Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Приложение 5.1. Памятка по заполнению учетной карточки внешнего вида и физического состояния документов

ПАМЯТКА

по заполнению учетной карточки

внешнего вида и физического состояния документов

реквизита

Название

Необходимые пояснения

1

2

3

1

Название государственного архива

Указывается название госархива, представившего документы для экспонирования.

2

Выставка

Указывается название выставки

3

№ по перечню

Указывается порядковый номер дела (документа) по перечню.

4

№ контейнера

Указывается номер первичного средства хранения, в котором поступил документ (дело) на выставку.

5

Шифр документа

Указываются поисковые данные документа.

6

Количество листов в деле

Указывается итоговая запись в листе-заверителе дела по результатам подготовки дела к экспонированию.

7

Название дела (документа) автор, дата

Указывается заголовок дела (документа), его автор (создатель), век, год, точная дата если указана.

8

Материал, техника исполнения

– указывается материальный носитель (бумага, пергамен, ткань и т.д.);

– способ создания и написания документа (рукопись, машинопись, полуустав и др.).

9

Размер документа, паспарту, рамки

Указывается формат дела (документа) (ширина, длина, толщина).

10

Страховая оценка

Указывается ориентировочная стоимость документа, исчисленная в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД.

11

Описание особенностей оформления внешнего вида документа

Дается по возможности краткое описание особенностей оформления дела по результатам его подготовки для экспонирования (итоги заполнения листа-заверителя дела).

12

Сохранность (физическое состояние) документа на момент передачи на экспонирование

Указывается состояние носителя и текста.

13

Сохранность (физическое состояние) документа при контрольной проверке

Указываются новые изменения в физическом состоянии документа по сравнению с передачей, либо указывается «без изменений».

14

Сохранность (физическое состояние) документа на момент возврата после экспонирования

Заполняется аналогично реквизиту № 13. В случае повреждений документа составляется акт о повреждениях документа при экспонировании.