Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Развитие новых форм использования архивных документов на примере деятельности архивных учреждений Санкт-Петербурга

Увеличение числа пользователей архивной информацией, повышение качества оказываемых государственных услуг, прежде всего, в части расширения доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации через сеть интернет – вот те стратегические задачи, которые ставит перед архивными учреждениями страны Федеральное архивное агентство, и успешностью решения которых сегодня измеряется эффективность  деятельности каждого архива и архивной отрасли в целом. 

Современные информационные технологии оказали существенное воздействие на все стороны деятельности архивов, но особенно «революционно» их влияние проявилось в сфере использования архивных документов:  как в создании автоматизированных систем поиска архивной информации, так  и предоставление возможности размещать цифровые копии архивных документов в интернет-среде.   Любопытно отметить, что вне зависимости от того, как авторами-создателями называется форма представления (использования) архивных документов  в интернет: виртуальная выставка, электронная публикация, интернет-проект, интернет-издание и т.п., по способу подачи информации они мало чем отличаются друг от друга: это, как правило, структурированный по тематическим группам массив электронных образов архивных документов с аннотациями, иногда с указанием поисковых шифров, более-менее развернутыми текстовыми или вступительными комментариями. В этом смысле в интернет-среде разница между традиционными формами использования: выставка, сборник документов, тематическая подборка, публикации статей, практически стирается и тогда не следует ли уже говорить о новой форме использования документов – онлайн-проектах или интернет-проектах?

С другой стороны даже такие традиционные формы использования, как работа исследователей в читальных залах, подготовка сборников архивных документов, не говоря уже о проведении выставок или организации информационных мероприятий, претерпевают существенные изменения и по своему содержанию, и по способу подачи информации, и в конечном итоге по изменению круга привлекаемых пользователей, а значит мы можем говорить о новом качестве традиционных форм использования.

В своем сообщении я бы хотела рассказать о практике работы архивных учреждений Санкт-Петербурга по совершенствованию традиционных форм использования в целях улучшения условий работы пользователей, расширения доступа и увеличения количества пользователей архивной информации.

Читальный зал архива: реальный и/или виртуальный.

Ежегодно в читальные залы архивов Санкт-Петербурга обращаются более двух тысяч исследователей, из них порядка 50% направляются в читальный зал Центрального государственного исторического архива Санкт-Петербурга, в основном в целях изучения метрических книг для исследования истории своей семьи и рода.
С внедрением в практику работы архивов Государственной информационной системы (ГИС) «Архивы Санкт-Петербурга», охватывающей практически все направления деятельности архивных учреждений через рабочие модули,  в читальных залах наших архивных учреждений на специально выделенных для этого компьютерах установлены модули «Читальный зал», позволяющие   исследователям после прохождения установленной правилами процедуры регистрации, заполнения анкеты в электронной форме и  получения у администратора читального зала логина и пароля для доступа в ГИС, просматривать все информационные ресурсы архива (списки фондов, описи, каталоги, картотеки), вести по ним  поиск, оформлять требования на выдачу дел в электронном виде. В большинстве архивов реализована возможность  просмотра через рабочее место пользователя образов отсканированных документов – так называемый электронный фонд пользования.

Внешнему пользователю предоставлен доступ к  информационной системе  «Архивы Санкт-Петербурга» через интернет-портал «Архивы Санкт-Петербурга», отдельную вкладку «Информационные ресурсы»,  где предоставлена возможность вести поиск информации во всех архивах на уровне фондов в гипертекстовых версиях путеводителей и по спискам фондов, на уровне единицы хранения – по описям, путем просмотра отсканированных описей или через поиск при наличии такой возможности.  Важно подчеркнуть, что информация о документах архивов на уровне фондов и описей (единиц хранения) «внешнего портала» ГИС полностью соответствует аналогичной информации «внутреннего» портала.  Мы считаем, что в  идеале  - все открытые справочно-поисковые системы (описи, каталоги, указатели, перечни, обзоры), доступные пользователям физически в архиве, должны быть доступны на сайте архивов в виртуальном пространстве.

