, возглавляются комиссии и советы руководителями высшей группы должностей государственной службы – вице-губернаторами, председателями комитетов или их заместителями.
Обеспечение сохранности, учета и последующего использования этих документов в интересах пользователей архивной информации - общая задача ИОГВ и архивных учреждений Санкт-Петербурга.
Проведенные проверки, выявив недостатки в организации работы по учету документов комиссий и советов в делопроизводстве и обеспечению их сохранности при отборе на последующее хранение, позволили выработать рекомендации по устранению этих недостатков и соблюдению обязательных требований в области архивного дела.
Немаловажным результатом проверок можно также назвать начавшуюся работу ИОГВ по признанию утратившими силу ранее изданных правовых актов о создании комиссий и советов, прекративших (не ведущих) деятельность.
Рассмотрев представленный вопрос, Коллегия РЕШИЛА:
- Архивному комитету (отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства):
- Провести проверку Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности, включить информацию по результатам ее проведения в сведения о проверках обеспечения сохранности и упорядочения документов комиссий и советов, приведенных в приложении № 2 к настоящему решению.
Срок – 4 квартал 2011 года
- Подготовить информацию о результатах проверок обеспечения сохранности и упорядочения документов комиссий и советов и направить ее в ИОГВ. Рекомендовать ИОГВ завершить работу по признанию утратившими силу правовых актов о создании комиссий и советов, прекративших (не ведущих) деятельность.
Срок – 4 квартал 2011 года
- Центральным государственным архивам (ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб – отделы комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства):
- Обеспечить мониторинг выполнения рекомендаций по устранению выявленных недостатков в организации работы по учету, хранению, упорядочению документов комиссий и советов.
- Оказывать ИОГВ необходимую методическую и практическую помощь в организации работы по упорядочению и обеспечению сохранности документов комиссий и советов на постоянной основе.
- Контроль за выполнением решения Коллегии Архивного комитета возложить на заместителя председателя Архивного комитета Захарову Е.Ю.
Председатель Коллегии С.В.Штукова
Секретарь Коллегии И.О.Гарькуша