Публикатор

Назад к целой странице
Назад

8. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и транспортировании

8.1. Перемещение и транспортирование документов на любые расстояния должно производиться с соблюдением требований, обеспечивающих физическую сохранность документов, защиту от механических повреждений, действия света, высокой влажности, осадков путем применения специальных видов упаковки.

8.2. Транспортные средства и упаковочные средства для перевозки документов должны быть чистыми. Использование упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.

8.3. Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке документов при обязательном сопровождении сотрудника архива.

8.4. При перевозке в теплое время года в условиях повышенной относительной влажности (дождь, туман) необходимо применение защитных влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерные мешки, пленки).

8.5. При перевозке в холодное время года пребывание документов при низкой (минусовой) температуре должно быть предельно ограничено, применение герметичной упаковки не рекомендуется.

8.6. Транспортирование документов на дальние расстояния должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленных для данного вида транспорта (автомобильный, железнодорожный, водный, воздушный).

8.6.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным материалом, ящики выстилаются одним слоем водонепроницаемого материала (полимерная пленка, импрегнированная или дублированная бумага) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м2. Все пустоты плотно заполняются упаковочным материалом. Произведения графики, крупноформатные дела пакуются в ящики в таких же папках, в каких они хранятся в архиве.

8.6.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр описи документов, находящихся в данном ящике, подписанный сотрудником архива, ответственным за сохранность этих документов, и упаковщиком.

8.6.3. Архив (Архивный комитет, Росархив) отправив документы на выставку, должен своевременно уведомить грузополучателя об отправке документов для принятия необходимых мер по приему грузов.

8.6.4. Прием грузов от транспортных организаций производится в установленном на соответствующем виде транспорта порядке представителями организации-грузополучателя, транспортной службы и сопровождающими груз*. Результаты приемки оформляются актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности документов и причины, приведшие к возможным повреждениям. О всех случаях серьезных повреждений немедленно сообщается грузоотправителю (архив, Архивный комитет, Росархив) и принимаются меры к возмещению ущерба.

8.7. Ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть максимально близки к оптимальным параметрам температуры и влажности, определенным для хранения документов.

8.8. Претензии к транспортным службам в связи с несвоевременной доставкой грузов, повреждением или утратой по их вине предъявляются организацией-грузополучателем в соответствии с действующими на транспорте правилами.


*Целесообразно организовать сопровождение работников служб сохранности архива – главный хранитель, сотрудники отдела обеспечения сохранности.