2.2.4. Крайние даты документов дела (Графа 4). - 2.2.4. Крайние даты документов дела (Графа 4). - Архивы Санкт-Петербурга

В графу 4 вносятся  крайние даты документов дела, т.е. начальной и конечной дат документов.

Начальной датой дела является дата создания самого раннего документа, конечной – дата создания самого позднего документа.

При внесении в Графу 4 крайних дат документов сначала указывается число, затем месяц и год арабскими цифрами. Год указывается полностью.  Даты пишутся столбцом в две строки.

Пример 29:   

При невозможности установления полной даты, в опись вносятся только годы.

Пример 30:               

Если известны только число и месяц создания документа, а год установить не удалось,  дата указывается с внесением сокращения «б/г»: без года.

Пример 31:

Если дело содержит только два документа с разными датами или в деле имеется более двух документов, но их создание укладывается  только в две даты,  крайние даты таких дел разделяются запятой.

Пример 32:   

Римскими цифрами может быть указана дата с обозначением века:

Пример 33:   

Если  дата документа известна только на уровне месяца и года, а число установить не удалось,  в опись вносится только месяц и год словесно-цифровым способом оформления.

Пример 34:   

Если документ не датирован и дата установлена в процессе описания документов, но не является бесспорной, она вносится в опись в квадратных скобках:

Пример 35:     

Если дата установлена приблизительно и есть большие сомнения в ее достоверности, она вносится в опись в квадратных скобках с вопросительным знаком:

Пример 36:   

Часто в фондах личного происхождения хранятся печатные листовые документы (афиши, программы, приглашения). Датой таких документов является дата создания документа, т.е. дата выхода его из печати.

Если документ не датирован, и дату не удалось установить даже приблизительно, в опись вносятся сведения об отсутствии даты документа (без даты). Сокращение: б/д (Пример 11).

Если в состав дела вошли копии документов, датой таких документов являются даты копий, а сведения о датах подлинников указываются в заголовке дела.

Пример 37:

Пример 38:

Если дело содержит документ, дата которого входит в состав заголовка, дата повторяется в Графе 4.

Пример 39: