Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Отчет о работе ЦЭПМК за 2014 год

 ОТЧЕТ о работе Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга за 2014 год

 

В 2014 году было проведено 14 заседаний ЦЭПМК, на которых были рассмотрены проблемы, связанные с формированием Архивного фонда Санкт-Петербурга, обеспечением сохранности документов, находящихся на временном хранении в ведомственных архивах и на постоянном хранении в госархивах, а также учетом, созданием и совершенствованием научно-справочного аппарата и использованием документов. Всего за отчетный период было рассмотрено 106 вопросов и принято 616 решений.

В прошедшем году значительное внимание было уделено вопросам обеспечения сохранности документов в ведомствах. Практически на каждом заседании рассматривались предложения государственных архивов по внесению изменений в списки № 1 организаций – источников комплектования госархивов – по изменению названий организаций или их организационно-правовой формы – было принято 93 решения по данным вопросам.

Принимались также решения по оптимизации списков № 1 государственных архивов:  ЦГА СПб – введены 5 организаций, выведены 57 организаций; ЦГАНТД СПб – введены 5 организаций, выведены 60 организаций; ЦГАИПД СПб – введены 2 организации, выведены 10 организаций; ЦГАЛИ СПб – введены 5 организаций, выведены 9 организаций. Выведение организаций из списков № 1 связано прежде всего с прекращением их деятельности, а также с отказом от сотрудничества с госархивами.

В мае отчетного года на заседании комиссии был согласован обновленный список № 1 организаций-источников комплектования ЦГА СПб.

На заседаниях комиссии были рассмотрены и одобрены 22 заключения на первичный прием документов (в том числе фондов личного происхождения, подготовленные ЦГАЛИ СПб, ЦГАИПД СПб и ЦГАКФФД СПб.

В целях обеспечения контроля за состоянием ведомственного хранения документов в организациях – источниках комплектования  государственных архивов и в соответствии с утвержденным планом проведения проверок юридических лиц были проведены проверки обеспечения сохранности архивных документов в 1организации профиля комплектования ЦГА СПб, 2 – ЦГАЛИ СПб, 4 – ЦГАНТД СПб, 4 – ЦГАКФФД СПб. По результатам проведенных проверок выработаны рекомендации, направленные на обеспечение сохранности и упорядочение документов в организациях, а также обращено внимание руководителей на необходимость соблюдения существующих нормативов, предусмотренных Основными правилами работы архивов организаций. В ходе выполнения предписаний, полученных руководителями организаций, в которых проводились проверки, на заседания ЦЭПМК были представлены описи дел постоянного хранения, номенклатуры дел и акты о необнаружении документов, подготовленные организациями – источниками комплектования, имеющими задолженность по упорядочению документов и передаче их на постоянное хранение (Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский морской       технический университет», Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Санкт-Петербургское художественное училище имени Н.К.Рериха (техникум)», ОАО «Равенство», ФГУП «Госметр», ОАО «Гипромашобогащение», ГНУ ВИЗР Россельхозакадемии, Санкт–Петербургское государственное бюджетное учреждение культуры «Камерный музыкальный театр «Санкт-Петербургъ Опера»). Информация об итогах выполнения данными организациями предписаний, полученных ими после завершения проверок, будет представлена комиссии в 2015 году.

Отделом формирования, государственного учета и научно–справочного аппарата Архивного фонда Санкт–Петербурга были подготовлены и представлены на рассмотрение ЦЭПМК 4 заключения об экспертизе ценности документов, проведенной работниками отдела по обращениям организаций. По итогам рассмотрения результатов экспертизы ценности 3 организаций были включены в список № 1 организаций–источников комплектования ЦГА СПб: Северо-Западное управление государственного морского и речного надзора Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (Северо-Западное УГРМН Ространснадзора), Филиал Федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Санкт-Петербургу (Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по Санкт-Петербургу), Территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения (Росздравнадзор) по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

1 организация по решению ЦЭПМК была включена в список № 1 организаций – источников комплектования ЦГАНТД СПб – Комитет по строительству Санкт-Петербурга с формой приема 2.1.

