Публикатор

Назад к целой странице
Назад

5. Порядок оформления и выдачи архивных копий

5.1. При изготовлении копий техническими средствами, как архива, так и заказчика, их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом.

5.2. Машинописная архивная копия печатается на бланке государственного архива с обозначением названия «Архивная копия».

Текст документа передается в современной орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В подстрочных примечаниях к тексту машинописной архивной копии должны быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающиеся прочтению. В случае необходимости, могут указываться внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие печатей, водяных знаков и др.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения, должны оговариваться в тексте «архивной копии» словами «так в документе», «так в тексте оригинала».

После текста «архивной копии» указываются поисковые данные документа (№ фонда, № описи, № ед. хр., №№ листов).

Архивная копия подписывается руководством архива и заведующим структурного подразделения (или читального зала), подготовившего архивную копию, и заверяется печатью архива.

5.3. На архивных копиях, изготовленных электрографическим способом (ксерокопиях), фотокопиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа (специальным штампом), заверительные надписи и печать – на обороте последнего листа документа. Там же делается отметка о том, что вышеуказанные архивные копии не могут быть размножены без разрешения государственного архива.

5.4. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку или пересылаются по указанным адресам за счет пользователя с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива.

Оформление копий документов для вывоза за пределы Российской Федерации

Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляется без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

По просьбе пользователей архив выдает им разрешение на провоз копий архивных документов за пределы Российской Федерации. При оформлении копий документов Архивного фонда Российской Федерации должны соблюдаться следующие требования:

– на каждой странице ксерокопии документа ставится отметка «копия», штамп государственного архива и поисковые данные подлинного документа – № фонда, № описи, № ед. хр., №№ листов, в том числе оборотные;

– при оформлении копий научно-технической документации в виде ксерокопий или копий на кальке штамп государственного архива ставится на оборотной стороне копии каждого листа чертежа и в месте углового штампа на каждом листе чертежа.

– при оформлении копий документов на пленочных носителях (микрофильм) на ракорде указывается «копия», название государственного архива, выдавшего копию, название и поисковые данные подлинного документа (номер фонда, описи, ед. хр.). Одновременно вводится особая кодировка копий. Между 7-м и 8-м кадрами с каждого конца и в середине пленки в месте впечатывания футажи ставится аббревиатура (сокращенное название архива – ЦГА СП). Непроявленные копии документов на пленочных носителях пользователям не выдаются.

– при оформлении копий документов в виде позитивных отпечатков на обороте каждой фотографии проставляется штамп госархива. При оформлении копий фотодокументов в виде дубль-негативов на межкадровом пространстве фотоспособом впечатывается аббревиатура госархива (ЦГА СП), выдавшего копию.

– на ксерокопиях рассекреченных документов в обязательном порядке ставится штамп «рассекречено», на соответствующих ракордах копий на пленочных носителях указывается: «все скопированные документы прошли рассекречивание в установленном порядке».

– архивом осуществляется опечатывание выданных копий, изготовленных фотоспособом, – в конвертах; пленочных носителях – в коробках, с помощью специальной изоляционной ленты. На опечатанных копиях проставляется штамп госархива с вышеназванными реквизитами так, чтобы он захватывал и часть изоляционной ленты. Кроме того, наклеивается бланк госархива с текстом о возможном вскрытии опечатанных копий органами таможенного контроля Российской Федерации в целях проверки соответствия кодировки.

Разрешение оформляется в виде справки «на право вывоза из Российской Федерации копий документов Архивного фонда Российской Федерации» на бланке госархива и включает следующие сведения: страна, фамилия, имя, отчество (полностью) пользователя, количество (прописью) копий (указать вид копий). Справка включает сведения: о рассекречивании документа, с которого изготовлена копия, включение его в учетные документы. Справка должна содержать заключение о том, что вывоз данных копий не нанесет ущерба государственным интересам России.

Справка заверяется подписью руководителя архива и гербовой печатью архива. (Приложение     ).

К справке прилагается перечень вывозимых копий документов.

В перечне документов должны быть указаны номер и дата выданной справки, перечислены названия всех документов, с которых сняты копии. Перечень заверяется подписью руководителя и печатью архива.

Внесение исправлений и дополнений в Перечень не допускается. (Приложение     ).