Публикатор

Назад к целой странице
Назад

Информационная справка к заседанию

В соответствии с постановлением Правительства  Санкт-Петербурга от 23.08.2005 № 1195 администрации районов Санкт-Петербурга были реорганизованы путем присоединения к ним ряда отделов, в число которых вошли также отделы образования и здравоохранения, состоящие на учете   в списке организаций – источников комплектования Санкт-Петербургского государственного учреждения «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ЦГА СПб). 

Документы отделов образования и здравоохранения были приняты на постоянное хранение в государственный архив в составе архивных фондов, созданных на каждый из отделов, по 1972 год (отделы образования), по конец 1960-х - начало 1970-х годов (отделы здравоохранения).

В результате проведенной реорганизации отделы администраций согласно действующим нормативным требованиям в области архивного дела должны быть выведены из списка организаций – источников комплектования государственного архива после выполнения  работы по упорядочению и передаче на постоянное хранение архивных документов по момент реорганизации, а также обеспечению сохранности, учета и использования документов  по личному составу, остающихся на временном хранении в ведомствах.

Реализация мероприятий по упорядочению и приему в государственный архив документов постоянного хранения после проведенной реорганизации сдерживалась целым рядом причин объективного характера и прежде всего – раздробленностью фондов архивных документов отделов образования и здравоохранения, подлежащих передаче в ЦГА СПб. Так, архивные документы постоянного хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности отделов образования за период их юридической самостоятельности, находились на хранении в централизованных бухгалтериях и самих отделах районных администраций, а также в Санкт-Петербургском государственном казенном учреждении «Объединенный архив Комитета по образованию» (юридический адрес: ул.Черняховского, д.17-А), бывший объединенный ведомственный архив  при отделе (главном управлении) народного образования Ленгорисполкома (далее – архив образования). Архивные документы постоянного хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности  отделов здравоохранения за период их юридической самостоятельности, находились на хранении в самих отделах районных администраций   и   Санкт-Петербургском   государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Медицинский информационно-аналитический центр» (юридический адрес: ул. Шкапина, д.30), в структуру которого вошел бывший объединенный ведомственный архив отдела (главного управления) здравоохранения Ленгорисполкома (далее – архив здравоохранения).

Архивы образования и здравоохранения создавались в 1970-е годы как объединенные ведомственные архивы прежде всего в целях концентрации, хранения, учета и использования документов по личному  составу  системы учреждений образования и здравоохранения. В эти же архивы передавались на временное хранение, до передачи в государственный архив, документы постоянного хранения. Период 1970-х - 1980-х годов можно рассматривать как время бурного роста и расцвета сети объединенных архивов. Их создание и развитие рассматривалось как дальнейшее совершенствование организации работы ведомственных архивов, позволяющее снизить затраты на хранение архивных документов, улучшить их сохранность, а также качество работы по упорядочению и использованию архивных документов.

Именно с учетом этих факторов в 1980-е годы принимается решение Архивного управления Леноблгорисполкомов о возложении на объединенные архивы образования и здравоохранения обязанности по упорядочению архивных документов постоянного хранения отделов образования и здравоохранения, в этот же период составляются перечни документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив (приложения №№ 1,2 к справке). При этом, несмотря на уже имеющиеся в государственном архиве отдельные фонды на данные отделы,  упорядочение документов за последующий период их деятельности стало проводиться по отрасли в целом: сводная опись дел отделов образования была составлена на документы постоянного хранения за 1973-1996 год; отделов здравоохранения – за 1976-1986 год; за 1987-1996 год документы отделов здравоохранения были внесены в сдаточную опись.  Систематизация дел в сводных описях проводилась по отделам, расположенным  в алфавитном порядке наименований районов, внутри отделов документы систематизировались по значимости. Внесенные в сводные описи дела поступили на хранение в объединенные архивы.

Работа по упорядочению и передаче в эти архивы документов постоянного хранения за последующий период деятельности отделов образования и здравоохранения затормозилась и далее подготовки проектов описей дел не пошла.  Необходимо также констатировать, что коренные преобразования в общественно-политической и социально-экономической жизни Российской Федерации, начавшиеся в 1990-е годы, не могли не повлиять на изменение организационно-правового статуса и роли объединенных ведомственных архивов в системе архивных учреждений. 