 Для определения порядка взаимодействия ведомственных и государственных архивов были приняты решения: «О согласовании перечней документов, создание, хранение, использование которых осуществляется в форме электронных документов, подготовленных исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга» (всего принято 60 решений, протоколы № 2-6); «О взаимоотношениях и сотрудничестве Архивного комитета Санкт-Петербурга и государственных архивов Санкт-Петербурга с территориальными органами федеральных органов  государственной власти, федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными в Санкт-Петербурге» (протокол № 7);  «Об установлении (изменении) сроков хранения документов, образующихся в деятельности Управления Федерального казначейства по Санкт-Петербургу», «Об установлении (изменении) сроков хранения документов, образующихся в деятельности Филиала ФГБУ «Федеральная кадастровая палата Росреестра» по Санкт-Петербургу» (протокол № 12); «О сроке хранения ордеров, выдаваемых Государственной административно-технической инспекцией» (протокол № 13); «О продлении сроков временного хранения конструкторской документации ФГУП «Электроавтоматика», «О продлении сроков временного хранения конструкторской документации ОАО «ЦКБ «Айсберг» (протокол № 14).

В целях регулирования взаимоотношений государственных архивных учреждений ЦЭПМК было принято решение «О согласовании списка фондов, содержащих документы по личному составу, находящихся на хранении в ЦГА СПб и подлежащих передаче в ЦГАЛС СПб» (протокол № 8).

 Работниками госархивов и Архивного комитета проводилась научная и методическая работа, и на заседаниях ЦЭПМК были одобрены памятки, инструкции и методические рекомендации, подготовленные работниками ЦГАКФФД СПб – 5, ЦГАИПД СПб –1, ЦГАЛИ СПб –3, а также информация о проведении анализа страхового фонда особо ценных документов по материалам СПб ГКУ ЛОСДГАУ и ЦГАКФФД СПб (протокол № 4).

В отчетном году на заседаниях ЦЭПМК были согласованы  изменения и дополнения к нормам времени на работы и услуги, выполняемые ЦГА СПб и ЦГАИПД СПб; в декабре - заслушаны информации о подготовке публикаций сборников архивных документов государственными архивами Санкт-Петербурга.

Значительная часть заседаний ЦЭПМК была посвящена рассмотрению результатов научно-технической обработки и экспертизы ценности документов. Обработка проводилась как государственными архивами (описи дел были представлены ЦГА СПб (1 опись), ЦГАНТД СПб (1 опись), ЦГАЛИ СПб (11 описей), ЦГАИПД СПб (13 описей), так и организациями – источниками комплектования ЦГАНТД СПб и ЦГАЛИ СПб. Также было утверждено 10 перечней НТД на 108 научных разработок, подготовленных работниками и организациями ЦГАНТД СПб.

В отчетном году продолжалась работа с организациями-банкротами; на заседаниях ЦЭПМК согласованы акты о необнаружении дел по личному составу, пути розыска которых исчерпаны, 17 ликвидируемых организаций. Также были согласованы 40 актов, подготовленных организациями–источниками комплектования о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Одним из основных направлений деятельности ЦЭПМК оставалось рассмотрение нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и архивной работы, подготовленных организациями – источниками комплектования госархивов. На заседаниях комиссии в 2014 г. были согласованы 94 номенклатуры дел и 11 инструкций по делопроизводству.

Также в течение года работниками Архивного комитета проводилась систематическая работа по консультированию организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, по вопросам  делопроизводства и архивного дела. Данным организациям оказывалась методическая помощь при разработке нормативно-методических документов, на заседаниях ЦЭПМК были рассмотрены 2 номенклатуры дел,  разработанных организациями Санкт-Петербурга, не являющимися источниками комплектования государственных архивов.

 

Секретарь ЦЭПМК,

главный специалист Архивного комитета                                 Т.Л.Яскеляйнен

 

29.01.2015