Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Информационная справка к заседанию

Общий объем документов, хранящихся в государственных архивах, музеях и библиотеках города, составил 11 464 593 единиц хранения на различных носителях, в том числе в хранилищах государственных архивов – 10 874 270 единиц хранения (94,9%) музеев и библиотек – 590 323 единиц хранения (5,1%).

По сравнению с предыдущей паспортизацией объем архивных документов, сосредоточенных в хранилищах государственных архивах города, сократился на 3,4%. И эта тенденция, отмеченная в предыдущей паспортизации, будет продолжаться еще несколько лет. В музеях и библиотеках объем архивных документов увеличился на 0,3%.

Структура состава документов архивов по видам основы на протяжении многих лет остается практически без изменений: 94,2% – документы на бумажных носителях, 5,8% - аудиовизуальные документы, в хранилищах государственных музеев и библиотек ситуация обратная, преобладают аудиовизуальные документы, их -  69,5%,  и  только 30,5% -- документы на бумажной основе.

Сокращение объема архивных документов в государственных архивах связано, прежде всего, со значительными внутриархивными изменениями в объемах фондов в связи с работами, проводимыми ЦГАИПД СПб и ЦГАЛС СПб, в рамках реализации «Комплексной программы развития системы НСА государственных архивов Санкт-Петербурга на 2011 – 2015гг» по описанию архивных документов, (в том числе объединением дел); возвращением архивных документов нотариальных действий их собственникам, выделением к уничтожению документов временного срока хранения, принятых в архивы по договорам (ЦГА СПб, ЦГАЛС СПб), а также с уменьшением количества принимаемых  документов по личному составу. Что связано с тем, что процесс ликвидации крупных предприятий, организаций, учреждений  в основном завершен. На ближайший период необходимо быть готовыми к приему документов по личному составу  в неупорядоченном состоянии,  как правило, брошенными организациями при ликвидации.

За последние три года доля документов, отнесенных к управленческой документации в государственных архивах, превысила документацию по личному составу и составила 49,5%. Документы по личному составу -- 46,1%, научно-техническая документация – 3,2% и документы личного происхождения –1,2%.

Наметившая  тенденция к увеличению объемов управленческой документации по сравнению с  предыдущим периодом паспортизации, получила свое закрепление. Об этом свидетельствует и структура состава документов на бумажной основе, принятых на хранение в государственные архивы от учреждений и организаций – источников комплектования государственных архивов, а также от ликвидированных организаций. В структуре принятых документов 33,6% составляла управленческая документация (на 21,8% больше, чем в предыдущей паспортизации); 60,6 % – документы по личному составу (на 24,3% меньше, чем по данным предыдущей паспортизации).

Прием документации, отнесенной к управленческой, традиционно осуществлялся четырьмя государственными архивами: ЦГА СПб,  ЦГАИПД СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб. Наиболее значительные объемы управленческой документации приняты, как и в прежние годы, в ЦГА СПб – 78,4% - 54 262 дела (на 17,3% больше, чем в предыдущий период паспортизации) от общего количества принятых документов, отнесенных к управленческой документации, в объеме 69 173 дел.

 Активно шло комплектование ЦГАЛС СПб, однако, объемы приема существенно снизились. За три года архивом было принято 121 013 дел против 265 585 дел, принятых в 2007-2009 гг., что на 54,4 % меньше, чем в предыдущую паспортизацию. При этом, в структуре документов по личному составу, принятых на хранение, доля нотариальных документов снизилась с 74,8% (2007), 15,8 % (2010) до 4,7% на 01.01.2013. ЦГАЛС СПб осуществляет прием, как правило, документов, находящихся в частной собственности частнопрактикующих нотариусов на условиях заключаемого договора. С созданием архива при Нотариальной палате прием этой категории документов, скорее всего, прекратится.

Прием специальной документации в основном осуществлялся профильными архивами: научно-технической – ЦГАНТД СПб (3,7%), личного происхождения  – ЦГАЛИ СПб (0,9%) от общего количества принятых дел. При этом объемы принятой специальной документации по сравнению с предыдущей паспортизацией увеличились в 1,34 раз по научно-технической документации, в 4,3 раза фотодокументов, в 2,8 раза  фонодокументов.  Прием документов личного происхождения по сравнению с предыдущей паспортизаций сократился на 25% И это связано, прежде всего, с отсутствием свободных площадей в ЦГАЛИ СПб.

Как и в прежние годы не осуществлялся прием в государственные архивы видео- и машиночитаемых документов.

Сократились в семь раз по сравнению с предыдущей паспортизацией и объемы документов, принятых на временное хранение, за счет проводимой архивами экспертизы ценности документов в связи с истечением срока их хранения, а также возвращением документов их собственнику (ЦГАЛС СПб, ЦГА СПб).

Определенные сдвиги произошли в описании архивных документов. Уровень описания документов в архивных учреждениях составляет 92,%. Общее количество неописанных документов сократилось на 1,2% по сравнению с предыдущей паспортизацией и составило 832 162 единицы хранения (ЦГАИПД СПб, ЦГАЛС СПб, ЦГИА СПб)

В музеях и библиотеках уровень описания составляет 83,2%. Не внесены в книги научного инвентаря 16,8% (99 369) архивных дел.