И если даже архивы образования и здравоохранения оказались жизнеспособными в отличие от других архивов в системе объединенных ведомственных архивов, то избежать участи некомплектующихся архивов по причине дефицита свободных площадей,  а также смены кадрового состава и недофинансирования им не удалось. Поэтому наделение ведомственных архивов несвойственными им функциями организации работы по упорядочению и обеспечению сохранности документов постоянного хранения явилось второй из объективных причин, повлиявших на своевременность проведения этих работ. Наладить взаимодействие с администрациями и отделами при участии в этой цепочке ЦГА СПб архивам образования и здравоохранения не удалось. Оставшиеся на хранении в отделах администраций документы постоянного хранения, как правило, с 1970-х годов, оставались неупорядоченными, что не могло не повлиять на степень их сохранности, в большей степени это отразилось на документах отделов здравоохранения. Кроме того, как уже отмечалось выше,  после проведенной реорганизации в ряде администраций документы постоянного хранения отделов образования оказались на хранении как в самих отделах, так и в архивах централизованных бухгалтерий. Чаще всего в архивах централизованных бухгалтерий размещались финансовые документы – бюджеты, сметы расходов, финансовые отчеты, реже – иные документы постоянного хранения.    

С учетом сложившейся ситуации необходимо было принципиально изменить подходы к организации проведения работы по упорядочению и передаче на постоянное хранение документов отделов. Дальнейшее их описание путем составления сводных описей дел по каждой отрасли на уровне архивов образования и здравоохранения было признано нецелесообразным; прием архивных документов на временное хранение в эти архивы с последующей передачей в государственный архив также отменялся.

Было решено, что упорядочение архивных документов, находящихся на хранении в отделах администраций районов, будут осуществлять эти отделы, при наличии в централизованных бухгалтериях соответствующих районов документов постоянного хранения  должно быть обеспечено их включение в описи дел данных отделов. Упорядочение архивных документов отделов образования и здравоохранения, находящихся на хранении в архивах образования и здравоохранения, будут проводить эти архивы, составляя отдельную опись дел по каждому из районов. Подготовленные описи дел должны направляться на рассмотрение и утверждение ЭПМК ЦГА СПб, после утверждения описей передачу документов осуществляют самостоятельно администрации районов и архивы образования и здравоохранения.

В целях оперативного разъяснения новых принципов организации этой работы и ее координации в конце 2008 года Архивным комитетом Санкт-Петербурга по согласованию с Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга принимается решение об организации проверок обеспечения сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу отделов образования и здравоохранения администраций

районов Санкт-Петербурга. К участию в проверках привлекается также ЦГА СПб, осуществляющий курирование администраций районов Санкт-Петербурга.

Проверки проводились в течение 2008-2012 года и прошли во всех районных администрациях, а также в государственных учреждениях      Санкт-Петербурга, на хранении в которых находились архивные документы отделов образования и здравоохранения.

Проверки отделов образования и здравоохранения администраций и централизованных бухгалтерий показали следующее. Обеспечение сохранности архивных документов постоянного хранения в отделах образования по сравнению с отделами здравоохранения организовано лучше, если посмотреть на результаты упорядочения этих документов. Так, акты о необнаружении дел, в которых зафиксирована полная  утрата  документов отделов здравоохранения, представлены администрациями Курортного, Московского, Невского, Петродворцового и Приморского районов. Решения о согласовании представленных актов на заседаниях Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга принимались с учетом того, что содержание утраченных документов могло быть восполнено документами исполкомов районных советов депутатов трудящихся (народных депутатов) - администраций районов за соответствующие периоды деятельности (постановлениями, решениями, протоколами заседаний, планами работы, отчетами по основной деятельности, бюджетами, финансовыми отчетами, другими документами).

