Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Отчет о работе ЦЭПМК за 2013 год

ОТЧЕТ о работе Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга за 2013 год

 

В 2013 году было проведено 13 заседаний ЦЭПМК, на которых были рассмотрены проблемы, связанные с формированием Архивного фонда Санкт-Петербурга, обеспечением сохранности документов, находящихся на временном хранении в ведомственных архивах и на постоянном хранении в госархивах, а также учетом, созданием и совершенствованием научно-справочного аппарата и использованием документов. Всего за отчетный период было рассмотрено 99 вопросов и принято 389 решений.

В прошедшем году значительное внимание было уделено вопросам обеспечения сохранности документов в ведомствах. Практически на каждом заседании рассматривались предложения государственных архивов по внесению изменений в списки № 1 организаций – источников комплектования госархивов – по изменению названий организаций или их организационно-правовой формы – было принято 55 решений по данным    вопросам.

Принимались также решения по оптимизации списков № 1 государственных архивов:  ЦГА СПб – введены 9 организаций, выведены – 22; ЦГАНТД СПб – введены 4 организации, выведены 8 организаций; ЦГАКФФД СПб – выведены 2 организации; ЦГАИПД СПб – введены 4 организация, выведены 5 организаций. Выведение организаций из списков № 1 связано прежде всего с прекращением их деятельности, а также с отказом от сотрудничества с госархивами.

На заседаниях комиссии были рассмотрены и одобрены 12 заключений на первичный прием документов (в том числе фондов личного происхождения, подготовленные ЦГАЛИ СПб, ЦГАНТД СПб и ЦГАКФФД СПб.

В целях обеспечения контроля за состоянием ведомственного хранения документов в организациях – источниках комплектования  государственных архивов и в соответствии с утвержденным планом проведения проверок юридических лиц были проведены проверки обеспечения сохранности         архивных документов в 7 организациях профиля комплектования ЦГА СПб, 2 – ЦГАЛИ СПб,   4 – ЦГАНТД СПб, 4 – ЦГАКФФД СПб. По результатам проведенных проверок выработаны рекомендации, направленные на обеспечение сохранности и упорядочение документов в организациях, а также обращено внимание руководителей на необходимость соблюдения существующих нормативов, предусмотренных Основными правилами работы архивов организаций. В ходе выполнения предписаний, полученных руководителями организаций, в которых проводились проверки, на заседания ЦЭПМК были представлены описи дел постоянного хранения, номенклатуры дел и акты о необнаружении документов, подготовленные организациями – источниками комплектования, имеющими задолженность по упорядочению документов и передаче их на постоянное хранение (Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Академия театрального искусства», Физико–математический лицей № 239 Центрального района Санкт-Петербурга, ОАО «Севкабель», ОАО «Искра», ОАО «Ленстройреконструкция», ОАО «Равенство», ОАО «Вектор», ФГУП «Госметр», ОАО «НИИ Спецпректреставрация»,  Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусства, СПб ГУК «Театр «Приют комедианта»). Информация об итогах выполнения данными организациями предписаний, полученных ими после завершения проверок, будет представлена комиссии в 2014 году.

Отделом формирования, государственного учета и научно–справочного аппарата Архивного фонда Санкт–Петербурга были подготовлены и представлены на рассмотрение ЦЭПМК 7 заключений об экспертизе ценности документов, проведенной работниками отдела по обращениям организаций. По итогам рассмотрения результатов экспертизы ценности 6 организаций были включены в список № 1 организаций–источников комплектования ЦГА СПб: ФГБУ «Государственный комплекс «Дворец конгрессов» Управления делами Президента Российской Федерации, Контрольно–счетная палата Санкт–Петербурга, Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам № 9, Филиал Северо–Западный ОАО «Оборонэнергосбыт», Филиал ОАО «Системный оператор ЕЭС «Объединенное диспетчерское управление энергосистемами Северо–Запада», Санкт–Петербургский филиал Федерального государственного автономного образовательного учреждения ВПО «Национальный исследовательский университет»–«Высшая школа    экономиики».

1 организация по решению ЦЭПМК была включена в список № 1 организаций – источников комплектования ЦГАНТД СПб – Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Управление заказчика по строительству и капитальному ремонту объектов инженерно–энергетического комплекса».

