null 1. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ФОНДА ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Работа по составлению описи фонда личного происхождения проводится поэтапно: научное описание документов фонда, составление описи и ее оформление.
В процессе составления описи раскрываются все три ее важнейшие функции: информационная, учетная и классификационная.
Информационная функция описи раскрывается через составление заголовков дел, которые информируют о составе документов и их содержании.
Учетная функция описи состоит в указании количества дел в фонде, что обеспечивает сохранность документов и контроль за изменением объема фонда.
Классификационная функция описи реализуется в закреплении систематизации дел внутри фонда.
Опись состоит из описательных статей дел, итоговой записи, листа-заверителя и НСА к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, внутренние описи, указатели, список книг и др.). При переработке описей, как элемент НСА, составляется переводная таблица шифров дел.
Описи могут быть карточными и листовыми. При научном описании документов личного происхождения составление карточной описи (особенно для фондов крупных по объему и сложных по составу) облегчает редактирование и унификацию заголовков, систематизацию и пересистематизацию дел внутри описи, уточнение крайних дат и др.
Карточная опись имеет вспомогательную функцию. На ее основе составляется затем листовая опись дел фонда.
Для небольших по объему фондов возможно составление описи сразу в листовом виде, а при наличии определенной методики – и для крупных фондов.
Основной частью описи является перечень описательных статей, разделенный названиями разделов, подразделов и других групп документов.
При оформлении этой части описи следует иметь в виду, что каждый новый раздел, подраздел, или группу документов не следует начинать в конце страницы, если на ней нельзя расположить описательную статью.
Во избежание перегруженности описи повторяющейся информацией и для облегчения функции поиска проводится унификация заголовков дел, однородных по одному или нескольким признакам. Так, при составлении описи отсекаются те части заголовков дел, которые входят в название раздела или подраздела описи.
Пример 1:
1 | Рукописи А.А. Бартэна "Драматургическая конструкция цирковой клоунады". Черновик. | 1929 | 65 | ||
2 | Романы ″Творчество". Часть 1. Варианты. | 1940 | 188 |
После завершения составления основной части описи составляется НСА к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений (сокращенных слов), внутренние описи, указатели, список книг).
Оформленной опись считается, если составлены такие учетно-справочные элементы как: титульный лист, итоговая запись, а после нумерации листов - лист-заверитель описи.
Итоговая запись вносится в конце описи за последней описательной статьей с новой строки, в которой цифрами и в скобках прописью указано количество дел, внесенных в опись. С новой строки указывается должность, инициалы и фамилия составителя описи и дата ее составления.
Пример 2:
409. |
| Письмо Черненко Геннадия Трофимовича (писателя) Гернет Наталье Александровне (тете Н.В.Гернет) с просьбой выслать свои воспоми-нания о семье писателя Б.С.Житкова. | 25.03.1969 | 1п |
|
В опись внесено 409 (четыреста девять) дел с №1 по №409.
Составитель: 14.03.2011 Заведующий архивохранилищем С.Л.Чернобай 06.10.2011 |
Если в описи имеются литерные номера, это обязательно должно быть указано в итоговой записи.
Пример 3:
В опись внесено 1912 (одна тысяча девятьсот двенадцать) дел с № 1 по № 1911 в том числе литерный номер 77а Составитель: Зам.директора ЦГАЛИ СПб О.И.Малышев 22.03. 2002 |
Итоговая запись и подписи составителя и заведующего архивохранилищем не должны начинаться с нового листа, а следовать за последней описательной статьей (Пример 2).
Если в состав описи вошли музейные предметы, это необходимо указать в итоговой записи.
Пример 4:
В опись внесено 88 (восемьдесят восемь) дел с № 1 по № 88, в том числе музейные предметы в количестве 4 (четырех) штук, дела №№ 60, 86, 87, 88. |
Листы описи нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке. При этом титульный лист, являясь первым листом описи, не нумеруется, но просчитывается и входит в общее количество листов.
Лист-заверитель описи включает сведения о номере описи, номере фонда, количестве листов в описи. Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. При внутренних изменениях в описи лист-заверитель фиксирует эти изменения (Приложение 1).
Лист-заверитель подписывает составитель описи. Возможен вариант, когда один экземпляр листа-заверителя описи подписывает заведующий отделом, сотрудник которого составил опись, остальные экземпляры подписывает составитель описи. Подписывая экземпляр листа-заверителя, заведующий отделом информирует о том, что ознакомлен с описью, все его замечания по описи учтены составителем. В этом случае подпись заведующего не должна быть формальной.
Предисловие должно быть подписано составителем описи и указана дата составления.
После приема в архивохранилище документов фонда, прошедшего научное описание и техническое оформление, опись подписывает также заведующий архивохранилищем (Пример 2).
При составлении заголовков дел и НСА к описи необходимо уделять внимание правильному написанию и сокращению слов, словосочетаний, наименований федеральных и местных органов власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий; употреблению знаков пунктуации, правильному переносу слов.
Используя в тексте описи сокращения, необходимо соблюдать единообразие принятых сокращений в пределах всей описи.
Опись распечатывается на обеих сторонах листа по аналогии с типографскими бланками листов описи (форма 6), которыми пользовались архивные учреждения до недавнего времени. Такая практика распечатки значительно уменьшает объем описи и удобна в использовании. Можно распечатать основную часть описи (описательные статьи) на обеих сторонах листа, а НСА к описи – в режиме односторонней печати.
Правильно составленная и оформленная опись дает четкое представление о составе и содержании документов фонда.