Напряженная ситуация в работе читального зала исторического архива (очереди, запись на посещение, сложности работы для иногородних посетителей) поставила вопрос о необходимости решать эту проблему. Осенью прошлого года было принято решение о  размещении в качестве пилотного проекта всех отсканированных метрических книг  на нашем портале и организации доступа к их просмотру на платной основе. В конце  февраля 2015 года эта услуга заработала.  Может показаться странным, что больше всего времени заняла не техническая сторона вопроса, а  оформление индивидуального договора с банком о перечислении полной суммы по оплате услуг интернет-эквайринга без взимания комиссионных сборов. Архив оплачивает услуги банка 1 раз в месяц после перечисления собранных средств на лицевой счет архива.  

Доступ к просмотру образов был организован на портале «Архивы Санкт-Петербурга» через личный кабинет. Регистрация в личном кабинете - это обязательное условие для получения доступа к образам дел. После регистрации – в следующей вкладке «Оплата услуг» пользователь видит перечень дел, отсканированных и находящихся в платном доступе, может ознакомиться с инструкцией по работе с услугой, памяткой по работе с метрическими книгами, обязан ознакомиться и принять пользовательское соглашение на предоставление услуги, после чего может перейти непосредственно к оплате, т.е. принять взвешенное решение. После оплаты услуги (к оплате принимаются банковские карты Visa International и Master Card) в течение нескольких секунд пользователю открывается доступ для просмотра отсканированных дел.

Услуга платного доступа дифференцирована: возможность работы в течение 24 часов стоит 55 руб., одной недели  - 200 руб. или двух недель - 300 руб. и зафиксирована в прейскуранте архива. Предваряя вопросы, сразу поясню, что стоимость услуги не окупает стоимость сканирования даже в малой степени, и с процессом выполнения работ не связана. За основу взята стоимость проезда городским пассажирским транспортом в Петербурге в оба конца. В настоящее время на портале организован доступ к 13 000  ед.хр., в основном метрическим книгам, - это порядка 75% от общего количества дел, связанных с генеалогией. Услуга была запущена в феврале 2015 года и на сегодняшний день  т.е. за 3 месяца к ней обратилось 892 пользователя, объем поступлений на счет архива составил 145 тысяч рублей. Надо сказать, что первая реакция пользователей, появившаяся на Всероссийском генеалогическом форуме (http://forum.vgd.ru/) была абсолютно позитивной: «О счастье!!!! Свершилось!!! Прям даже не верится )))»; «Вы МОЛОДЦЫ! Восхищаюсь!!!Завидую черной завистью, что у меня из Питера только боковая ветвь - основные предки в Москве, которая плачется на недостаток денег(!!).». Есть, конечно, и обратная реакция – нас упрекают «за торговлю мертвыми душами», отсутствие сервисов по поиску и др. Но в целом, обозначенные выше цифры говорят сами за себя.

Работа по оцифровке продолжается: в ближайшее время будут отсканированы самые большие книги – толщиной 30-40 см., на которые до сих пор техника не была рассчитана.   Полностью завершить работы по оцифровке и размещению образов метрических книг мы планируем к концу 2015 года. Кроме того, в 2015 году запланирован реструктуризация   нашего портала, после чего мы рассчитываем организовать доступ к оцифрованным документам всех наших подведомственных архивов по принципу «одного окна», т.е. из единой точки доступа, но с правом выбора архива и дифференциацией платежей.

По сути, речь идет о создании виртуального читального зала с личным кабинетом – «личным делом» пользователя, историей запросов, статистикой просмотров (обращений), с той только разницей, что «листаются» не реальные дела, а их электронные копии. И здесь встает вопрос: не пора ли на уровне нормативных документов признать реальность такой формы работы с пользователями, как  работу виртуального читального зала, уравнять традиционных и виртуальных посетителей читального зала  в правах и обязанностях.  Без  этого, мы не можем учитывать получателей нашей услуги по просмотру образов документов как читателей, хотя таковыми они, по сути, и являются, а можем отразить их количество  в общей статистике посетителей нашего сайта (портала) статформы 1, что, конечно же, неверно и не соотносится с другими группами посетителей. Второй момент: если в работе традиционных читальных залов мы руководствуемся порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, требующим выполнения целого ряда процедур, налагающих на пользователя определенные обязанности при работе с документами, то нормативно установленный порядок доступа к базе образов архивных документов, в том числе посредствам сети интернет,  отсутствует. Реально   повлиять на  корректное использование документов даже традиционного пользователя, не говоря о виртуальном, мы не можем. Применяемые способы защиты образов от несанкционированного копирования  не дают абсолютной гарантии. И пока мы разбираемся в правовых коллизиях между госсобственностью на архивные документы и отсутствием имущественного права на них же, скаченные с сайтов архивов изображения документов, особенно фотодокументов, используются, в том числе и в коммерческой деятельности третьими лицами, которые присваивают себе авторские права на созданные ими на основе наших документов информационные ресурсы.

