Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Отчет о работе ЦЭПМК за 2011 год

 

ОТЧЕТ о работе Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга за 2011 год

 

Организация работы комиссии проводилась согласно плану, в соответствии с Положением о Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга и Регламентом работы ЦЭПМК, утвержденными приказом Комитета от 06.04.2009 № 44, а также в соответствии с распоряжением Председателя Комитета от 24.10.2011 № 77 «Об утверждении состава Центральной экспертно-проверочной комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга».

В 2011 году было проведено 12 заседаний ЦЭПМК, на которых были рассмотрены проблемы, связанные с формированием Архивного фонда Санкт-Петербурга, обеспечением сохранности документов, находящихся на ведомственном и государственном хранении, а также учетом, созданием и совершенствованием научно-справочного аппарата и использованием документов. Всего за отчетный период был рассмотрен 81 вопрос и приняты 404 решения.

В прошедшем году традиционно значительное внимание было уделено вопросам обеспечения сохранности документов в ведомствах. Практически на каждом заседании рассматривались предложения государственных архивов по внесению изменений в списки № 1 организаций – источников комплектования госархивов – по изменению названий организаций или их организационно-правовой формы; было принято 48 решений по данным вопросам. Принимались также решения по оптимизации списков № 1 государственных архивов.

 Работниками отдела комплектования ЦГАИПД СПб был переработан Список № 1 организаций – источников комплектования ЦГАИПД СПб, который был одобрен на заседании ЦЭПМК в декабре 2011 года. В обновленный список включены 40 организаций – источников комплектования; все – негосударственной формы собственности (договоры имеются с 32 источниками комплектования).   

 На заседаниях комиссии были рассмотрены и одобрены 14 заключений на прием документов фондов личного происхождения, подготовленные ЦГАЛИ СПб, ЦГАИПД СПб и ЦГАКФФД СПб.

В целях обеспечения контроля за состоянием ведомственного хранения документов в организациях – источниках комплектования  государственных архивов и в соответствии с утвержденным планом проведения проверок юридических лиц были проведены проверки обеспечения сохранности архивных документов в 9 организациях профиля ЦГА СПб, 2 – ЦГАЛИ СПб,   6 – ЦГАНТД СПб, 2 – ЦГАКФФД СПб. По результатам проведенных проверок выработаны рекомендации, направленные на обеспечение сохранности и упорядочение документов в организациях, а также обращено внимание руководителей на необходимость соблюдения существующих нормативов, предусмотренных Основными правилами работы ведомственных архивов. В ходе выполнения предписаний, полученных руководителями организаций, в которых проводились проверки, на заседания ЦЭПМК были представлены описи дел постоянного хранения, номенклатуры дел и акты о необнаружении документов, подготовленные организациями – источниками комплектования, имеющими задолженности по упорядочению документов и передаче их на государственное хранение (СПб ГУК «Академический театр балета под руководством Бориса Эйфмана», ОАО «Фирма «Бумага», ООО «Гипромясомолагропром», Государственный институт проблем приватизации»). Информация об итогах выполнения данными организациями предписаний, полученных ими после завершения проверок, будет представлена комиссии в 2012 году.

Для определения порядка взаимодействия ведомственных и государственных архивов были приняты решения: «Об изменении сроков хранения документов СПб ГУ «Управление инвестиций» (протокол № 6); «Об упорядочении и передаче на хранение документов ликвидированных Агентств по приватизации жилищного фонда районов Санкт-Петербурга» (протокол       № 9); «О возвращении архивных документов, принятых в ЦГАЛС СПб по договорам, нотариусам – собственникам архивных документов» (протоколы № 11 и № 12).

