Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Мастер-класс «Методика создания, хранения, учета и использования страхового фонда и фонда пользования (как части страхового фонда) копий особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Санкт-Петербурга»

Под таким названием  на базе Центрального государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЦГА СПб) 30 марта 2012 года состоялся очередной «мастер – класс» для руководителей службы обеспечения сохранности документов семи архивных учреждений города, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга.

В его работе приняли участие: директор Лаборатории обеспечения сохранности  документов  архивных учреждений Санкт-Петербурга (далее-ЛОСД), главные хранители фондов, заведующие отделами обеспечения сохранности и государственного учета документов,  фотолаборатории и цеха микрофильмирования особо ценных и уникальных документов, а также работники, ответственные за подготовку архивных документов к страховому копированию (свыше 25 человек).

В системе мероприятий Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее -Архивный комитет) «мастер-классы» заняли свое особое место. Это не только форма повышения квалификации работников архивных учреждений, но и изучение, и распространение передового опыта, что в конечном итоге помогает  совершенствовать деятельность учреждений по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе и в процессе их использования. 

Организаторы мероприятия (Архивный комитет, ЦГА СПб)  ставили перед собой две цели: совершенствование работы  архивных учреждений по обеспечению сохранности особо ценных и уникальных документов, а также  внедрение в практику работы новых единых «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007).

Директор ЦГА СПб Александра Валентиновна Бойцова пожелала участникам мероприятия успеха в обучении и ознакомлении с опытом работы архива, выразила надежду, что некоторые новации архива смогут быть использованы и в работе других архивных учреждений.

«Мастер-класс» открыла главный специалист Архивного комитета М.Г.Ершова, которая  определила  цели и задачи проводимого мероприятия, а также подчеркнула, что выбор этого направления архивной деятельности для рассмотрения, а ЦГА СПб в качестве площадки для изучения опыта работы,  был не случаен. В системе  архивных учреждений города этот архив  один из крупнейших (более 3,1 млн. дел), в объеме 6,6 млн. кадров создан страховой фонд.  В архиве накоплен богатый опыт по подготовке дел к страховому копированию, освоены новые информационные технологии  учета страхового и пользовательского фондов. На должном уровне проводятся мероприятия по проверке наличия и состояния фонда пользования. Целенаправленно осуществляется  работа по подготовке страхового фонда на централизованное обособленное  хранение. Четко организовано возвращение в хранилище архивных документов после страхового копирования. Техническое оформление дел (отметки в рабочих экземплярах описей), прошедших страховое копирование, осуществляется сразу же с передачей архивных документов.

Государственные архивы Санкт-Петербурга занимаются созданием СФ с 1960 года. За это время  замикрофильмировано  318 561 ед.хр. ОЦД в объеме 17 151 121 кадров, что составляет 80,5%  от общего количества выявленных и учтенных ОЦД (395 576). Для создания в полном объеме СФ ко всем выявленным ОЦД  на 01.01.2011 (77,015 тыс.ед.хр.) при нынешних объемах создания СФ (180,0 тыс. кадров) понадобится 57 лет. Проведенный в 2011 году предварительный анализ этого направления деятельности выявил ряд проблем, которые также явились предметом обсуждения.

В ходе проведения «мастер-класса» был рассмотрен широкий круг вопросов: нормативные правовые документы, регламентирующие порядок создания страхового фонда (далее - СФ) и его целевое назначение (Ершова М.Г); организация работы архива по страховому копированию, планирование: текущее и перспективное (заведующая отделом обеспечения сохранности и государственного учета Афанасьева Н.А.); методика отбора дел на страховое копирование и оформление приема-передачи документов на копирование (ведущий архивист Мягков С.В.); порядок приема дел после страхового копирования, организация учета СФ и фонда пользования (далее - ФП), его размещение, упаковка, проверка наличия ФП (ведущий архивист Гаврилова Л.О.); порядок передачи СФ на централизованное хранение (главный хранитель фондов Н.И.Бурлуцкая).