Организация информационных мероприятий.

В последние годы существенно изменилась практика выставочной деятельности архивных учреждений.  С 2001 года и до недавнего времени в Архивном комитете действовала выставочная галерея архивов Петербурга.  Два раза в год в ней организовывались и проходили выставки различной тематики, где были представлены в основном подлинники архивных документов, количество посетителей составляло от 500 до 800 человек в год, посещавших выставки только по предварительной договоренности. Помимо ограничений в посещении, требовалось соблюдение температурно-влажностного режима, диктовались особые требования оформителям.

Приняв решение о демонстрации на выставках только копий документов на основе сканирования архивных дел и документов, мы получили совершенно иные возможности по освоению нового выставочного пространства, оформлению выставочных экспозиций.
Другая новация - открытие выставки становится информационным поводом и составной частью целого ряда приуроченных у к этому событию мероприятий.    Например, к 70-летию Победы  в Великой Отечественной войне  в выставочном зале Архивного комитета Санкт-Петербурга  в процессе открытия выставки «Ленинград – Победе. 1941-1945», была организована встреча ветеранов Великой Отечественной войны, курсанты Санкт-Петербургского Суворовского военного училища вручили ветеранам цветы и подарки, в ходе открытия выставки был дан старт электронному проекту «От войны к миру: Ленинград. 1944-1945», созданному на основе одноименного сборника и размещенного на портале «Архивы Санкт-Петербурга».

Еще одно преимущество работы с оцифрованными образами документов - отбирая документы для выставки, проводя их оцифровку и имея в результате  определенный массив данных, организаторы выставочной работы на основе одних и тех же архивных документов могут задумывать и реализовывать сразу  несколько  выставочных проектов. Так,  в марте этого года состоялось торжественное открытие выставки «Крым глазами петербуржцев» по истории взаимоотношений между Северной столицей России  и Крымским полуостровом. Неделей позже в Смольном открылась  стендовая выставка – чуть видоизмененный вариант выставки «Крым глазами петербуржцев», посвященная истории освоения крымского полуострова после его присоединения к Российской Империи. Выставка, включающая те же документы, но выполненная на roll-up,  проходила в  ТРЦ «Питер Лэнд», на ее открытии, помимо официальных лиц города, присутствовали представители республики Крым.  В настоящее время, в рамках мероприятий Дней Санкт-Петербурга в Республике Крым,  Архивным комитетом Санкт-Петербурга ведется подготовка к открытию аналогичной выставки в г. Симферополе.
И, конечно же, все проходящие в Комитете выставки имеют свой электронный вариант, размещенный на портале «Архивы Санкт-Петербурга».
Сравнивая старый и новый подходы к организации выставок нельзя отдать предпочтение чему-то одному. Выставка подлинных архивных документов имеет свои преимущества, по степени эмоционального воздействия на вдумчивого и подготовленного посетителя она, безусловно, сильнее. Выставка цифровых копий несет в себе в основном информационную составляющую, за счет компьютерной обработки документы лучше читаются, и по возможностям охвата и привлечения зрительской аудитории они обладают неоспоримыми преимуществами. Думаю, перспективны обо способа демонстрации документов или их взаимодействие, в зависимости от тех задач, которые ставят организаторы и той аудитории, на которую они рассчитывают.

Еще об одном информационном мероприятии хотелось бы рассказать: 16 мая 2015 года впервые представители государственной архивной службы  Санкт-Петербурга приняли участие в городской акции «Ночь музеев». И дебют оказался удачным: 863 человека с 18.00 до 23.00 посетили новое здание Центрального государственного архива Санкт-Петербурга, 10% участников – самые юные петербуржцы и гости города от 3 до 12 лет.
Посетителям, особенно юным, предложили принять участие в  мастер-классах, где можно было попробовать самостоятельно составить генеалогическое древо своей семьи, для взрослых были организованы консультации специалистов по организации поиска генеалогической и биографической информации, относящейся к советскому периоду, работал выставочный зал архива. Только в этот день участники акции смогли увидеть святая святых архива - хранилище документов, закрытое для посещений. Экскурсии были организованы каждые 20 минут. Настоящий ажиотаж вызвало рабочее место архивиста периода 50-х – 60-х годов прошлого века, подготовленное силами самих сотрудников без каких-либо существенных дополнительных материальных затрат, из остатков старой мебели, списанных настольных ламп, телефонного аппарата, печатной машинки,    канцелярских принадлежностей того времени и даже архивного халата. От желающих сфотографироваться в столь необычной исторической обстановке не было отбоя.

