Публикатор

Назад к целой странице
Назад

2. Порядок предоставления документов на копирование

2.1. Государственные архивы на основании хранящихся в них документов по запросам пользователей архивной информации выдают архивные копии.

2.2. Способ копирования документов определяется государственным архивом с учетом пожеланий пользователей архивной информации и технических возможностей архива.

2.3. Копирование архивных документов, поступивших в архив от негосударственных организаций и физических лиц на постоянное или временное хранение, производится в соответствии с положениями заключенного с архивом договором. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

2.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов, осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах» с разрешения права обладателя и в соответствии с положениями заключенного с архивом договором.

2.5. Копирование научно-технической документации производится с разрешения разработчиков проекта или их правопреемников.

2.6. Копирование подлинных документов и копий документов, полученных из-за рубежа в результате дарения или обмена, осуществляется с учетом оговоренных в соглашениях между владельцами документами и архивами особых условий использования документов. Копирование документов, полученных из-за рубежа в результате купли-продажи, осуществляется на общих основаниях.

2.7. Копирование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, может быть проведено для:

  • собственника документа;
  • учреждения-фондообразователя;
  • субъекта информации (доверенного лица или родственника при наличии документа, удостоверяющего личность, нотариально заверенной доверенности субъекта данных, а в случаях его смерти – свидетельства о смерти и документа о наследовании), данные которого содержатся в документе. В копии документа должны отсутствовать персональные данные других субъектов информации;
  • пользователя: при наличии у него нотариально заверенного разрешения собственника документа, учреждения-фондообразователя, субъекта персональных данных; при обезличивании персональных данных.

Копирование документов после окончания 75 лет со времени создания производится без ограничений.

2.8. Копирование частично рассекреченных документов, с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, рассекреченных и несекретных документов в составе секретных дел производится на общих основаниях.

2.9. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе фотоаппаратами, видеокамерами и др. производится только с разрешения руководства архива в помещениях архива и под контролем сотрудника читального зала с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

2.10. По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы (карты, планы, чертежи), или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, художника). В этом случае копирование производится в помещениях архива под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

2.11. Копирование (вне зависимости от того, чьими техническими средствами оно производится), разрешается в размерах, не превышающих 10% фонда, документы которого предоставлены пользователю. Превышение данного объема копирования допускается с согласия руководства государственного архива.

2.12. Копирование фондов, коллекций в полном объеме допускается в исключительных случаях с разрешения органа государственного управления в области архивного дела.

2.13. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласовываются с руководством архива в каждом конкретном случае.

2.14. Изготовление копий сверх установленного лимита производится с разрешения руководства архива с составлением договора между архивом и пользователем (Приложение     ).

2.15. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. В этом случае пользователю может быть предложен иной вид копирования, например машинописный, или при наличии фонда пользования возможно снятие копии с имеющихся в архиве позитивов.

2.16. Негативы фотокопий и микрофильмов, копий и микрокопий документов на правах подлинника пользователям не выдаются. В исключительных случаях по письменному разрешению руководства архива отдельные негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами, оформлением музейных экспозиций.