3.4. Список сокращений - 3.4. Список сокращений - Архивы Санкт-Петербурга

Список сокращений (сокращенных слов) предназначен для унификации описания текста описи в целом и уменьшения ее объема, что значительно облегчает восприятие информации.

В список вносятся все сокращения, употребляемые при составлении описи.

Сокращения в списке располагаются в алфавитном порядке

Список сокращений (сокращенных слов) составляется для описи каждого фонда на основе списка основных сокращений, разработанного каждым архивным учреждением с учетом специфики хранящихся документов

Список сокращений, разработанный архивным учреждением, может быть единым,  или разделен на два списка: списка слов, употребляемых в сокращенном виде при описании документов (Приложение 11) и списка сокращений для названий организаций и учреждений, наиболее часто встречающихся в документах архива.

Для описи составляется, как правило, общий список сокращений как для сокращенных слов так и для сокращенных названий учреждений и организаций (Приложение 12).

При необходимости можно составлять для описи отдельные списки: сокращенных слов и сокращенных названий учреждений и организаций.

Нельзя сокращать слова произвольно. При работе над составлением списка (списков) необходимо руководствоваться (помимо уже разработанного архивным учреждением единого списка или отдельных списков сокращений) государственными стандартами [1]  или использовать научно-справочные пособия.