Работа по составлению описи фонда личного происхождения проводится поэтапно: научное описание документов фонда, составление описи и ее оформление.

В процессе составления описи раскрываются все три ее важнейшие функции: информационная, учетная и классификационная.

Информационная функция описи раскрывается через составление заголовков дел, которые информируют о составе документов и их содержании.

Учетная функция описи состоит в указании количества дел в фонде, что обеспечивает сохранность документов и контроль за изменением объема фонда.

Классификационная функция описи реализуется в закреплении систематизации дел внутри фонда.

Опись состоит из описательных статей дел, итоговой записи, листа-заверителя и НСА к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, внутренние описи, указатели, список книг и др.). При переработке описей, как элемент НСА, составляется переводная таблица шифров дел.

Описи могут быть карточными и листовыми. При научном описании документов личного происхождения составление карточной описи (особенно для фондов крупных по объему и сложных по составу) облегчает редактирование и унификацию заголовков, систематизацию и пересистематизацию дел внутри описи, уточнение крайних дат и др.

Карточная опись имеет вспомогательную функцию. На ее основе составляется затем листовая опись дел фонда.

Для небольших по объему фондов  возможно составление описи сразу в листовом виде, а при наличии определенной методики – и для крупных фондов.

Основной частью описи является перечень описательных статей, разделенный названиями разделов, подразделов и других групп документов.

При оформлении этой части описи следует иметь в виду, что каждый новый раздел, подраздел, или группу документов не следует начинать в конце страницы, если на ней нельзя расположить описательную статью.

Во избежание перегруженности описи повторяющейся информацией и для облегчения функции поиска проводится унификация заголовков дел, однородных по одному или  нескольким признакам. Так, при составлении описи отсекаются те части заголовков дел, которые входят в название раздела или  подраздела описи.

Пример 1:

После завершения составления основной части описи составляется НСА к описи  (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений (сокращенных слов), внутренние описи, указатели, список книг).

Оформленной опись считается, если составлены такие учетно-справочные элементы как: титульный лист, итоговая запись, а после нумерации листов - лист-заверитель описи.

Итоговая запись вносится в конце описи за последней описательной статьей с новой строки, в которой  цифрами и в скобках прописью указано количество дел, внесенных в опись. С новой строки указывается должность, инициалы и фамилия составителя описи и дата ее составления.

Пример 2:

Если в описи имеются литерные номера, это обязательно должно быть указано в итоговой записи.

Пример 3:

Итоговая запись и подписи составителя и заведующего архивохранилищем не должны начинаться с нового листа, а следовать за последней описательной статьей (Пример 2).

Если в состав описи вошли музейные предметы, это необходимо указать в итоговой записи.

Пример 4:

Листы описи нумеруются  арабскими цифрами в валовом порядке. При этом  титульный лист, являясь первым листом описи, не нумеруется, но просчитывается и входит в общее количество листов.

Лист-заверитель описи включает сведения о номере описи, номере фонда, количестве листов в описи. Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. При внутренних изменениях в описи лист-заверитель фик­сирует эти изменения (Приложение 1).

Лист-заверитель подписывает составитель описи. Возможен вариант, когда один экземпляр листа-заверителя описи подписывает заведующий отделом, сотрудник которого составил опись, остальные экземпляры подписывает составитель описи. Подписывая экземпляр листа-заверителя, заведующий отделом информирует о том, что ознакомлен с описью, все его замечания по описи учтены составителем. В этом случае подпись заведующего не должна быть формальной.

Предисловие  должно быть подписано составителем описи и указана дата составления.

После приема в архивохранилище документов фонда, прошедшего научное описание и техническое оформление, опись подписывает также заведующий архивохранилищем (Пример 2).

При составлении заголовков дел и НСА к описи необходимо уделять внимание правильному написанию и сокращению слов, словосочетаний, наименований федеральных и местных органов власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий; употреблению знаков пунктуации, правильному переносу слов.

Используя в тексте описи сокращения, необходимо соблюдать единообразие принятых сокращений в пределах всей описи.

Опись распечатывается на обеих сторонах листа по аналогии с типографскими бланками листов описи (форма 6), которыми пользовались архивные учреждения до недавнего времени.  Такая практика распечатки значительно уменьшает объем описи и удобна в  использовании. Можно распечатать основную часть описи (описательные статьи) на обеих сторонах листа, а НСА к описи – в режиме односторонней печати.

Правильно составленная и оформленная опись дает четкое представление о составе и содержании документов фонда.