Основные виды архивных документов, внесенных в описи дел постоянного хранения отделов после упорядочения, - приказы по основной деятельности, протоколы совещаний руководителей учреждений образования, главных врачей районов, заседаний аппаратов отделов, статистические отчеты по направлениям деятельности, бюджеты, финансовые отчеты. В случае ведения приказов по основной деятельности и личному составу вместе принималось решение об оставлении этих приказов на депозитарном хранении в отделах в целях оперативного их использования при исполнении запросов социально-правового характера. Необходимо отметить, что не во всех отделах эти документы сохранились в полном объеме. В ряде районов оставались на хранении только приказы по основной деятельности.

В отделах образования находилась на хранении еще одна группа документов - по опеке и попечительству, отложившаяся в их деятельности за период наделения их соответствующими полномочиями. Только в нескольких администрациях эти документы были переданы органам местного самоуправления Санкт-Петербурга. Упорядочение этих документов не проводилось большинством администраций. Описи дел были составлены только в администрациях Василеостровского, Калининского и Приморского районов.

Поскольку в 2010 году ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга принималось отдельное решение о порядке хранения  документов по опеке и попечительству, в котором были установлены сроки выполнения рекомендаций по их упорядочению и хранению, работа в этом направлении будет осуществляться в рамках реализации рекомендаций данного решения.     

Документы по личному составу отделов образования (приказы по личному составу, личные карточки уволенных работников, личные дела) находились на хранении в самих отделах; лицевые счета работников отделов

и подведомственных учреждений – в архивах централизованных бухгалтерий. Сегодня в эти архивы передаются на хранение только лицевые счета учреждений, находящихся на бухгалтерском обеспечении соответствующего района.

Отделы здравоохранения обеспечивают хранение не только документов по кадровому делопроизводству, но в ряде случаев и лицевых счетов работников.

Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется отделами и централизованными бухгалтериями в полном объеме. Наведение справок о зарплате по лицевым счетам, хранящимся в отделах здравоохранения, сопряжено с определенными сложностями, поскольку бухгалтерских работников в отделах нет, их приходится приглашать из подведомственных учреждений здравоохранения.

Как показали проверки, проведенные в архивах образования и здравоохранения, этим учреждениям предстояло выполнить наибольший объем работ.  Переданные в архивы по сводным описям дела (порядка 1000 дел – архив образования и 1500 дел – архив здравоохранения) не были полностью обработаны: часть дел не была переплетена и пронумерована, не всегда оформлены обложки дел, содержание документов, внесенных в дела, могло не соответствовать заголовкам  этих дел, включенным в описательные статьи сводных описей. То есть, перед архивами стояла задача провести заново все работы по описанию документов и составлению отдельных описей дел на каждый из районных отделов.

Подводя итоги проверок и анализируя результаты выполнения мероприятий в сфере архивного дела, необходимо остановиться на следующих основных моментах. В реализации этих мероприятий задействовано 38 организаций (18 администраций районов  и  20  государственных учреждений – централизованные бухгалтерии и архивы образования и здравоохранения).

На сегодняшний день реализовать все обязательства не удалось.  Только 5 участников взаимодействия выполнили полностью все поставленные задачи по упорядочению и передаче на постоянное хранение архивных документов: это администрации Кировского, Петроградского, Фрунзенского и Центрального районов, а также архив образования.

Особенно хочется отметить архив образования, который проделал большой объем работы: был подготовлен график представления описей дел на утверждение ЭПМК государственного архива, составлены описи дел на все хранящиеся в архиве районные отделы образования,  все подготовленные описи дел были утверждены и документы переданы на постоянное хранение.

Провели работу по упорядочению документов (представлению актов о необнаружении дел администрации Выборгского, Калининского и Невского районов (только отделы здравоохранения), Красносельского района (только отдел образования), Курортного, Московского и  Петродворцового районов (отделы образования и здравоохранения).

Архив здравоохранения разработал график представления описей дел на рассмотрение ЦГА СПб. 

Не реализовали ни одного мероприятия администрации Адмиралтейского, Василеостровского, Колпинского и Пушкинского районов.

Сроки выполнения работы по упорядочению и передаче на постоянное хранение документов в администрациях Красногвардейского, Кронштадтского и Приморского районов,  проверка отделов которых прошла в этом году, еще не истекли.   

Полная информация о сроках выполнения мероприятий представлена в приложении № 3 к решению Коллегии Архивного комитета Санкт-Петербурга.