Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Решение Коллегии от 02.09.2011 г. №4-1

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

 

 

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

 

02.09.2011 № 4-1

 

Об итогах проверок обеспечения
сохранности и упорядочения
документов комиссий и советов,
образованных Губернатором
(Правительством) Санкт-Петербурга

 

В 2010 году были завершены проверки исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее – ИОГВ) в целях реализации решения Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – Комитет) от 28.04.2006 № 4 п. 6 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов комиссий и советов, образованных при Губернаторе (Правительстве) Санкт-Петербурга».

Проверки были организованы Комитетом и проводились с 2007 по 2010 год. В них также принимали участие: по согласованию с Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее – Секретариат) -  сектор документационного обеспечения Секретариата и центральные государственные архивы Санкт-Петербурга, в списках организаций-источников комплектования которых состояли на учете проверяемые  ИОГВ - ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб.

Итоги проверок, проведенных в период с 2007 по 2009 год, подведены на заседании Коллегии Комитета в 2009 году, по результатам обсуждения принято решение Коллегии от 15.12.2009 № 2.

В соответствии с планом проведения проверок на 2010 год проверки должны были пройти в 6 ИОГВ, однако были проведены только в 5-ти.  В связи с обращением Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности проверка этого Комитета была перенесена на 2011 год и не проведена до настоящего времени по его просьбе. Итоги проведенных проверок приведены в приложении № 1 к настоящему решению. 

Общее количество коллегиальных органов, созданных при участии проверенных в 2010 году ИОГВ, - 24, из них действующих - 7, прекративших свою работу, - 5,  не осуществлявших ее – 12. Таким образом, соотношение действующих, в том числе прекративших работу, и не работавших комиссий и советов распределилось поровну - 12 коллегиальных органов с той и другой стороны.

Проведенные проверки выявили проблемы, которые были характерны для проверок предшествующего периода: документы о работе комиссий и советов не всегда включались в номенклатуры дел ИОГВ, отсутствие должного учета на стадии делопроизводства негативным образом влияло на организацию работы по упорядочению этих документов: в описи дел постоянного хранения они не включались и могли быть утрачены. Работа по упорядочению документов комиссий и советов проводилась без учета действующих требований к порядку ее проведения. На хранение отбирались только протоколы заседаний коллегиальных органов, документы, послужившие основанием для обсуждения и принятия тех или иных решений, итоговых документов, – доклады, отчеты, информации, справки, другие материалы, отражающие работу коллегиального органа, в дела не включались.

Общие итоги проверок, проведенных в 2007 - 2010 годах, приведены в приложении № 2 к настоящему решению. За указанный период времени было проверено 18 ИОГВ, при участии которых сформировано 142 комиссии и совета. Свою жизнеспособность подтвердил 71 коллегиальный орган, что составило 50% от общего количества созданных в свое время комиссий и советов. Продолжают деятельность 54 комиссии и совета, завершили свою работу 17. Не осуществлял деятельности и ее документирование 71 коллегиальный орган.  

Анализ проведенных проверок позволяет сделать следующие выводы. Документы комиссий и советов, созданных в целях обсуждения и решения отдельных задач в финансовой, экономической, градостроительной, образовательной, культурной, социальной и иных сферах жизнедеятельности Санкт-Петербурга, имеют историческое значение и отражают деятельность ИОГВ Санкт-Петербурга. К участию в работе  этих органов привлекаются ведущие специалисты заинтересованных ведомств, возглавляются комиссии и советы руководителями высшей группы должностей государственной службы – вице-губернаторами, председателями комитетов или их заместителями.

Обеспечение сохранности, учета и последующего использования этих документов в интересах пользователей архивной информации - общая задача ИОГВ и архивных учреждений Санкт-Петербурга.

 Проведенные проверки, выявив недостатки в организации работы по учету документов комиссий и советов в делопроизводстве и обеспечению их сохранности при отборе на последующее хранение, позволили выработать рекомендации по устранению этих недостатков и соблюдению обязательных требований в области архивного дела.

Немаловажным результатом проверок можно также назвать начавшуюся работу ИОГВ по признанию утратившими силу ранее изданных правовых актов о создании комиссий и советов, прекративших (не ведущих) деятельность.

Рассмотрев представленный вопрос, Коллегия РЕШИЛА:

  1. Архивному комитету (отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства):
  • Провести проверку Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности, включить информацию по результатам ее проведения в сведения о проверках обеспечения сохранности и упорядочения документов комиссий и советов, приведенных в приложении № 2 к настоящему решению. 

Срок – 4 квартал 2011 года

  • Подготовить информацию о результатах проверок обеспечения сохранности и упорядочения документов комиссий и советов и направить ее в ИОГВ. Рекомендовать ИОГВ завершить работу по признанию утратившими силу правовых актов о создании комиссий и советов, прекративших (не ведущих) деятельность.

Срок – 4 квартал 2011 года

  1. Центральным государственным архивам (ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб – отделы комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства):
  • Обеспечить мониторинг выполнения рекомендаций по устранению выявленных недостатков в организации работы по учету, хранению, упорядочению документов комиссий и советов.
  • Оказывать ИОГВ необходимую методическую и практическую помощь в организации работы по упорядочению и обеспечению сохранности документов комиссий и советов на постоянной основе.
  1. Контроль за выполнением решения Коллегии Архивного комитета возложить на заместителя председателя Архивного комитета Захарову Е.Ю.

 

Председатель Коллегии                                                                             С.В.Штукова

Секретарь Коллегии                                                                                   И.О.Гарькуша