Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Новые технологии, используемые в архивной практике при перемещении государственных архивов. Из практического опыта переезда Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга»

Презентация

Центральный государственный архив Санкт-Петербурга с 70-х годов прошлого века размещался в двух архивных зданиях, расположенных по Варфоломеевской улице д. д. 15 и 15а, и в архивохранилище на ул. Шпалерной, д. 34. Уже к 2000 году у нас не оставалось места для комплектования. Центральный государственный архив историко-политических документов (ЦГАИПТД СПб) предоставил нам во временное пользование одно из своих хранилищ, в которое мы проводили прием документов ликвидированных организаций без учета их профиля, в том числе части фондов, которые уже были на хранении. Надо заметить, что это хранилище заполнялось очень быстро.

Строительство нового здания было жизненно необходимым. Как только здание было построено, встала задача незамедлительного переезда.

Еще задолго до переезда, мы поставили перед собой нелегкую задачу оптимизации размещения фондов, приняв за основу систематизацию документов по Путеводителю архива.

Подготовительный этап продолжался в течение года, при этом работа в архиве не останавливалась, основные плановые показатели не были уменьшены в объеме.

Весь прошлый опыт архива основан на перемещении документов в первичных упаковочных средствах, то есть в тех коробках и папках, в которых дела хранятся постоянно на местах. Перед каждым переездом архивисты проводили перевязывание всех коробок и папок. Трудоемкий вид работы, и малоэффективный.

Каким бы образом не был организован переезд, прежде всего, необходимо - выверить старую топографию и на ее основе подготовить новую топографию. За сорокалетний период, прошедший после переезда архива на Варфоломеевскую улицу, мы получили большое количество разрозненных кусков фондов, объединение которых необходимо было предусмотреть в новой топографии. Предстояло перевезти свыше 3 млн. ед. хр., около 200 тыс. первичных упаковочных средств.

Специально для переезда нами была разработана форма топографической карточки, с данными о месте хранения документов в старом здании и планируемом месте их размещения в новом для реализации принципа «от полки до полки». И карты стеллажей, в которых была прописана каждая архивная связка и коробка. Составлены графические и табличные схемы размещения документов в новом здании.

Эта информация легла в основу топографического указателя (пока только на уровне номеров связок), составленного победителем открытого конкурса на перемещение документов ООО «ТЕЛОС АРХИВ». Проведение такого рода конкурсов «на миллионы» тоже было новым делом для архивистов, но и с этим нам удалось справиться.

Все первичные средства хранения получили свой штрих-код, который наносился на поверхность папки или коробки, и был увязан с компьютерной базой.

При приезде в новое здание каждая архивная связка освобождалась от вторичной тары и поступала на пункт, где штрих-код считывался при помощи специальной программы, что позволяло распределять поступающие документы по архивохранилищам, стеллажам, полкам.

Переезд состоял из пяти этапов, которые были связаны с адресами хранилищ, откуда перемещались дела и финансовыми возможностями. Задание по перемещению выполнено в срок. На последнем 5 этапе перемещения мы получили конечный результат топографический указатель фондов архива в новом здании, который вольется в общую систему ГИС «Архивы Санкт-Петербурга».

Однако, невозможно без сканирования каждой размещенной архивной связки и выверки электронного топографического указателя с фактическими данными, считать работу выполненной. Выверка базы и сканирование размещенных связок проводилось на последнем этапе по специально подготовленной для этого программе представителем ООО «ТЕЛОС АРХИВ». В процессе сканирования выявилось достаточно много расхождений, которые необходимо было мобильно исправлять, как в компьютерной базе, так и на полках архивохранилища. На скриншотах мы видим результаты, полученные с помощью программы: первоначальный вид, при сканировании штрих-кода полки, вариант, когда все расставлено правильно, с расставленными не по порядку связками и при случайном повторном сканировании полки. Возможны также другие варианты когда связки на полке размещены верно, а в базе допущены ошибки. За выявлением ошибок обязательно следует их исправление, либо в базе, либо в архивохранилище. Сверка проводится по топографическим карточкам.

Итак. Если раньше перемещение документов проводилось по фондам, с концентрацией каждого фонда в определенном месте и учет шел по номерам архивных связок (первичных средств упаковки), то теперь при перемещении документов во вторичной упаковке, в которую вкладывались архивные папки и коробки (связки), перемещение велось последовательно по этажам, стеллажам, полкам. Это позволяло проверить освободившееся помещение на предмет того, «чтобы ничего не осталось».

Перемещение проводила сторонняя организация, как я уже говорила – ООО «ТЕЛОС АРХИВ». Но архивисты постоянно контролировали все этапы проводимых работ: правильность ввода данных карточек в базу, наклейки штрих-кодов, размещения документов на стеллажах; следили за процессами: упаковки документов во вторичную тару, погрузки и разгрузки дел; проверяли правильность данных в готовых постеллажных топографических указателях.

Архив продолжал перемещение документов, и в тоже время не прекращал свою основную деятельность. Переезд продолжался шесть месяцев, и все службы работали в обычном режиме, за исключением читального зала, который был закрыт на 4 месяца. Ко дню торжественного открытия нового здания была подготовлена ретроспективная выставка по документам архива на 290 экспонатов, возобновил работу читальный зал, был организован прием гостей: коллег архивистов, в том числе Совета архивов, делегации Венгрии, Финляндии, Швеции, Ямало-Ненецкого автономного округа.

Наш опыт показал, что будущее за новыми технологиями, даже в таком деле, как перемещение архивных документов.