Продолжалась работа по созданию страхового фонда копий особо ценных документов. Страховой фонд имеют 81,6%  учтенных особо ценных документов. В зависимости от вида основы документов этот показатель несколько различается. Страховые копии имеют 80% особо ценных документов на бумажной основе и 90,3% особо ценных фотодокументов.

Объем страхового фонда для документов на бумажных носителях увеличился на 7739 ед.хр., что на 6,2 % ниже показателей предыдущей паспортизации. Ведущее место в его структуре, по-прежнему, занимают страховые копии на управленческую документацию - 76,6%, научно- техническая документация составляет 6,5%, документы личного происхождения - 0,4% от общего количества скопированных дел (этот показатель остался без изменений).

В комплексе работ по созданию научно-справочного аппарата дальнейшее развитие получили автоматизированные архивные технологии. За три года объем семи баз данных о составе и содержании документов на различных носителях вырос в три раза и составил 1 063 954,76 МБ; в том числе постоянно пополняется база данных на фотодокументы, объем которой увеличился в 1,5 раза и составил 30 895 МБ (ЦГАКФФД СПб).

В каждом государственном архиве ведется и пополняется учетная база данных «Архивный фонд», ее объем вырос в 3,7 раза и составил 507,83 МБ.

Продолжалась работа по изданию справочников. За прошедшие три года подготовлен один путеводитель по фондам ЦГАНТД СПб (2011), удостоенный диплома 3 степени в конкурсе научных работ Росархива.

 На 01.01.2013 года пять из семи архивных учреждений обеспечены современными путеводителями, позволяющие пользователям ознакомиться с составом и содержанием документов государственных архивов Санкт-Петербурга.

Некоторые позитивные сдвиги произошли и в улучшении условий хранения архивных документов. Хранилища государственных архивов города на 77,2 % оснащены металлическими стеллажами.

 Общая протяженность стеллажных полок составляет 121 240,545 пог.м. По итогам паспортизации протяженность стеллажных полок сократилась на 1,4% за счет демонтажа стеллажного оборудования на Галерной ул.  (ЦГАЛС СПб), в связи с передачей здания, где не соблюдались условия хранения, КУГИ города и перемещением документов в специализированное здание по Таврической, 39. Положительной оценки заслуживают мероприятия ЦГАКФФД СПб по приспособлению помещения склада в хранилище документов отдела комплектования архива и оснащение его современными средствами защиты и хранения.

Все десять зданий государственных архивов  оснащены современными системами безопасности: охранной и пожарной сигнализацией. На 01.01.2013 обеспечено первичными средствами хранения  10 075 682 единиц хранения на различных носителях, что составляет 92,7% от общего количества дел, числящихся в государственных архивах Санкт-Петербурга.

Вместе с тем, объективно отражая состояние архивного дела в нашем регионе, результаты паспортизации свидетельствуют о существующей проблеме загруженности некоторых архивохранилищ государственных архивов: ЦГИА СПб (134%), ЦГАЛИ СПб (126%), ЦГА СПб (103,6%). Существуют проблемы и во внутриархивной работе.

По-прежнему, продолжают оставаться не включенными в описи значительный массив архивных документов объем которых, по сравнению с данными предыдущей паспортизацией, сократился на 1,2 % и составил 832 162 ед.хр. 86,7% (721 410 дел) хранится в ЦГАИПД СПб и представляет собой учетные карточки коммунистов и комсомольцев, каждая из которых учтена как самостоятельное дело.13,3% (110 747 ед.хр.) нотариальные  документы, принятые в результате ликвидации государственных нотариальных контор в ЦГАЛС СПб, и незначительный объем не описанных документов хранится в ЦГИА СПб (5 дел). Государственным архивам предстоит продолжить работы по описанию архивных документов.

Не соответствует нормативным требованиям создание страхового фонда в комплекте с фондом пользования. Фонд пользования создан на   98,9 % дел на бумажной основе, прошедших страховое копирование. Отсутствует фонд пользования на 2972 ед.хр. в ЦГАИПД СПб и ЦГАЛИ СПб. Архивам необходимо при организации планирования на очередной год предусмотреть необходимость создания установленного комплекта. Далека от решения проблема создания полного комплекта описей. Лишь 43,2% описей создано в полном комплекте. Имеют место недостатки в организации работы по каталогизации документов.   Не включены в каталоги 7471 карточка. Это обстоятельство существенно снижает эффективность каталогов для пользователей архивной информации. Наибольшее количество не влитых карточек в ЦГИА СПб –3211 (43 %), ЦГАНТД СПб 2566 (34,3%), ЦГАЛИ СПб – 959 (12,9 %), ЦГАКФФД СПб - 735 фотодокументов (9,8%) Требует решения проблема по созданию регионального реестра уникальных документов Архивного фонда Санкт-Петербурга. Дальнейшее развитие и совершенствование необходимо и в системах автоматизированного государственного учета, пока же версии ПК «Архивный фонд», используемые в архивах, в отчетный период не позволяют создать паспорт государственного архива в полном объеме.  Необходимо обеспечить внедрение ПК «Архивный фонд» версия 5, с осуществлением контроля полноты и достоверности информации, введенной в базы данных.

 

Главный специалист отдела обеспечения
сохранности, использования архивных документов
и методической работы Архивного комитета
Санкт-Петербурга                                                                                      М Г.Ершов