Публикатор

Назад к целой странице
Назад

5. Порядок организации, оформления передачи-возврата документов и обеспечении их сохранности

5.1. Решение о выдаче документов для экспонирования вне архива принимается руководством архива при наличии:

5.1.1. договора о проведении выставки и условиях экспонирования;

5.1.2. приказа Архивного комитета и гарантийного письма Выставочной галереи.

5.2. Основанием выдачи документов (подлинников и копий) для экспонирования является приказ директора архива.

5.3. Документы, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивные шифры, пронумерованные листы, лист использования документов и лист-заверитель дела.

5.3.1. В листе использования дела должна быть сделана отметка о передаче дел на экспонирование (указать название выставки).

5.3.2. В листе-заверителе дела фиксируется количество листов, все особенности его формирования (наличие марок, автографов, печатей, фотографий и др.), а также физического состояния документов.

5.3.3. При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр, сокращенное название архива. Соответствующие отметки ставятся на оборотной стороне фотографий.

5.4. Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, для экспонирования не выдаются.  В этом случае организуется их реставрация или изготовление качественных копий (муляжей).

5.5. На документы, подлежащие выдаче, составляется акт выдачи дел во временное пользование в необходимом количестве экземпляров (не менее 2-х), который регистрируется в книге выдачи дел во временное пользование.

5.5.1. Акт выдачи дел во временное пользование оформляется только при наличии копий экспонируемых документов (дублетных экземпляров в фонде, страхового фонда или фонда пользования в виде микрофильмов, ксерокопий, фотокопий и т.д.).

5.5.2. В исключительных случаях допускается выдача дел во временное пользование для экспонирования в помещении Выставочной галереи без создания страхового фонда или фонда пользования с обязательной отметкой об этом в «Примечании» к акту выдачи дел во временное пользование.

5.5.3. К акту выдачи дел во временное пользование составляется учетная карточка внешнего вида  и физического состояния документа (дела)* в 2 экземплярах. (Приложение 5)

5.6. Архив представляет документы для экспонирования в сроки, предусмотренные договором или приказом Архивного комитета. Транспортировка документов осуществляется в сопровождении работников архива (см. раздел 8).

5.7. Монтаж и демонтаж экспозиции может производиться в присутствии работников государственных архивов.

5.8. Работники служб сохранности архивов осуществляют периодический контроль за соблюдением охранного, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов хранения документов. Все отклонения и нарушения порядка сохранности документов на выставке фиксируются актами, которые подписывают представители архива и учреждения – устроители выставки. В учетной карточке делается отметка о физическом состоянии документа при контрольной проверке.

5.9. Продление сроков экспонирования документов осуществляется при наличии письменной просьбы учреждения – организатора выставки или приказа Архивного комитета не позднее 7 дней до его истечения с переоформлением акта выдачи дел во временное пользование (см. также раздел 7).

5.10. Хранение документов до включения их в экспозицию и после её завершения осуществляется в опечатанных сейфах и помещениях.

5.11. Не включенные в экспозицию документы в 3-дневный срок подлежат возврату в архив.

5.12. Возвращение документов после завершения выставки осуществляется в сроки, предусмотренные договором или приказом Архивного комитета.

5.12.1. Документы, переданные для экспонирования через Росархив (Архивный комитет) подлежат возврату в архивы не позднее, чем в недельный срок после завершения выставки (или получения документов).

5.13. Прием документов архивами по окончании  экспонирования проводится с обязательным полистным просмотром дел и проставлением соответствующей отметки в листе-заверителе дела. В учетной карточке делается отметка о физическом состоянии документа на момент возврата после экспонирования. Все претензии архива к физическому состоянию дел оформляются актами. (Приложение 6).

5.14. Учетные карточки после приема документов в государственный архив подшиваются в дело фонда.

5.15. Копии документов после возвращения в государственный архив включаются в фонд пользования архива.

 


* Далее – учетная карточка.