2.2.3. Заголовок дела (Графа 3). - 2.2.3. Заголовок дела (Графа 3). - Архивы Санкт-Петербурга

В Графу 3 вносится заголовок дела со всеми интеллектуальными элементами описательной статьи:

• автор документа
• название документа
• вид документа
• жанр документа
• указание на копийность документов
• степень полноты документов
• указание на стадию работы (степень завершенности)
• язык документов
• способ воспроизведения документов
• внешние особенности
• сведения о приложениях
• аннотация документов дела
• указание на опубликованность документов
• другие элементы описания (в зависимости от состава и содержания дел конкретного фонда).

Такие элементы заголовка дела, как: автор, название, вид, жанр документа, указание на копийность, степень полноты, стадию работы, язык документа, внешние особенности сосредотачиваются в его верхней части. С новой строки, отступив вправо и вниз, указывается способ воспроизведения документов, вошедших в дело, а затем с новой строки вносятся аннотация и/или сведения об опубликованности  (Примеры 1, 6-14, 20, 25-27, 37-39, 43, 45, 46, 48).

Заголовок переносится в опись с карточки (если описание документов проводилось на карточках) точно, без произвольных сокращений, а только общепринятых или предусмотренных в списке слов, употребляемых в сокращенном виде при описании документов.

В состав заголовков дел, содержащих рукописи, нотные рукописи, произведения изобразительного искусства, входят:

• автор произведения
• название произведения
• жанр (монография, роман, рассказ, статья; балет, опера, симфония, кантата, оратория, песня; пейзаж, портрет, натюрморт и др.)
• стадия работы над произведением (план, черновик, беловик, вариант, редакция, набросок и др.)
• степень завершенности (для документов творческой деятельности художников – набросок, зарисовка, эскиз, этюд),
• степень полноты документов[1]
• форма документов (блокнот, тетрадь, брошюра и др.)
• способ воспроизведения (автограф, машинопись с авторской правкой, авторизованная машинопись,  типографский экземпляр и др.)
• внешние особенности документов (надписи, пометы, наклейки, особый материал или бумага документов, наличие переплета и др.),
• аннотация документов дела
• сведения о приложениях  
• сведения об опубликованности.

Пример 8:

Пример 9:

( см. также Примеры 1,6, 10-14, 25, 43, 45).

В заголовки дел с нотными рукописями вносятся еще и сведения о виде изложения музыкального произведения (клавир, партитура, оркестровые партии и др.), при описании ансамблей указывается состав инструментов.

Пример 10:

Пример 11:

Кроме того, в заголовки дел, содержащих произведения изобразительного искусства, включаются такие элементы описания как: техника исполнения (акварель, тушь, гуашь, масло; литография, офорт, линогравюра, смешанная техника и др.), материал (бумага, картон, холст и др.), инструмент (карандаш, перо).

Пример 12:

Пример 13:

Пример 14:

При внесении в опись информации о документах творческой или научной деятельности фондообразователя – писателя, литературоведа, искусствоведа, композитора, художника, архитектора, скульптора,  актера, режиссера и др. (рукописей, нотных рукописей, произведений изобразительного искусства, фотографий в ролях, сцен из спектаклей  и др.) его фамилия выносится в название раздела, а в заголовке опускается.

Опускается в заголовках указание на жанр произведений, если информация о жанре вошла в название раздела или подраздела (Примеры 1, 12), (Приложения 2-3).

В заголовках дел, отражающих переписку  фондообразователя,  опускаются не только его фамилия,  но и вид документа (письмо, открытка, телеграмма).

При внесении в опись заголовков дел с письмами самого фондообразователя, в заголовок описи вносится только фамилия адресата в дательном падеже. (Приложение 4).    

При внесении в описи писем к фондообразователю указывается только фамилия корреспондента в родительном падеже (Примеры 15,16), (Приложение 5).

В таких случаях о видовом составе дел информируют данные, внесенные в Графу 5 описи (Количество листов), в которых указаны  не только  количество листов, но и  количество и вид документов (письма, открытки, телеграммы) (Примеры: 15-17, 24, 32, 47).

В заголовках дел, содержащих письма, после фамилии, имени и отчества адресатов или корреспондентов, указывается род их деятельности или должность, название географического места создания документа по административно-территориальному делению существовавшему на время создания документа.

Пример 15:

Пример 16:

После дел с письмами, сформированными по корреспондентскому признаку, располагаются дела с письмами, сформированными по тематическому признаку. Заголовки таких дел вносятся в опись также без указания вида документа, но с указанием названия группы писем.

Пример 17:

Дела с письмами фондообразователя зарубежным адресатам и фондообразователю зарубежных корреспондентов систематизируются в описи в группы по географическому признаку (по названиям стран), поэтому в заголовках дел названия стран не указываются.  

Пример 18:

В состав заголовков отдельных дел входит такой важный  элемент описания как информация о языке, на котором создан документ. Если документы созданы на иностранных языках, это следует указать в заголовке.

Пример 19:

Если  в деле имеются документы и на иностранных и на русском языках, информация о наличии документов на русском языке также должна быть отражена в заголовке.

Пример 20 :

При внесении в Графу 3 элементов описания автобиографии фондообразователя, следует учесть следующее. Если автобиография  входит в состав дела, включающего и другие документы, дата автобиографии указывается в заголовке в скобках.

Пример 21:

Сведения о дате написания автобиографии необходимы при составлении аннотаций для путеводителей или справочников по фондам личного происхождения, в которых сведения о наличии  в документах фонда автобиографии фондообразователя и дате ее написания указывается  в аннотации отдельной строкой

При внесении в опись заголовков дел, содержащих фотографии, опускаются те элементы заголовка, которые входят в название раздела или подраздела.

Пример 22:

Заголовки дел, содержащие документы родственников фондообразователя,  вносятся в опись с учетом признака систематизации дел в данном разделе. 

Если раздел состоит из групп документов, систематизированных по степени родства, в названия этих групп вносится развернутая информация о каждом родственнике. В этом случае  заголовки дел можно внести в опись в более сжатом виде.

Пример 23:

Сведения о приложениях к основному документу каких-либо документов (рукописных, печатных, изобразительных и др.) располагаются либо в верхней части заголовка, либо  в нижней части, после способа воспроизведения. Если приложение располагается в верхней части заголовка, этот информационный элемент вносится с прописной буквы: «С приложением…».

Пример 24:

Если приложение состоит из нескольких документов, требующих подробного или структурированного описания, сведения такого характера можно расположить в нижней части заголовка после способа воспроизведения: «Приложение:  ….».

Элементы описания, информирующие об опубликованности документов, включенных в дело, располагаются в заголовке, как и аннотация, после сведений о способе воспроизведения.

Пример 25:

В некоторых случаях заголовок  может содержать аннотацию отдельных или групп документов дела. Аннотация документов (документа) дела располагается после сведений о способе воспроизведения.

Пример 26:

Пример 27:

Если состав и содержание документов дела не предусматривает внесение в заголовок способа воспроизведения, аннотация располагается после описания состава и содержания документов.

Пример 28:

Количество элементов описания и порядок их расположения в Графе 3 описи может меняться в зависимости от значимости фондообразователя или автора документов, состава, содержания, исторической ценности документов каждого фонда.