Публикации документов  в Интернет. (Сборники документов).

И последнее, о чем хотелось бы сказать в рамках обозначенной темы – это о подготовке сборников документов. Выявление и публикация документальных источников в форме сборников документов всегда было самым «элитным» направлением архивной работы, требующим от исполнителей высочайшего профессионализма и глубоких исторических знаний. Именно публикация сборников документов составляла славу архивов как научных учреждений. Сегодня археографическая культура публикаторской деятельности стремительно размывается, уходит знание подачи документа, как исторического источника. Этому способствуют и естественные процессы – уход старых подготовленных специалистов, и все та же информатизация. Позволю процитировать  слова известного историка, д.и.н., профессора Д.И. Раскина «… архивисты все чаще задаются вопросом о степени влияния новых технологий на теорию и практику классической… археографии, в том числе о необходимости сохранения традиционных документальных публикаций. Намного превосходя последние по оперативности и масштабу введения в научный оборот новых источников, возможность одномоментно выложить в Сеть значительные объемы документов (зачастую целыми фондами) заставляет сомневаться в целесообразности применения таких требований археографии, как атрибуция и комментирование публикуемых документов» (ж. «Отечественные архивы», 2015, № 2). Но и профессиональные архивисты, и профессиональные историки знают, что документ, даже в высочайшем качестве воспроизведенный в тиражированном издании или интернет, зачастую «немой», и заговорить ему помогают комментарии историка-архивиста, и тем ценнее сборник документов, чем больше комментариев, научно-справочного аппарата он содержит. 

Я уже упоминала о двух интернет-изданиях, подготовленных на основе ранее изданных сборников документов: «Ленинград в осаде. Сборник документов о героической обороне Ленинграда в годы Великой Отечественной войны. 1941 – 1944» (СПб.: Лики России, 1995) и «От войны к миру: Ленинград 1944-1945» (СПб.: 2013). В обоих случаях структура первоначальных сборников была сохранена, было проведено дополнительное выявление фотодокументов в ЦГАКФФД СПб, документов иллюстративного характера в  ЦГАЛИ СПб  и ЦГАНТД СПб, организовано дополнительное рассекречивание документов ЦГАИПД СПб. Обширные комментарии, наличествующие в обоих сборниках, исключены, из научно-справочного аппарата  имеются только именной (биографический) указатель, списки фондов и сокращений.

Оба этих проекта получили положительную оценку историков, сотрудников института истории РАН, возможно и в более широкой аудитории интернет публикация образов архивных документов в такой форме вызвала положительную оценку. Конечно, в целях расширения читательской аудитории и  выполнения просветительской функции такая форма преобразования традиционных сборников документов имеет право на жизнь. Но именно преобразование. В основе должна лежать традиционная  форма издания, выполненная в соответствии с правилами издания документов, закрепляющая в том числе авторские права архива на археографическое описание,  комментарии и справочный аппарат. А сохранению достойного уровня публикаторской  работы  может способствовать обсуждение и рецензирование работ, например, в рамках действующего Научно-методического совета архивных учреждений.

Подводя итог, хочу отметить, что сегодня уже недостаточно говорить об использовании архивных документов как направлении, связанном с предоставлением архивами  информационных услуг по запросам граждан, общества, государства и  в целях  удовлетворения сформулированных и обозначенных информационных потребностей. Сама жизнь диктует нам необходимость предвидеть и предугадывать вектор новых информационных запросов, быть всегда на шаг впереди, чтобы в нужный момент быть готовым ответить на информационные вызовы, и уж совсем не привычное для нас, архивистов, дело - уметь «подать себя в красивой обертке», заинтересовать и увлечь потенциального пользователя.

При этом мы должны помнить, что миссия архивов как хранителей уникальных информационных источников не должна подвергаться сомнению, а специфика архивных документов дает нам основание быть уверенными, что все интернет-ресурсы, сколь бы развитыми и насыщенными они не были,  – это только повод для вдумчивого историка-исследователя прийти в архив и погрузиться не в виртуальное, а реальное пространство дел и документов архивных фондов.

Презентация