Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Информационная справка к заседанию

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Регламент) проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования государственных казенных учреждений центральные государственные архивы Санкт-Петербурга (далее – источники комплектования государственных архивов) по состоянию на 1 декабря 2012 года.

Паспортизация проведена в источниках комплектования Центрального государственного архива Санкт-Петербурга (ЦГА СПб), Центрального государственного архива историко-политических документов Санкт-Петербурга (ЦГАИПД СПб), Центрального государственного архива научно-технической документации Санкт-Петербурга (ЦГАНТД СПб), Центрального государственного архива кинофотофонодокументовСанкт-Петербурга (ЦГАКФФД СПб).

Подведение итогов паспортизации подтвердило сохранение ряда проблем, характерных для предшествующего отчетного периода 2009 года.  По-прежнему нерешенной остается проблема полноты представления паспортов источниками комплектования государственных архивов и достоверности включенных в них сведений.

Обратившись к результатам участия источников комплектования в паспортизации 2012 года, можно констатировать следующее. Полностью выполнили требования Регламента, продемонстрировав 100% участия            в подготовке и представлении учетных документов администрации Губернатора Санкт-Петербурга и районов Санкт-Петербурга, территориальные органы Таможенной службы Российской Федерации, суды, в том числе арбитражные; высок процент участия в паспортизации организаций культуры профиля комплектования ЦГАЛИ СПб – 90%; отраслевых исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (комитетов, управлений, служб), финансовых, кредитных и налоговых органов, подразделений транспорта, геологии, природопользования и охраны окружающей среды, высших учебных заведений – от 82 % до 89 %;  органов прокуратуры – 75 %; более 60 % представления паспортов - по органам местного самоуправления Санкт-Петербурга, учебным заведениям среднего специального образования, предприятиям жилищно-коммунального хозяйства и бытового обслуживания.  

70 % источников комплектования ЦГАНТД СПб представили  сведения о состоянии хранения научно-технических документов и 75% источников комплектования ЦГАКФФД СПб – сведения о состоянии хранения аудиовизуальных документов.

Наиболее низкий процент участия в паспортизации продемонстрировали общественные организации – около 20 %. Причем, государственный учет документов в общественно-политических организациях профиля комплектования ЦГАИПД СПб обеспечен только благодаря усилиям отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства данного архива. Сами же представители организаций затруднялись или вообще отказывались  представить какие-либо сведения о составе и количестве управленческих документов, которые находятся у них на хранении. Объем хранящихся в  этих организациях дел просчитывался самими сотрудниками архива приблизительно.

Не участвовали в паспортизации источники комплектования, находящиеся в стадии ликвидации (банкротства) или фактического прекращения финансово-хозяйственной деятельности.  

Основными причинами, продолжающими влиять на показатель участия источников комплектования в паспортизации и качество представленных паспортов, остаются проблемы кадрового и материального обеспечения деятельности архивов организаций.  По-прежнему в ведомствах не хватает квалифицированных архивных кадров; при отсутствии же освобожденных штатных архивных работников не устанавливается ответственность за организацию архивного дела в обязанностях иных должностных лиц; нередки случаи формального назначения ответственных за архив, которые воспринимают эту обязанность как нежелательную, причем, неоплачиваемую нагрузку; о качестве работы и профессионализме в данном случае говорить не приходится. Наконец, недостаточный уровень оплаты труда архивистов не позволяет поднять престиж этой профессии, что приводит к текучести кадров и увеличению возраста работающих в данной сфере деятельности. 

Особое значение в этой связи приобретает организация методической   и практической помощи работникам ведомств со стороны Архивного комитета Санкт-Петербурга и государственных архивов, основными направлениями которой могли бы стать проведение обучающих семинаров, курсов повышения квалификации работников архивов и ответственных за архивную работу в ведомствах по соответствующей тематике; разработка и внедрение в практику работы методических рекомендаций по подготовке паспортов архивов организаций. И в этом направлении нашу работу можно активизировать,  запланировав проведение соответствующих мероприятий     в наступившем отчетном периоде.

Еще одной острейшей проблемой остаются факты утраты документов постоянного хранения и по личному составу, зафиксированные в  источниках комплектования всех государственных архивов.

