Публикатор

Назад к целой странице
Назад

8. Хранение фонда пользования

8.1. Организация хранения фонда пользования, а так же выдача копий для использования возлагается на специально назначенного сотрудника архива, согласно приказу директора.

8.2. Копии документов фонда пользования должны храниться обособленно от оригиналов документа, с которых они изготовлены, в выделенном для этой цели помещении архива.

8.3. Помещение (часть архивохранилища, архивохранилище) должно быть приспособлено для хранения копий документов на различных материальных носителях.

8.4. За единицу хранения копий документов, включенных в фонд пользования по усмотрению архива, принимается:

– рулон пленки (для рулонного микрофильма);

– отрезок микрофильма;

– фотоотпечаток;

– лист документа на бумажной основе.

8.5. Копии документов в виде микрофильмов следует хранить в боксах и микротеках, в металлических коробках и специальных конвертах (отрезки микрофильмов с отснятыми на них отдельными разрозненными документами).

8.6. Фотокопии и копии на бумажной основе рекомендуется вкладывать в специальные конверты, папки с клапанами, твердые обложки, которые помещаются в архивные коробки или картотечные ящики.

8.7. Поисковые данные оригиналов дел (документов) должны проставляться на копии и на ее упаковке.

8.8. Копии документов, включенных в фонд пользования по усмотрению архива, возможно хранить с учетом их принадлежности к определенной группе, а внутри группы либо в порядке включения копий в фонд пользования, либо по порядку номеров фондов, описей, дел или листов дела.

Быстрый поиск требуемых копий обеспечивается наличием учетно-справочных картотек, топографических указателей.

 

РАССМОТРЕНО

Протокол ЦЭПМК Архивного комитета

от  _____________ № _______