Работниками государственных архивов активно проводилась методическая работа, и на заседаниях ЦЭПМК были одобрены: Памятка «Порядок  работы с фотодокументами в фотолаборатории ЦГАКФФД СПб» (протокол № 3), Концепция комплектования ЦГАИПД СПб, план мероприятий по ее реализации и анкета обследования организации-источника комплектования ЦГАИПД СПб (протокол № 4), Порядок проведения реставрационной обработки фотодокументов ЦГАКФФД СПб (протокол № 6), Методическая инструкция ЦГИА СПб «Законодательство Российской империи о гражданском состоянии в области семейного права и участие православной церкви в его исполнении. 18–20 вв.» (протокол № 7), «Памятка по формированию и ведению наблюдательных дел организаций-источников комплектования ЦГАИПД СПб и граждан, передающих документы на постоянное хранение» (протокол № 9),  Положение о порядке учета документов и Схема организации учета документов в ЦГИА СПб (протокол № 9), Инструкции «Порядок проведения консервационно-профилактической обработки фотодокументов» и «Порядок хранения химических веществ, оборудования и материалов в кладовой ЦГАКФФД» (протокол № 11), Инструкция по выдаче и приему дел из архивохранилищ ЦГИА СПб (протокол № 11), Инструкция по занесению текстовой информации в программно-информационный комплекс «КАИСА-АРХИВ. Фонодокументы ЦГАКФФД СПб» (протокол № 12), Памятка «О порядке оформления приема-передачи фотодокументов на государственное хранение в ЦГАКФФД СПб» (протокол № 12).  

На заседании ЦЭПМК в апреле 2011 году были заслушаны: информации Архивного комитета «О выполнении сводного плана документальных публикаций госархивов Санкт-Петербурга за 2005-2010 гг.» и ЦГИА СПб «О подготовке издания «Воспоминания О.И.Олоховой» (протокол № 4).

В 2011 году одобрены изменения и дополнения к Нормам времени на работы и услуги, выполняемые ЦГАКФФД СПб, согласованы номенклатуры дел ЦГИА СПб, ЦГАИПД СПб, ЦГАКФФД СПб и ЦГАЛС СПб. В соответствии с планом работы ЦЭПМК на заседаниях в отчетном году рассмотрены и согласованы инструкции по делопроизводству, подготовленные ЦГАНТД СПб, ЦГИА СПб, ЦГАЛС СПб, а также ЦБ ГАУ СПб, СПб ГУ ЛОСД ГАУ и СПб ГУ ТД.

Значительная часть заседаний ЦЭПМК была посвящена рассмотрению результатов научно-технической обработки и экспертизы ценности документов. Обработка проводилась как государственными архивами (описи дел были представлены ЦГАНТД СПб (4 описи), ЦГАЛИ СПб (12 описей),        ЦГАИПД СПб (6 описей), так и организациями – источниками комплектования  ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб и ЦГАЛИ СПб.

По результатам проведенной экспертизы ценности был согласован акт на списание 2 ед.хр. по документам ЦГА СПб, а также 7 актов на списание документов в процессе НТО фондов личного происхождения ЦГАЛИ СПб и ЦГАИПД СПб (дублетные материалы).

Утверждено 9 перечней НТД на 93 научных разработки, подготовленных ЦГАНТД СПб.

В отчетном году продолжалась работа с организациями-банкротами; на заседаниях ЦЭПМК согласованы акты о необнаружении дел по личному составу, пути розыска которых исчерпаны, 21 ликвидируемой организации.

Одним из основных направлений деятельности ЦЭПМК оставалось рассмотрение нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и архивной работы, подготовленных организациями – источниками комплектования госархивов. На заседаниях комиссии в 2011 г. согласовано 127 номенклатур дел и 3 инструкции по делопроизводству.

Также в течение года работниками Архивного комитета проводилась систематическая работа по консультированию организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, по вопросам делопроизводства и архивного дела. Данным организациям оказывалась методическая помощь при разработке нормативно-методических документов, и на заседаниях ЦЭПМК были согласованы 5 номенклатур дел, разработанных организациями Санкт-Петербурга, не являющимися источниками комплектования государственных архивов, а также описи дел постоянного хранения и по личному составу Мирового судьи 205 судебного участка Санкт-Петербурга и Агентства по приватизации жилищного фонда Василеостровского района Санкт-Петербурга.

 

Секретарь ЦЭПМК,

главный специалист Архивного комитета                                 Т.Л.Яскеляйнен

19.01.2012