На отчетный период общее количество источников комплектования государственных архивов – 1177,  без учета организаций, имеющих объединенные ведомственные архивы, – 1141. В отчетном периоде количество источников комплектования, имеющих объединенные ведомственные архивы, составило 36 организаций, все – профиля комплектования ЦГА СПб (18 - государственные, 18 – негосударственные). Два объединенных ведомственных архива, входивших в структуру Комитета

по образованию и Комитета культуры Санкт-Петербурга в связи с реорганизацией обрели статус юридических лиц и на сегодняшний день не являются источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение «Объединенный межведомственный архив культуры Комитета по культуре» и Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение  «Объединенный архив Комитета по образованию».

В сравнении с предшествующим отчетным периодом количество источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга сократилось на 88 организаций. При этом сокращение частных и государственных источников комплектования происходило приблизительно в равных пропорциях: количество первых уменьшилось       на 48 организаций; вторых – на 40. Причинами выведения организаций из списков источников комплектования явились их ликвидация, в том числе в ходе банкротства, а также отказ от сотрудничества с государственными архивами частных организаций, как правило, утративших основной профиль деятельности, документирование которой послужило основанием для их включения в списки источников комплектования.

 В отчетном периоде сохранилось соотношение источников комплектования по формам собственности в пользу негосударственных организаций: 629 негосударственных организаций (518 – частные организации, 111 – органы местного самоуправления Санкт-Петербурга) против 548 государственных  организаций Российской Федерации,     Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Более 60 % от общего количества государственных источников комплектования приходится на территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации – 338 организаций; 37 % составляют организации Санкт-Петербурга - 207 организаций; 3 организации-источники комплектования ЦГАНТД СПб относятся к собственности Ленинградской области. Сведения об общем количестве источников комплектования государственных архивов и соотношении их по формам собственности представлены в Приложении № 1 к настоящей информационной справке.

За отчетный период произошло существенное увеличение количества управленческой документации, хранящейся в источниках комплектования государственных архивов 1 911 586 дел. На рост показателя повлияли следующие факторы: проведение государственными архивами работы по уточнению сведений о количестве хранящихся в ведомствах документов; передача документов по приватизации жилых помещений государственного жилищного фонда Санкт-Петербурга на хранение  в администрации районов Санкт-Петербурга - источники комплектования ЦГА СПб после ликвидации районных агентств по приватизации. В настоящее время проводится упорядочение этих документов и с решением вопроса о возложении обязанности по их формированию и содержанию на Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение «Горжилобмен» они будут переданы на хранение в данное учреждение, также являющееся источником комплектования ЦГА СПб. Еще одним источником, продолжающим активно влиять на увеличение данного показателя, остаются федеральные суды, расположенные  в Санкт-Петербурге, - городской и районные.

Как и в предшествующие отчетные периоды, осуществлявшийся прием управленческих документов не смог существенным образом повлиять на сокращение объема хранящихся сверх установленного срока документов данной категории. В сравнении с 2009 годом их количество вновь увеличилось, составив 664 836  дел. В объединенных ведомственных архивах этот объем также вырос 96 361 дел. По-прежнему негативное влияние на этот рост оказывает дефицит площадей в государственных архивах.

Сведения о количестве хранящихся, в том числе сверх установленного срока, управленческих документов в источниках комплектования государственных архивов представлены в Приложении № 2 к настоящей информационной справке.

В отличие от управленческой документации объем находящихся на временном хранении в ведомствах других видов документации (научно-технических, фото- и фонодокументов) сократился по сравнению с 2009 годом.

Уменьшение объема научно-технической документации (138 722 дел), хранящейся в организациях профиля комплектования ЦГАНТД СПб,  произошло за счет сокращения источников его комплектования (375 против 400 в 2009 году); уменьшения количества проектных и конструкторских разработок, научных исследований в процессе деятельности организаций, а также приема данной документации на постоянное хранение и снятия с учета части документов после установления фактов их утраты в ведомствах.    

Суммарное влияние перечисленных факторов позволило сократить и количество хранящихся сверх установленных сроков научно-технических документов до 51 908 дел.

Уменьшение общего количества фотодокументов (165 367 дел), хранящихся в организациях профиля комплектования ЦГАКФФД СПб, произошло за счет приема фотодокументов на постоянное хранение, уточнения сведений об их количестве в ходе осуществлявшихся проверок обеспечения сохранности фотодокументов в организациях, внесения изменений в учетные документы после имевших место фактов их утраты.

Уменьшение количества фотодокументов, хранящихся сверх установленного срока (158 715 дел), произошло по тем же причинам, которые привели к  общему уменьшению их количества в источниках комплектования ЦГАКФФД СПб.