Для определения порядка взаимодействия ведомственных и государственных архивов были приняты решения: «О сроках хранения документов, формируемых при оказании государственной услуги по заключению с гражданами–владельцами гаражей соглашений   о предоставлении им компенсаций и осуществлению их выплаты за счет средств бюджета Санкт–Петербурга» (протокол № 2); «Об изменении срока хранения распоряжений о проведении плановых (внеплановых) документарных (выездных) проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (по запросу Управления ветеринарии Санкт–Петербурга) (протокол № 6); «О возвращении архивных документов, принятых в ЦГАЛС СПб по договорам, нотариусам – собственникам архивных документов» (протоколы №№ 1 и 3).

В целях регулирования взаимоотношений государственных архивных учреждений ЦЭПМК были приняты решения «О перемещении из ЦГА СПб в ЦГАНТД СПб управленческой документации фондов, профильных    ЦГАНТД СПб» (протокол № 5), «О передаче фотодокументов из фонда Лениградского  штаба партизанского движения (ЦГАИПД СПб) на постоянное хранение в  ЦГАКФФД СПб» (протокол № 5).

Работниками госархивов и Архивного комитета проводилась научная и методическая работа, и на заседаниях ЦЭПМК были одобрены памятки, инструкции и методические рекомендации, подготовленные работниками ЦГАКФФД СПб – 4, ЦГАИПД СПб –5, ЦГАЛИ СПб –1, СПб ГКУ ЛОСДГАУ –1. На заседании ЦЭПМК в сентябре был рассмотрен и одобрен «Сборник нормативно–методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства и архивной работы в органах местного самоуправления и избирательных комиссиях муниципальных образований Санкт–Петербурга», подготовленный отделом формирования, государственного учета и научно–справочного аппарата Архивного фонда Санкт–Петербурга.  

В отчетном году на заседаниях ЦЭПМК были согласованы  также Положения и схемы порядка учета архивных документов, подготовленные ЦГАИПД СПб, ЦГАЛИ СПб и ЦГАЛС СПб.

На заседаниях ЦЭПМК в июле и октябре 2013 года были заслушаны информации «О перспективном плане публикации архивных справочников государственными архивами Санкт-Петербурга», в феврале–«О проведении анализа страхового фонда» (совместно с ЦГАКФФД СПб и СПб ГКУ ЛОСДГАУ).  На заседании в сентябре 2013 была представлена   информация ЦГАИПД СПб о ходе работы над сборником документов «Настроения населения Ленинграда и Ленинградской области в 1934–1938 гг.».

Значительная часть заседаний ЦЭПМК была посвящена рассмотрению результатов научно-технической обработки и экспертизы ценности документов. Обработка проводилась как государственными архивами (описи дел были представлены ЦГА СПб (4 описи), ЦГАНТД СПб (5 описей), ЦГАЛИ СПб (11 описей), ЦГАИПД СПб (6 описей), так и организациями – источниками комплектования  ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб и ЦГАЛИ СПб. Также было утверждено 9 перечней НТД на 184 научных разработки, подготовленных работниками и организациями ЦГАНТД СПб.

В отчетном году продолжалась работа с организациями-банкротами; на заседаниях ЦЭПМК согласованы акты о необнаружении дел по личному составу, пути розыска которых исчерпаны, 27 ликвидируемых организаций. Также были согласованы 9 актов, подготовленных организациями–источниками комплектования о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Одним из основных направлений деятельности ЦЭПМК оставалось рассмотрение нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и архивной работы, подготовленных организациями – источниками комплектования госархивов. На заседаниях комиссии в 2013 г. были согласованы 105 номенклатуры дел и 9 инструкций по делопроизводству.

Также в течение года работниками Архивного комитета проводилась систематическая работа по консультированию организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, по вопросам делопроизводства и архивного дела. Данным организациям оказывалась методическая помощь при разработке нормативно-методических документов, на заседаниях ЦЭПМК были согласованы 2 номенклатуры дел, разработанных организациями Санкт-Петербурга, не являющимися источниками комплектования государственных архивов.

 

Секретарь ЦЭПМК,

главный специалист Архивного комитета                                 Т.Л.Яскеляйнен

 

27.01.2014