Особый интерес у слушателей вызвал показ электронной базы данных (далее - ЭБД) СФ в АРМ (автоматизированное рабочее место) (Л.О.Гаврилова). Подготовленная  силами информационно-аналитического центра в рамках ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга» ЭБД открывает широкие возможности по формированию основных учетных документов: книги учета поступлений, описи страхового фонда; позволяет формировать различные отчеты, информировать пользователей о наличии фонда пользования по тем или иным делам.

Лебедев Р.Н., инженер по оцифровке ЛОСД, ознакомил слушателей с экспериментальной работой, проводимой лабораторией, по созданию ФП как части СФ на электронных носителях способом оцифровки микроформ 2 поколения. Работа осуществляется с 2007 года для ЦГИА СПб. Были продемонстрированы результаты работы. По мнению выступающего, от качества исходного документа будет зависеть и качество электронной копии.

Тему создания фонда пользования на электронных носителях продолжили главный хранитель фондов ЦГИА СПб  И. Б. Слободник и ведущий архивист ЦГА СПб Л.О.Гаврилова. Только в 2011 году ЦГИА СПб выдал пользователям в читальный зал 885 копий ФП на электронных носителях, что составляет пока лишь 17,1%. от общего объема выданного фонда пользования. По мнению И.Б.Слободник, объемы выданного ФП на электронных носителях будут увеличиваться. Архив широко использует возможности передачи информации по локальной компъютерной  сети архива, что снижает затраты на выдачу и подкладку оптических дисков.

Л.О Гаврилова рассказала о сканировании имеющегося ФП к наиболее востребованному фонду архива, Санкт-Петербургскому Совету народных депутатов (ф.7384). Эта работа осуществляется в рамках ГИС «Государственные архивы Санкт-Петербурга», озабоченность вызывает  сокращение  ранее запланированных объемов работы.

Организация работы ЛОСД и в частности цеха микрофильмирования и копирования особо ценных и уникальных документов на бумажной основе, а также  фотолаборатории ЦГАКФФД СПб по созданию страхового и пользовательских фондов прозвучали в выступлениях Иванова В.И., директора ЛОСД,  Ивановой А.Л. заведующей цехом микрофильмирования, Марковой И.В. заведующей фотолабораторией ЦГАКФФД СПб.

Директором ЛОСД была подготовлена презентация организации процесса страхового копирования, продемонстрировано оборудование, которое используется для копирования особо ценных документов государственных архивов. По мнению В.И. Иванова, несмотря на проведенную модернизацию отдельного оборудования, приобрести новое съемочное оборудование сложно. Имеющаяся съемочная камера английского производства не предназначена для поточного микрофильмирования архивных документов. Поэтому ожидать увеличение объемов страхового копирования в ближайшие годы сложно. Возможности ЛОСД ограничиваются 180,0– 200,0 тыс. кадров в год. В выступлении Фроловой О.С., научного сотрудника ЛОСД, еще раз была подчеркнута важность правильной подготовки архивных документов к страховому копированию, от качества которой зависит качество страховой копии документа.

Главный хранитель фондов ЦГАКФФД СПб Рыхлякова Т.Н. ознакомила слушателей с особенностями работы по созданию, учету и хранению СФ и ФП на особо ценные фотодокументы, продемонстрировала специальные  конверты для хранения СФ.   

В завершении обучения состоялась экскурсия в хранилище СФ и ФП архива,  участники ознакомились с условиями хранения вышеуказанных фондов.

«Мастер – класс» прошел в атмосфере живого обсуждения, обмена опытом работы, заинтересованности.

Организаторами мероприятия были подготовлены информационные материалы,   небольшая выставка основных нормативных правовых, организационно-технических и методических документов, регламентирующих порядок создания, хранения, учета и использования СФ и ФП копий особо ценных и уникальных документов.