Наиболее значительное сокращение (более чем вдвое) произошло в отношении количества хранящихся в ведомствах фонодокументов (53 662 ед.хр.), что объясняется большой работой архива по уточнению сведений об их хранении и учете. По итогам паспортизации    2012 года учитывались только оригиналы фонодокументов на магнитной ленте в отличие от предшествующих отчетных периодов, когда наряду с оригиналами учитывались и копии; продолжилась работа по выделению к уничтожению фонодокументов, находившихся в неудовлетворительном техническом состоянии.

Эти же причины повлияли на уменьшение количества хранящихся сверх установленного срока фонодокументов – 51 446 дел.

Сведения о количестве хранящихся, в том числе сверх установленного срока, научно-технических, фото- и фонодокументов в источниках комплектования государственных архивов представлены в Приложении № 3 к настоящей информационной справке.

Паспортизация вновь подтвердила необходимость активизировать работу по упорядочению документов, находящихся на временном хранении в источниках комплектования государственных архивов. Несмотря на достаточно высокие темпы упорядочения управленческих документов, прежде всего в организациях ЦГА СПб, а также научно-технических документов, количество внесенных в утвержденные описи управленческих  (537 747 дел), а также научно-технических (69843 дел) документов в сравнении с общим объемом неупорядоченных документов остается недостаточным.

Упорядочение документов источников комплектования ЦГАИПД СПб и ЦГАКФФД СПб осуществляется самими государственными архивами при приеме документов на постоянное хранение по сдаточным описям дел.

Несмотря на увеличение площадей архивохранилищ в ряде организаций-источников комплектования ЦГА СПб и ЦГАНТД СПб общее количество помещений для хранения документов за отчетный период уменьшилось  по причине сокращения числа источников комплектования и передачи части документов на постоянное хранение – 716 помещений в  2012 году (790 помещений - в 2009 году). Уменьшение коснулось также количества штатных работников в архивах как государственных, так и негосударственных организаций – всего в организациях обеих форм собственности 448 штатных работников, в прошедшем отчетном периоде – 510 штатных работников.

Обеспечение сохранности, комплектование, учет и передача на постоянное хранение документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, остаются важнейшими задачами как  ведомственных, так и государственных архивов Санкт-Петербурга.

В отчетном периоде не удалось в полной мере решить проблемы, которые были характерны для итогов паспортизации предшествующего отчетного  периода:  

  1. Продолжился рост объема хранящихся сверх установленного срока  управленческих документов; несмотря на некоторое уменьшение этих объемов по остальным категориям документов, их количество также продолжает оставаться значительным. 
  2. Несоблюдение нормативных требований и условий хранения документов в источниках комплектования государственных архивов            по-прежнему приводило к утратам как документов постоянного хранения, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, так и по личному составу.
  3. Сохранение задолженности по упорядочению архивных документов в источниках комплектования государственных архивов.
  4. Нарушение  источниками  комплектования государственных архивов Регламента и неучастие в паспортизации оказали негативное влияние            на полноту и достоверность итоговых сведений.

Решение этих проблем потребует не только совместной   кропотливой работы организаций и государственных архивов,  но и преодоления негативного влияния причин объективного характера, о которых говорилось выше. Безусловно, важнейшим  событием станет введение в строй нового здания для государственных архивов Санкт-Петербурга, что позволит существенным образом  сократить объемы хранящихся сверх установленных сроков архивных документов и добиться снижения рисков их утраты. В дальнейшем планирование приема документов будет осуществляться в установленные законодательством сроки.

Хочется также надеяться на улучшение ситуации с материально-техническим и кадровым обеспечением деятельности архивов организаций. Архивный комитет и государственные архивы Санкт-Петербурга поддерживали и будут поддерживать в дальнейшем усилия организаций, направленные на улучшение ситуации в этой сфере деятельности: выделение дополнительных помещений, улучшение условий труда архивистов  и хранения архивных документов, размещение архивов в помещениях, соответствующих нормативным требованиям, предъявляемым к таким помещениям. И, конечно, мы  активизируем работу по оказанию источникам комплектования методической и практической помощи в сфере архивного дела.

Учтя недочеты и обобщив итоги паспортизации 2012 года, нам необходимо постараться в 2015 году добиться более высоких результатов.    

 

Начальник отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства
Архивного комитета Санкт-Петербурга                                        И.П.Шестернина